京王電鉄のサテライトオフィスに導入、入退室履歴から請求金額を算出


京王電鉄株式会社の導入事例


目的/効果

‐入退室履歴から請求金額を算出

‐サテライトオフィスのセキュリティ担保

‐会員毎の利用可能スペースの切り分け

京王電鉄株式会社
戦略推進本部 沿線価値創造部 企画担当 課長補佐 小林悠介さま

「KEIO BIZ PLAZA」は京王電鉄の運営するサテライトオフィス。京王多摩センター駅から徒歩3分、京王プラザホテル多摩の2階と好立地で、多摩地区のビジネス拠点として利用者を増やしている。
京王電鉄の沿線価値創造部のプロジェクトとして2018年10月にオープンし、東京都の「サテライトオフィス設置等補助事業」の第一回に採択。
法人向けにも個人向けにも同一料金で利用プランを提供しており、すべての会員が利用できるオープンワークスペースのほか、法人会員と全日プランの個人会員が利用できる専用ワークスペース、その奥にはミーティングルームが設けられている。現在の利用者は個人が8割、法人が2割ほどで30~40代の層が最も多いという。一般企業の会社員からフリーランス、士業の個人事業主までさまざまな業種のリモート拠点、また交流の場となっている。2019年6月には、同じく京王多摩センター駅から徒歩3分の高架下に新設の保育所「京王キッズプラッツ多摩センター」が開園予定。

Q導入の経緯について教えてください。

Aオープン前のヒアリングでセキュリティ面のご要望をいただいたこともあり、システムの導入を決めました。

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KEIO BIZ PLAZAのオープンが決まった時、テレワークに取り組まれている企業さまを対象に、サテライトオフィスに求める事というテーマでヒアリングを実施したんです。その中で多く上がったのが、「セキュリティ面に気を配ってほしい」というご意見でした。我々部内でも、セキュリティ面への対策は第一であるということは共通認識であったため、導入は自然な流れでした。


Qなぜ『Akerun入退室管理システム』をお選びいただけたのでしょうか。

A入室制御ができること、工事不要で取り外しも可能なこと、そして何より正確な入退室履歴が記録できることが決め手でした。

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セキュリティにおいての入室制御の役割はもちろんのこと、やはり「どの会員さまが」「いつ入室・退室したか」という履歴がきちんと記録できるサービスであったことが一番大きいですね。

KEIO BIZ PLAZAでは、全日プランや平日プラン、夜間プランなどさまざまな時間帯で定額プランを用意していますが、全日プラン以外で延長利用があった場合、プラス400円/時間をご請求させていただいています。また、事前に会員登録いただいた上で、1時間400円でスポット利用ができる「時間利用プラン」もご用意しています。いずれも、ご利用時間を延長されたかどうか含め、滞在時間が当月のご請求金額に直結してきますので、正確な入退室履歴の取得はマストでした。

検討段階では、他社スマートロックや内蔵型の電子錠とも比較しました。比較したスマートロックに関しては、カードが使えない・入退室履歴が取得できないということで候補から外れました。『Akerun入退室管理システム』には、内蔵型電子錠と同等の性能がありましたが、内蔵型電子錠の場合は設置工事が必要な上、簡単には取り外しができません。自分たちで取り外しできた方が、万が一リプレイスやレイアウト変更があった際に手間がかかりませんよね。こういった理由を踏まえ、最終的に『Akerun入退室管理システム』を採用しました。あと、フォトシンスさんからは対応ID数の増加やNFCリーダーの反応速度の高速化など、サービス改善のニュースを頻繁にいただきます。そういった点で、積極的にサービス改善を続けていくフォトシンスさんの企業姿勢に期待してこのサービスを選んだということも大きいですね。


Q導入後はどのような利用をされていますか。

Aエントランスと専用ワークスペースの入口に設置し、プラン毎の入室制御が実現できています。

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エントランスに1台と、オープンワークスペースと専用ワークスペースの間の扉に1台導入しました。オープンワークスペースはどの会員さまもご利用いただけますが、専用ワークスペースは全日プランの個人会員さまと法人会員さまのみ利用できるスペースなので、その方々のみに入室権限を付与することでしっかりとプラン毎のお部屋の区別ができています。

