会員様の個人情報を扱う各事務所をセキュアな環境に。社員の入退室は遠隔で確認

各地事務所の入退室管理

導入の経緯について教えてください。

全国各地にある事務所の「入退室管理」と「個人情報の管理」の課題を解決するために導入しました。

事業の1つとして子供向けスポーツスクールを全国に展開する当社は、全国43ヵ所に拠点を置いていますが、物理的な鍵で管理している事務所も多く、入退室の記録も取れていませんでした。
事業規模が広がりをみせる中で、各事務所の「入退室管理」と「個人情報の管理」が課題に上がり、いろいろと調べていたところ『Akerun入退室管理システム』の存在を知り、導入しました。入退室履歴が記録できることに重きを置いていたので、当時は「入退室管理」とインターネットで調べた記憶があります。

なぜ『Akerun入退室管理システム』をお選びいただけたのでしょうか。

全国の拠点にスピード感をもって導入できるシステムかどうかが、重要なポイントとなりました。

他社の電子錠を導入する場合、ドア自体の工事が必要であったり、対象拠点が複数ある当社としてはなかなか大掛かりになることがわかりました。
また、事務所が移転をすることもあり得るんですよ。その度に工事をしていたら、膨大なコストと時間がかかります。
その点Akerunであれば、取り付け・取り外しが自社でできるので、大掛かりな工事をする必要もなく、別の場所にもすぐ持っていくことができます。
スピード感をもって複数拠点に導入できるかどうかも重要なポイントとしていたので、Akerunは当社の状況にピッタリはまるサービスでしたね。

導入後はどのような利用をされていますか。

会員様の個人情報を取り扱う場所としても各事務所をセキュアな環境にでき、本社からも遠隔で社員の入退室を確認することができています。

各事務所のドア1～2ヵ所に設置しており、全拠点合わせて30台のAkerunを運用しています。各事務所では会員様の個人情報なども保管しており、Akerunによってセキュリティが保たれています。
Akerunの設置や鍵権限の付与・剥奪といった作業は各事務所の責任者に任せていますが、東京本部からも各拠点にいる社員の入退室履歴を確認することができます。
それから、例えば福岡東支店の社員が福岡中央支店に用事があって行くというような場合も、頻繁に行き来する事務所の鍵権限をカードキーに付与しておけばいいだけなので、拠点間の管理が非常にラクになりましたね。

同じ課題を抱え、導入を検討している人たちへのメッセージはありますか。

Akerunは企業の成長に合わせてフレキシブルに運用できるサービスだと思います。

何より、コスト面でも設置作業面でも、手軽に導入できるところがメリットだと思います。
全国の事務所に導入する場合、それなりの数になりますから、結構なコストがかかってしまうだろうと覚悟していましたが、想定より費用を抑えられました。
工事が必要なタイプのシステムだと、例えばオフィス内に制御したいドアが複数あったとしても、コストと時間の面から1つのドアへの取り付けで妥協する…というケースもあり得たかもしれません。
Akerunなら、工事が要らないので初期費用はかからないですし1台あたりの取り付けも時間を要しません。
当社のように入退室管理したいオフィスや拠点が多い企業にとって、Akerunは企業の成長に合わせてフレキシブルに運用できるサービスだと思いますね。