出勤簿とは？目的や必須項目、作成する方法を解説！効率良く作成できるツールも紹介

はじめに

一般的に、出勤簿とは、従業員の労働時間など勤怠情報を記載するための帳簿として、多くの企業で用いられている勤怠管理の手法です。「法定三帳簿」の一つと言われており、労働基準法をはじめとする労働関連法令で、賃金台帳と労働者名簿とともに保存が義務付けられています。また、出勤簿の勤怠情報は従業員の給与計算にも利用されているため、企業は、従業員の労働時間を正確に記載し、勤怠情報を把握しなければならず、出勤簿に記録することは欠かせません。

近年では、働き方改革の推進による法改正やワークスタイルの多様化により、出退勤や労働時間の記録・管理方法が多様化・複雑化し、上長や労務担当者が正確に把握することに手間や時間がかかったり、給与計算が複雑化してしまったりするケースもあります。

ここでは、出勤簿の必須項目や作成方法、さらにはおすすめの効率的な勤怠管理の方法についてご説明します。

出勤簿の意味と目的とは

出勤簿による勤怠管理

企業は勤怠情報などの記録を保存しなければなりませんが、出勤簿の書き方や保管方法について決められたフォーマットはありません。 そのため、電子データや紙などの記録媒体や文書フォーマットは、企業ごとに異なります。ここからは従業員の労働時間を正確に把握するために、出勤簿に記載すべきいくつかの項目や出勤簿に記載する際の注意事項、出勤簿の作成方法／保管方法を紹介します。

出勤簿に記載すべき項目

各種労働関連法に基づき勤怠管理や給与計算を適切に行うための出勤簿の書き方例

始業・終業時刻

業務を始めた時間とその日の業務を終了した時間を記載します。企業では所定労働時間に当てはめて雇用契約書で定めた勤務時間よりも長く働いた場合は残業にあたるため、時間外労働時間（残業時間）も記載しなければなりません。

休憩時間

休憩時間は、労働基準法で1日に6時間を超えて働く場合に企業が従業員に以下の休憩時間を与えることが義務付けられています※。

【6時間を超えて8時間以内の場合】45分休憩
【8時間を超える場合】60分休憩

また、休憩時間は労働時間の間に取得しなければならないため、出社してすぐに休憩時間に入ることはできません。
※出典：労働基準法に関するＱ＆Ａ（労働時間・休憩・休日関係）｜厚生労働省

時間外労働時間

原則として、1日8時間を超える場合、または1週間で40時間を超える労働時間の場合に当てはまります。 但し、企業と従業員の雇用契約によっては変則労働時間制で働いているケースもあるため、雇用形態に応じた定時の時間を確認して計算する必要があります。

休日労働時間

労働基準法では「休日は1週間に1日以上与えなければならない」という法定休日が定められています。法定休日に勤務した場合は、企業が従業員に35％以上の割増賃金を支払わなければなりません。 但し、会社が定めた所定休日に労働した場合は、本来休日の予定であっても休日労働として扱われない点に注意が必要です。
※出典：労働基準法に関するＱ＆Ａ（法定労働時間と割増賃金）｜厚生労働省

深夜労働時間

深夜労働時間に該当するのは、22時から翌日5時までになります。この場合、深夜労働時間として企業が従業員に25％以上の割増賃金を支払う必要があります。所定労働時間が22時以降の場合も、同様に割増賃金が発生します※1。

また、深夜労働時間に時間外労働時間が重なる場合は、それぞれ割増率を加算しなければなりません。（一部業種においては、猶予期間や適用除外が設けられており、2024年3月31日まで猶予されます。詳細については厚生労働省のWebサイトなどをご確認ください※2）
※1　出典：：労働基準法に関するＱ＆Ａ（法定労働時間と割増賃金）｜厚生労働省
※2　出典：：時間外労働の上限規制｜厚生労働省

