少人数規模に適したコスト感で、士業事務所の情報漏えい対策を実現

士業事務所の情報漏えい対策

導入の経緯について教えてください。

もともとインターネット広告で存在を知っていて、事務所の引っ越しを機に導入しました。

『Akerun入退室管理システム』は、もともとはインターネット広告で知りました。その当時も資料を取り寄せたのですが、事務所の造りから考えて設置が難しく、一度導入を断念した経緯があります。
現在の事務所に引っ越しをした後、セキュリティ検討の段階でこのサービスの存在を思い出し、フォトシンスさんに連絡を入れました。

なぜ『Akerun入退室管理システム』をお選びいただけたのでしょうか。

少人数事務所に適したコストが魅力でした。

少人数事務所に設置するのに適したコストが魅力でした。ドアへの取り付けが簡単で、手間がかからないところもメリットですね。
また、導入時に担当者の方が一生懸命説明をしてくださったので、「こういう風に丁寧に対応してもらえるなら、使っていて困ったことがあった時も安心かな」と思って導入を決めた部分もあります。実際にしばらく使ってみても、特にトラブルなどはなく、使用感も気に入っています。

導入後はどのような利用をされていますか。

情報漏えい対策として、来客スペースと執務室を隔てるドアに設置しています。

来客スペースと執務室を隔てるドアに設置しています。やはり個人情報や重要書類を取り扱う士業事務所ですから、執務室にお客様が入ることができる環境はNGですし、逆に執務室の会話がお客様に聞こえてしまうのもいけません。もともとは大きなひと間だったのですが、入居時に来客スペースを設け、来客スペースから執務室に続くドアにこのサービスを取り付けました。情報漏えい対策が一番の目的ですね。
はじめは各社員が持っている交通系ICカードをカードキーとして使っていましたが、ちょうどいい機会なので社員証を作成し、その社員証に解錠権限を付与して使用することにしました。

導入してみて、効果はありましたか。

物理的な鍵での開閉が必要なくなり、カードタッチで解錠できるのでずいぶん便利になりました。

わざわざドアの開閉のために社員証を作成するのはどうかな？とも思ったのですが、同じカードを持つことで事務所内のチームワークが芽生えるという意外な効果もあったので、この運用にしてよかったと思っています。
以前の事務所では、物理的な鍵を使用していました。個人情報を取り扱う事務所として、社員は鍵の管理に気をつけていたので紛失や盗難のトラブルはありませんでしたが、毎回鍵を開け閉めする手間がかかっていました。
このサービスを導入してからは社員証をタッチするだけで済むようになったので、ずいぶん便利になりました。

同じ課題を抱え、導入を検討している人たちへのメッセージはありますか。

士業事務所として、このサービスは守秘義務遵守の証のひとつとしても存在感があると思います。

ひと口に「士業事務所」と言っても規模はまちまちですが、社員数が数人の規模の事務所ですと、セキュリティの設備にそこまで大きなコストはかけられないケースも多いと思います。このサービスは比較的安価に導入できるので、“試しに”という気持ちでも導入がしやすいと思います。
また、士業は税理士にしても弁護士にしても、外に出してはいけない、取り扱いに注意すべき情報が多い職種です。『Akerun入退室管理システム』を設置することで、守秘義務に気を配っているという証にもなると考えています。
似たような話に、個人情報保護が適切になされている組織に付与される「Pマーク（プライバシーマーク）」というものがあります。これを持っていても持っていなくても皆さん個人情報の取り扱いには気をつけているはずですが、やはりPマークの認定証を見えるところに掲示していることで、お客様に安心感を持って利用していただけるという効果があると思うんです。このサービスも、信頼感を生むひとつのツールとしても存在感があるのではないでしょうか。