乗務員向け宿泊所に導入、予約システムと連携した大幅な業務効率化とコスト削減

乗務員向け宿泊所の予約システムとAPI連携し、宿泊予約と鍵権限発行を自動化

御社の事業内容、会社としてのSDGsの取り組みについてお聞かせください。

高速バス事業を中心とし、自動車運送に関連する事業として、自動車損害保険の代理店業務、パーク＆バスライドの一環で地方都市を中心に駐車場の貸出などを行っています。また、SDGsの取り組みとして、水素を燃料とした環境に優しい周遊バスを運行しています。

ジェイアールバス関東は、1988年3月に東日本旅客鉄道（JR東日本）の100％子会社として設立されました。主に関東地方や東北地方の一部で、東京と主要都市を結ぶ近距離から中距離の都市間高速バスを運行しているほか、自動車保険の代理店、貸駐車場を運営するタイムズ社と提携した駐車場の貸し出しといったサービスなどを提供しています。

最近では、JR東日本グループが推進する魅力あるまちづくりの一環として、地球環境に優しい水素を燃料とした車両を用いて、東京駅丸の内口～ウォーターズ竹芝間を周遊する「JR竹芝水素シャトルバス」の運行を行っています。 また、移動ニーズの変化に合わせ、地域と連携した定期観光バスの運行や回送バスの営業運転化など、様々な角度からの取り組みを進めています。

Akerun入退室管理システム（以下、Akerun）は、どのようなきっかけで導入されたのでしょうか？

乗務員の宿泊所を整備するにあたり、希望条件に合う入退室管理システムを探していたところ、Akerunにたどり着き、問い合わせをしたことがきっかけです。

元々、バス乗務員向けの宿泊所を新たに整備するにあたって、そこに一斉導入する入退室管理のためのソリューションを調べていました。そんな中、検索サイトで色々と調べていくと、Akerunは元々ついているドアの鍵に後付けできることを知り、私たちの要望にも合うため、問い合わせをしたことがきっかけです。

入退室のためのソリューションを探すにあたって、当初からいくつか条件を設けていました。まず、当社の社員証にはSuicaの機能がついているため、それを鍵として使えるかどうか。そして、宿泊管理、予約管理を行う自社システムとAPIで連携できるかどうかが重要でした。他にも、連携したシステムを使い乗務員が自ら予約できる、発行された鍵が指定の時間帯のみ使えるなども条件として考えていました。

また、他社の製品と比較して導入費用が抑えられたことも、Akerunを選んだ理由のひとつです。

具体的にどのような形でAPI連携をされているのでしょうか？

宿泊できる部屋を自動的に抽出して、合鍵を発行する仕組みを構築しています。

点呼場の専用端末でICカードを読み取ると、各階のレイアウトが出てきて、予約ができる部屋を自動的にピックアップして提示してくれる仕様です。部屋によって、窓の有無やお風呂・トイレといった各種設備までの距離が異なるので、好みの部屋を乗務員が自由に選択できるようにしています。予約が完了すると、予約システム側からAkerunのAPIと連携し、一時利用の合鍵を発行してもらう形になっています。

ジェイアールバス関東の社員の場合は、社内の勤怠管理システムとも連携していて、あらかじめ定められた休憩時間で部屋を予約できます。他社の乗務員の場合は、予約時刻から24時間以内で利用開始時間と終了時間を指定して予約する仕組みです。

Akerunの導入はコストの改善につながりましたか？

部屋の稼働率も上がり、管理のためのコストも削減できました。

いつでも予約システムから部屋の稼働状況が把握できるようになったため、1部屋ごとの稼働率が上がり、従来200室だったものから、170室程度まで部屋数を減らすことができ、効率的な施設運用ができています。
各部屋は使用後に毎回清掃を実施しますが、これまでは貸出した物理鍵を乗務員が誤って持ち帰ってしまうことがあり、鍵が返却されるまでの間、その部屋が使用できないといったことも度々発生していました。Akerunを導入してからは、予約した終了時間を過ぎると自動で鍵権限が無効になるため、このような問題も起こらず、効率的に維持管理することができるようになりました。

1日の稼働数は最大で100部屋近くになるため、以前は管理業務をグループ会社に委託していましたが、自社管理としたことで大幅なコスト削減にもつながっています。
また、オートロック機能が付いたことにより、部屋を利用している乗務員の貴重品類の盗難防止などセキュリティ面も向上しました。

Akerunの導入によって、業務上で改善、効率化された点はありますか？

手作業でしていた業務を、Akerunで自動化できました。

バス乗務員の勤務時間は、一般的なビジネスパーソンとは異なり、担当する便の運行時刻によって大きく変わります。そのため、これまでは事前に運行計画を確認して、「この乗務員はこの部屋に宿泊してもらう」などの部屋割りの作業を毎日行ったり、各部屋の鍵の貸し出しや使用状況を管理するための社員を常駐させておく必要がありました。

また当社の高速バスは、多くの路線で他社との共同運行を実施しており、他社の乗務員にも休憩や仮眠の際に宿泊所を利用していただいています。月初には、各社に利用料を請求するにあたり、これまでは前月の利用状況を手作業で集計していましたが、Akerun導入後は、AkerunとAPI連携した専用システムで自動的に集計しCSV形式で一括出力できる仕組みとしたことで、作業の確実性向上や大幅な時間短縮を図ることができました。