出勤簿に記載する際の注意事項

出勤簿は、法律で保存期間や規則などが明確に定められています。出勤簿の作成をする際は、特に以下の項目に注意して作成してください。

出勤簿の保存期間が定められている

出勤簿は、労働基準法によって保存期間が定められています。従来の労働基準法では、3年間の保存義務が定められていましたが、2020年4月の法改正により保存期間が5年間に延長されました。

対象者は、退職者、在籍中の従業員など全従業員が最後に出勤した日から5年間保存することが義務付けられている※ため、注意しましょう。万が一、定められた保存期間内に出勤簿を紛失や廃棄した場合は、罰金が課せられる可能性もあるため、厳重に管理することが大切です。
※出典：労働基準法の一部を改正する法律｜衆議院

労働時間の切り捨ては違法

出勤簿に記入された労働時間の切り捨ても、労働基準法上、違法となる可能性があります※。例えば、始業時間が午前8時の企業で、午前8時までに着替えや準備を行い業務開始できる状態にすることを命じている場合において、従業員が午前7時50分に出社し打刻した場合は、7時50分からの賃金が発生することになります。

しかし、導入しているタイムカードなどによってはそれらの早めに出勤した分の労働時間を自動的に切り捨てる設定になっている場合があるかもしれません。この場合、給与の未払いとして労働基準監督署から指摘が入ってしまうと大きな問題に発展する可能性があるので注意しましょう。
※出典：よくあるご質問（残業手当の端数処理）｜厚生労働省

出勤簿の作成方法と管理方法

前述したように出勤簿には作成方法や保管方法に特に決まりがないため、客観的かつ正確さを担保できる、自社にあった方法を見つけましょう。ここでは、手書きや手入力で作成し管理する方法とシステムを導入して自動で記録し管理する方法ついてそれぞれ紹介していきます。

手書きや手入力で作成して管理する方法

従業員数が少なく、さらにシフト制を採用していたり、従業員の出退勤時間がそれぞれ異なる場合などは、手書きや手入力による出勤簿の方が管理しやすいかもしれません。シフト変更の度にシステムの設定を変更する手間や勤怠情報を保管するためのシステムの導入費用などを考えると手書きの方がより低いコストで早く処理できる可能性もあるからです。

出勤簿を手書きや手入力で作成、管理される企業は、エクセル（Excel）を使った出勤簿のテンプレートが掲載された無料サイトもあるので、調べてみてください。但し、手書きや手入力の場合は書き漏れ（入力漏れ）や書き間違い（入力ミス）などの人的ミスも増えやすくなったり、出勤簿の記載を改ざんされるリスクもあります。また、紙媒体で管理する場合は、紛失や誤って廃棄してしまわないよう、厳重に管理しましょう。

勤怠管理システムを導入して作成／管理する方法

従業員数が多く、効率的に勤怠管理や給与計算を行いたい場合は、勤怠管理システムを導入する方法がおすすめです。勤怠管理システムを導入すれば打刻時間をデジタル情報として記録できるため、正確な労働時間の把握と労務担当者の業務負担を軽減できます。

勤怠の打刻方法は、Webブラウザからボタンで出退勤を打刻したり、専用の入力端末から打刻することで打刻時間が記録されるため、より簡単に勤怠の記録を行えます。また、給与計算などに集計の際も、記録されたデータを元に自動で計算してくれるシステムもあるため、業務効率化につながります。

クラウド型の勤怠管理システムを選べば、勤怠情報を紙で保管する必要がないため、ペーパーレス化にも繋がります。ほかにも、クラウド型勤怠管理システムでは、法改正の度に自動でアップデートされるなど、法改正によるルール変更にも柔軟に対応できるなど、法令遵守にも繋がります。

出勤簿を効率的に作成するにはAkerun入退室管理システムがおすすめ！

勤怠管理システムと入退室管理システムを連携させてさらに打刻の正確性を高める！

勤怠管理システムを使って、出勤簿を効率的に作成する方法の一つとして、入退室管理システムとの連携があります。入退室管理システムは、鍵の代わりとなるICカードやスマートフォンなどを使って施錠・解錠できるシステムです。

