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はじめに
物理的な鍵ではなく、交通系ICカードやモバイル系ICカードアプリ／スマートフォンアプリなどを用いて鍵の施解錠を行うシステムをスマートロックといいます。スマートロックには、導入するのに工事をして読み取りリーダを埋め込むタイプ、シリンダーを交換するタイプ、専用の強力な接着剤や接合テープを使用して自分で後付けするタイプなどがあります。
最近では、オフィスやジム／コワーキングスペースでセキュリティの強化や入退室管理の効率化に繋がることから、スマートロックを導入する企業が増えています。しかし、スマートロックを導入する前に、「スマートロックは、ちゃんと鍵の施解錠ができるのか」「万一のトラブルで扉が開かなくなったらどうしよう」という疑問や不安もあるでしょう。ここでは、スマートロックの特徴と、導入した時の不安や疑問点、対応策について説明します。
- スマートロックの仕組みや特徴がわかる
- スマートロックのメリット・デメリットによる対応策がわかる
- スマートロック導入時に気を付けるポイントがわかる
スマートロックとは
スマートロックとは、通信機能を用いてカギの施解錠管理をするシステムです。スマートロックの仕組みは、カギを解錠・施錠する本体とICカードなどの解錠用デバイスの読み取りリーダー、インターネット受信機などで構成されています。
スマホ（スマートフォン）の専用アプリや、ICカードなどの鍵の代わりとなるデバイスを読み取りリーダーにかざしたり、テンキーなどで暗証番号を入力識別、認証のあとにサムターンを自動で回し施解錠を行うという仕組みです。また、その際にいつ、誰が施解錠したのかの記録も保持されます。
スマートロックの種類
スマートロックは、ドアや壁を工事して埋め込むタイプと、シリンダー（カギを差し込む本体部分）を交換するタイプ、後付けで専用の強力な接着剤や接合テープを使ってドアに取り付けるタイプがあります。
埋め込むタイプの場合は、設置するために業者による工事が必要となります。シリンダー（カギを差し込む本体部分）を交換するタイプは、設置に手間がかかりますがしっかりと固定されます。
一方、粘着テープなどで後付けするタイプは、自分で取り付けられ、手軽に導入できます。工事が必要となるタイプの場合、賃貸のオフィスや住宅では、移転や引越しなどで退去時に原状回復が求められるケースがありますが、テープなどで後付けするタイプの場合は原状回復の必要もなく、また移転先／引越し先でもまた利用できることも特徴です。
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スマートロックのメリット
オフィスでスマートロックを導入すると、次のようなメリットがあります。
スマートロックのメリット（1）第三者の入退室対策やセキュリティ強化が可能
スマートロックには、日時限定の鍵などを作成して、一時的に鍵の権限を付与して第三者が扉を開けられるものもあります。また、ゾーニングが必要なエリアにあらかじめ特定の人物しか入退室できないよう、鍵の権限をエリアごとに設定することもできます。来客対応時やオフィス内の不正な入室防止など、セキュリティ面の強化にもつながります。
スマートロックのメリット（2）クラウド上での入退室管理が実現
スマートロックには、誰が、いつ、どの扉に入退室したかの履歴を残すことができるシステムがあります。この履歴は専用アプリやクラウド上で管理できるため、離れた場所でも履歴を確認できるので部外者の不正侵入を監視することにも役立ちます。
機密情報や個人情報を取り扱うオフィスでは、情報漏えいなどにより、企業の信頼を大きく損なう可能性があります。そのため、「誰が」「いつ」「どこに」「出入りしたか」を正確に把握することで外部／内部の不正行為の防止に繋がります。
さらに、こうした入退室の履歴をさらに活用するために、スマートロックと予約システムや勤怠管理システムなどの他のシステムを連携させることで、施設やスペースの利用者の利用時間を把握できたり、従業員の出退勤を自動で打刻できるなどのメリットもあります。
スマートロックのメリット（3）物理鍵でも開けられる
後付けタイプのスマートロックは、ドアの内側（室内側）にあるサムターン（鍵のつまみ部分）に被せるタイプや貼り付けるタイプが多く、ドアの外側の鍵穴はそのまま使用できるなど従来使用していた物理鍵でも開けられます。
解錠にスマホアプリやモバイル系ICカードアプリを利用する場合、スマホの電池が無くなってしまった場合でも、物理鍵で開けられるので閉め出しを防止できます。後付けタイプのスマートロックを導入する場合は、万が一の場合に備えて物理鍵も持ち歩いておくといいでしょう。
スマートロックのデメリット
一方スマートロックにもデメリットがあります。ここでは、デメリットとそれにより生じるトラブルを回避する方法を解説します。
スマートロックのデメリット（1）閉め出される
鍵として使用しているICカードやスマホなどのデバイスを家の中に置き忘れてきた場合や、スマホの電池が切れてしまった場合など、締め出されてしまうというリスクがあります。
そんな時は、施解錠に利用するデバイスを1つだけではなく複数用意・設定しておく事で閉め出しを予防できます。スマートロックのなかには、スマホの専用アプリやモバイル系ICカードアプリ、交通系ICカードなどさまざまな認証方法で鍵を開けられるようになっているので自分にあったデバイスを選んだり、万が一の事態も想定した備えもしてきましょう。