会員さまにはご入会の際に、ご自分が普段お持ちのICカードを鍵として登録いただいています。
各プランが決まっているとはいえ、先程申し上げたように時間延長はできますから、時間超過したからといってカードをかざしても入室できなくなったり退室できなくなったりといった制限設定にはしていません。

会員情報および請求に関しては、表計算ソフトを使って管理しています。『Akerun入退室管理システム』で発行される鍵IDを、そのまま会員番号としても割り振ることができるのはわかりやすくて嬉しいですね。

また、法人会員向けには「入退室管理データ提供」という有料サービス(1,000円/月)もご用意しています。これは入室・退室履歴が残る『Akerun入退室管理システム』だからこそ作ることができたサービスですよね。現在はまだご利用者はいませんが、今後サテライトオフィス利用される方々にとっては本社への勤怠証明として提出できるデータだと思いますし、利用料金以外をマネタイズできるオプションとして活きてくると思います。


Q利用者の皆さまの反応はいかがでしょうか。

AKEIO BIZ PLAZAに違和感なく溶け込み、ストレスなく利用していただけていると思います。

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『Akerun入退室管理システム』について取り立てて何かおっしゃったり、物珍しそうにする方はほとんどいません。カードキーという仕組みが一般的に浸透していることもありますが、良い意味で目立つことなく自然にKEIO BIZ PLAZAの中に溶け込んでいるのだと受け止めています。強いて言えば、たまにカードの接触の具合でカードリーダーの反応が悪く、戸惑う方がいらっしゃるくらいでしょうか。意見が出ないということは、裏を返せばストレスなく使っていただけているということですね。


Q今後このサービスはどのように貢献できそうでしょうか。

Aサテライトオフィスを発展させていく中でも、引き続き入退室管理という重要な役割をお任せしたいです。

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KEIO BIZ PLAZAは現在、会員数そしてオペレーションも安定してきて、一定の土台ができた段階だと思っています。今後はセミナーやイベントの開催を増やすなど、サテライトオフィスの枠を超えた、プラスαの価値を提供していきたいと考えています。
また、現在は朝8時から夜の21時を営業時間としていますが、もう少し早い時間から使いたい、あるいはもっと遅くまで使いたいというニーズがあるのかも見極めていきたいですね。深夜営業をするなら、このサービスで一部の時間帯を無人管理できるかなと考えてはいますが、ホテル内という場所柄、有人受付が要求される面もあり、現段階では悩ましいところです。いずれにしても、セキュリティと請求金額の算出のために入退室履歴の取得は必須なので、引き続きこのサービスを利用していきたいと考えています。


Q同じ課題を抱え、導入を検討している人たちへのメッセージはありますか。

A数ある入退室管理システムの中でも、顧客の要望を柔軟に取り入れ、進化を続けるサービスだと思います。

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KEIO BIZ PLAZAでこのサービスを導入した理由の一つでもありますが、フォトシンスさんは、顧客の要望を柔軟に取り入れながら常に改善を重ねていく姿勢のある企業です。実際に使ってみた上でリクエストを伝えさせていただくこともあるのですが、担当の方は毎回熱心に話を聞いてくださいます。

これから「入退室管理システム」というものがさらに一般化すれば、競合も今より増えますよね。他社でもっと良い製品がリリースされたら、『Akerun入退室管理システム』を取り外してその製品にリプレイスする可能性だってありえます(笑)。
ただ、こういった姿勢を持っている企業のサービスは競争が激化しても、優れた改善成果を提供し続けてくれると思います。そうした期待を持たせてくれるサービスです。


京王電鉄株式会社

住所:〒206-0033 東京都多摩市落合1-43 京王プラザホテル多摩2階

「サテライトオフィス KEIO BIZ PLAZA(京王ビズプラザ)」URL:https://keio-bizplaza.jp