また、入退室時に「いつ」「どこに」「誰が」入退室したか履歴／ログをクラウド上で記録した入退室履歴データをいつでも確認・管理できるのも特徴的です。2つのシステムを連携させれば、入退室履歴を出退勤の打刻としても利用できるため、打刻漏れや不正打刻などを防止し、正確に客観的な勤怠情報の把握が可能になります。

勤怠管理システムと連携できる入退室管理システムでおすすめなのが、Akerun入退室管理システム（以下、Akerun）です。ここからは、Akerunをおすすめする理由をいくつかご紹介します。

APIを使って他社の勤怠管理システムと連携が可能

Akerunと勤怠管理システムを連携すれば、オフィスの入退室と同時に出退勤時間を自動で打刻できます。また、勤怠情報がクラウド上に保存されているため、勤怠管理システムのWeb管理ツールなどを通じてリアルタイムで勤怠情報を確認することが可能です。Akerunと連携している勤怠管理システムには、主に以下のものがあります。

・ジョブカン勤怠管理
・freee勤怠管理Plus
・TeamSpirit
・KING OF TIME

さらに、Akerunは勤怠管理システムだけでなく、決算システムや予約システムなど他のシステムとも連携できるため、様々な業種の企業が自社に最適なシステムと連携し利用しています。

「タイムカード機能」を従業員の勤怠管理に役立てる

Akerunでは「タイムカード機能」が利用できます。この機能では、入退室時に記録されたデータを従業員ごとに確認できます。これにより、従業員ごとの出社日数などを記録し、Web管理ツール上で確認することができ、交通費の精算や客観的な労働時間の把握に役立てることができます。

また入退室と同時に自動的に「誰が」「いつ」「どこに」出入りしたか記録されるため、出勤簿に入力された情報と実際の入退室の記録を付き合わせることで、より実態に即した勤怠管理が可能になります。「タイムカード機能」には、「期間」や「ドア」を指定して複数ユーザーの各日の最初の入室時間と最後の退室時間をCSV形式でダウンロードできる「タイムカード機能ダウンロードオプション」という有償オプションも用意されており、これを活用することでグラフの作成やより詳細な分析なども可能になります。

Akerunは工事不要で簡単に設置ができ、初期費用も無料なので※手軽に導入できる上に、簡易的な勤怠情報を把握できるため、入退室管理と勤怠管理を効率的化できます。
※一部のドアでは簡易的な工事が必要な場合もあるため、設置可能か「Akerun取付診断」でご確認いただくか、お気軽にお問合せください。

セキュリティ強化と鍵管理の効率化

Akerunは、オフィスのエントランスをはじめ、会議室の出入り口やセキュリティを強化したい場所など様々な場所のドアに簡単に設置できます。また、オートロック機能により自動施錠できたり、設置場所ごとに解錠権限を設定できるため、合鍵の複製や物理鍵の受け渡しも不要になります。勤怠管理と同時にセキュリティレベルの向上や鍵管理の効率化にも繋げられます。

導入事例

Akerunは、勤怠管理だけでなくセキュリティ対策や入退室管理の効率化も行えるなど様々なメリットがあることから累計7,000社以上の導入実績を持っています。実際にAkerunを導入している企業では、勤怠管理システムとの連携によりどのような効果をもたらしているのでしょうか。ここでは導入企業の一例を紹介します。

導入事例 導入頂いた企業様からの嬉しい声

導入事例 導入頂いた企業様からの嬉しい声

まとめ

出勤簿は、従業員の労働時間を把握するための重要な帳簿です。出勤簿の作成方法や保管方法には決められたフォーマットはありませんが、従業員の健康を守り、勤務状況を正確に把握するために企業は正確な労働時間を把握することが求められています。

クラウド型勤怠管理システムを導入すれば、クラウド上で勤怠情報を保管できるため、効率的に勤怠管理ができます。またAkerunでは、他社の勤怠管理システムと連携できたり、タイムカード機能を活用すれば簡単に出勤簿を作成できるためおすすめです。ぜひ、正確な勤怠管理をする参考にしてみてください。