スマートロックのデメリット（2）本体機器の電池が切れてしまう
多くのスマートロックは、電池によって動作しています。そのため、電池の残量がなくなるとスマートロックそのものが動かなくなるなど締め出されてしまいます。電池切れを予防するには、電池残量が少なくなってきたら音声などでアナウンスしてくれるものやアプリやWeb管理ツールなどで電池残量を確認できるスマートロックを選びましょう。
また残量が少なくなってきた場合は、すぐに電池を交換してトラブルを未然に防ぐことが大切です。
スマートロックのデメリット（3）本体機器が外れてしまう
両面テープで貼り付けるタイプのものは、粘着力や本体機器の自重によって、本体がドアから外れてしまう可能性があります。
導入時は事前に製品の耐久性や取り付け先のドアの設置環境などを確認し、安心して利用できるスマートロックを選ぶようにしましょう。
スマートロックのデメリット（4）システムトラブルにより扉が開けられなくなる
本体機器の内部の故障や経年劣化などによる不具合で鍵の開け閉めができなくなる可能性もあります。導入前には、製品の実績や耐久性などのスペック、故障時のサポート体制なども確認しておくことが大切です。
スマートロックを選ぶポイント
オフィスでスマートロックを導入する場合、スムーズに運用できるようにさまざまなポイントから導入を検討することが大切です。
スマートロックを選ぶポイント（1）運用方法から考える（施解錠の方法）
せっかくスマートロックを導入しても、機能を十分に使いこなせないと効果を実感できず継続的な運用に失敗してしまう可能性があります。継続的な運用には、利用者である従業員にとって使いやすい環境を整えることが大切です。利用者に合ったスマートロックの施解錠の方法も、導入時の大きな判断材料の一つと言えます。スマートロックの施解錠の方法には、次のようなタイプがあります。
＜マルチデバイス型＞
スマホの専用アプリやモバイル系ICカードアプリ、交通系ICカードなど、さまざまなデバイスで鍵を開けられるタイプを指します。物理的な鍵でも開けられるものもあるため、そのタイプのスマートロックであればスマホや交通系ICカードを忘れてしまっても解錠できます。
＜スマホ型＞
スマホのアプリを使って施解錠するタイプのものです。アプリを持っているユーザー同士で一時的に鍵の権限をスマホ上で付与できるので、社外からの来訪者などにも柔軟に対応しやすい点がメリットです。
スマートロックを選ぶポイント（2）サポート体制から考える
スマートロックの不具合は、多くの人が出入りするドアのセキュリティとしての機能が損なわれることになり、業務にも大きな支障を及ぼします。万が一のトラブルを考慮して、サポート体制を確認することはとても大切です。問い合わせの手段やサポートの受付時間など、もしものトラブルにいつでも瞬時に対応できる製品を選ぶようにしましょう。
後付け型スマートロックで「Akerun入退室管理システム」が選ばれる理由とは？
オフィス向けのスマートロックのなかでも、後付けで手軽に導入することができるのが「Akerun入退室管理システム」です。スマートロックにおけるデメリットもカバーできる機能やサポートを備えているため、累計導入社数7,000社以上の企業に選ばれています。Akerunだからこそ安心して導入できるポイントをお伝えします。
電池残量が少なくなると、サポートから自動で交換用電池を送付
「Akerun入退室管理システム」は電池の残量が少なくなると、カスタマーサポートから自動的に交換用電池を送付しています。電池の残量を確認したり、サポートに注文をする手間が省けるため、安心して使うことができ、安定した運用が期待できます。
サポート体制の充実
導入や運用をサポートする充実したWebサイトでの案内をはじめ、導入や設置支援、運用の提案など、幅広い場面における手厚いサポート体制も「Akerun入退室管理システム」の特徴です。問題発生から解決までを迅速に対応するため、閉め出しや急なシステムトラブルが生じた際も安心です。
高い耐久性を実現、移転先でもそのまま活用できる
スマートロックは、日常的に、多くの人が利用するため耐久性に優れたものを選びたいものです。Akerunは開発にあたって1,000,000回もの動作検証をクリアしているため耐久性が高く、安心して長期間使えるスマートロックです。またオフィスの移転の際は、取り外して移転先でもそのまま継続して利用できます。
API連携の対応が可能
Akerunを通じて取得した入退室履歴のデータは、他のシステムと連携することが可能です。実際にオフィスや施設をはじめさまざまなシーンで、「Akerun入退室管理システム」を勤怠管理や会員管理、予約や決済などのシステムと連携利用している企業も多くあります。「Akerun入退室管理システム」は、API連携を通じて自社業務の効率化も実現できるツールとも言えるでしょう。
まとめ
オフィスにおけるスマートロックの導入は、セキュリティ面での強化に加えて、扉の施解錠における利用体験の向上や厳格な入退室管理を実現します。一方でスマートロック特有のデメリットにより生じるトラブルも把握しておく必要があります。安定的に長く運用できるよう、運用方針やトラブル対応などを考慮し、自社に合ったスマートロックを検討しましょう。
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