既設の自動ドアを制御しセキュリティ強化。残業時間を見える化し働き方改革も実現

既設の自動ドアを制御し、セキュリティ強化

事業内容、手掛けられている業務を教えてください。

最適な空間提案とインテリア製品の販売を行っています。

平山さま：当社は、住友商事グループのインテリア専門会社です。
強みは、住友商事グループのグローバルなネットワークを活用し、世界各国のさまざまなインテリア商材を取り扱える点と、オフィス、ホテル、高齢者施設、病院、学校等、幅広いお客様のニーズに合わせた最適な空間提案を行い、インテリア製品の販売からアフターケアまで取り扱う事ができることです。

移転当時の課題と、「Akerunコントローラー」との出会いを教えてください。

立地上のセキュリティ課題に直面し、“自動ドアに対応するスマートロック”を条件に探し出したのが「Akerunコントローラー」でした。

有働さま：当初、ショールームの入口は一般的な自動ドアでの運用にしようと考えていたのですが、急遽、防犯上の理由で錠制御することになりました。
というのも、立地がビルの1階で、近くに他のテナントも利用するエレベーターホールがあることや、外観上、インテリアショップに見えなくもないということで、店舗と間違えて気軽に人が入ってきてしまう、ということが移転前の内見の時点でわかったんです。
ビル管理の都合上、自動ドアを丸ごと入れ替えることもできなかったので、後付けできる電気錠を探し始めました。一度スマホアプリで解錠できるスマートロックに辿り着いたのですが、そのスマートロックは自動ドアに対応したものではありませんでした。
もともとあった既設の業務用入退館システムを拡張する話も出ましたが、その場合、専用の制御機器が必要になってしまい、とても我々の手が出せるコスト感ではありませんでした。
「自動ドアに対応しているスマートロックはないのか？」といろいろ調べていく中で、当社の社員が「Akerun Entrance」を見つけて来たんです。直感で「これしかない！」と思いました。
フォトシンスさんに問い合わせたところ、「Akerun Entrance」はすでに取り扱いを しておらず、その代わりとして、今回の新製品である「Akerunコントローラー」を提案してくださり、導入を決めました。

「Akerunコントローラー」はどこに導入されましたか。

ショールームの自動ドアと、ショールームから執務室に続く自動ドア、執務室から外に出る裏口の計3台です。

有働さま：ショールームの自動ドアと、ショールームから執務室に続く自動ドア、執務室から外に出る裏口に、計3台導入しました。つまり、当オフィスの出入り口全てということですね。
ご来社されたお客様は、ショールーム入口の自動ドアをURL鍵で開けていただき、その後、入ってすぐの棚に置いてある受付システムで担当者を呼び出していただいています。
一方、従業員の解錠手段としては、スマホアプリかビルの入退館システム用のICカードです。もしくはURL鍵のショートカットをスマホのホーム画面に置いておき、すぐ開けるようにして解錠しています。アプリよりICカードの方が解錠速度が速いのに、アプリで開けるのが好きな社員が多いんですよね。 「アプリで開ける」という行為そのものを楽しんでいるんでしょうね（笑）。

導入後はどのような運用をされていますか。

ご来社のお客様には事前にURL鍵をお渡しし、ご自身で自動ドアを開けていただいています。

有働さま：従業員が持っているビルの入退館システム用のICカードを活用して、複合機の認証もこのカードで行っています。ビルの入退館、オフィスの入退室、複合機認証を1枚のカードでできてしまうのは、所持するカードの数が少なくなっていいですよ。
ただ、当時はオフィスにお客様をお迎えする点で課題もありました。受付システムが自動ドアの内側にあるので、お客様ご自身でどうやって自動ドアを開けて入っていただくか、という点です。
この課題は、「Akerun Manager」（現在はAkerun Connect）でURL鍵を発行し、事前にお客様にお渡しすることで解決できました。ご来社された方は自動ドアの前でURLを開き、解錠ボタンをクリックして入っていただいています。 URL鍵は、セキュリティ上マネージャー権限を持つ人でないと発行できないという制限もありますが、なんとかそこをシステムで自動化できないかと試行錯誤しているところです。
現状では、スケジュール管理のグループウェアにURL鍵の発行依頼ができるチェックボックスを入れ込んでいます。チェックを入れてスケジュール登録をすることで、マネージャーにメールが飛んできます。マネージャーはそれを確認してURL鍵を発行、依頼者にURL鍵が届く仕組みです。依頼者は、自分のお客様にそのURL鍵をメール添付する、という流れで管理しています。
現状はこのように半分手動の方法をとっていますが、今後、月に100～200件とURL鍵を発行するニーズが増えるのであれば、コストをかけて当社独自のシステムを開発してもいいかなと考えています。

有働さまは「Akerunコントローラー」の取り付け作業時にもご同席いただきましたが、作業の印象はいかがでしたか。

工事というほど大掛かりなものではなく、想像していたより簡単でした。3台設置で半日もかかりませんでしたね。

有働さま：「Akerunコントローラー」の配線はLAN配線と同時にできるものだったので、工事というほど大掛かりではないと感じました。ビル側の入退館システムを拡張することを考えたら、制約は少ないですね。 「特殊なケーブルがいる」とか「特殊な工具がいる」ということもなかったし、繋ぐ端子の順番が決まっていてそれを配線するだけだったので、想像していたより簡単でした。
取り付けに関しては、フォトシンスのスタッフの方々が事前に現地調査に来てくださり、作業内容を説明してもらえました。当日も、設置から動作確認完了まで寄り添っていただけたので安心でしたね。時間としては3台で半日もかかっていないんじゃないかな。
ビルの管理会社側は、自動ドアを制御したいと言ってきた入居者は私たちが初めてだったらしく、興味半分といった様子ではありましたが、機能の説明をさせていただいた上で承諾いただけました。

「Akerunコントローラー」は「Akerun Pro」と同様、入退室履歴を取得できますが、どのように活用されていますか。

BIツールで入退室履歴をグラフ化し、残業時間を見える化することで各社員の働き方改革に繋げています。

有働さま：勤怠管理にはパソコンやスマホ画面上で打刻するクラウドベースのシステムを使っています。
画面上で打刻するタイプの勤怠システムの場合は、もちろん単体で勤怠管理の役割を果たしますが、正直、本当に仕事を終えたから打刻しているのかどうかがわからない。 その対策として、Akerunコントローラーの入退室履歴をCSVで出力して、勤怠データと突き合わせて比較しています。そして勤怠システムでの打刻情報と実際の入退室記録が30分以上違うようならチェックして、それがあまりにも多いようだったらマネージャークラスから本人にアラートを出すようにしてもらっています。
また、BIツールで勤怠情報と入退室履歴をグラフ化し、誰がどの程度残業しているかも見える化しています。こういったデータがあることで、各部署のマネージャーもそれを元にメンバーに声掛けができています。
私も含めて言えることですが、会社を出る時間が履歴として残ることがわかっていると、以前は「この作業が終わるまで…」と切りなく仕事をしていた状況が、今は良い意味で時間を気にして働くようになりました。
今後は、当社が利用している勤怠システムとAkerunがAPI連携してくれることを期待しています！

ご移転によって変わったことを教えてください。

お客様の来社が大幅に増え、こだわりのショールームも最大限活用できています。セキュリティ面も「Akerunコントローラー」で安心感を得られています。

有働さま：移転して立地が良くなったということもあり、お客様の来社が大幅に増えました。以前は駅からも遠かったので「お呼びしていいのか？」と考えてしまい、こちらからお客様のところへ伺うことも多かったんです。
個別イベントやメーカー勉強会も、以前は別途会場を借りたり貸し会議室を利用したりということが多かったのですが、念願だったショールームを併設する事ができ、今はこのショールームを最大限活用できています。
もともとこのビルは、銀行の本店でした。執務室の一部は金庫だったところを改装しています。お客様がいらした時に「おっ」とインパクトのあるような、店舗の居抜き物件ならではの天井の高さを上手く活かした造りを意識しました。
採用担当者から、今年は会社説明会に参加した学生さんからも事務所の雰囲気に関して好意的な意見をいただいていると聞いています。 移転したことで会社周辺を行き来する人口が増えましたが、セキュリティ面は「Akerunコントローラー」で担保されているので安心しています。

ズバリ、「Akerunコントローラー」を採用いただいた決め手は。

自動ドアに低コストで後付けができ、入退室履歴まで取れる唯一のシステムだったからです。

有働さま：やはり、自動ドアに対応しているもので低コストで後付けができて、さらに入退室履歴まで取れるシステムは「Akerunコントローラー」しかなかったんですよね。
URL鍵やアプリなど、標準でICカード以外の解錠手段があるのも大きな魅力でした。
また、当社は「新しいもの好き」の社風があるんです。そこも追い風になったと思います。新しいソリューションをどんどん取り入れて、いずれはAkerunを最適な空間提案のひとつとしてお客様にご案内する可能性もあるな、と考えています。