株式会社プロフェッショナルバンク

入退室管理を刷新してコンプライアンス強化を図りISMSを取得

管理本部 スタッフ

土門 万由香さま

目的 / 効果

  • ISMS取得に向け、各フロアのセキュリティ強化
  • 安価なコストで各拠点にも導入しやすい
  • 移転を控える中、原状回復不要がメリット
  • 入退室履歴の活用により、勤怠管理業務の効率化
Q導入の経緯について教えてください。
AISMS取得に向けて、まずは入退室管理などのセキュリティ強化が課題でした。

2017年の夏ごろに導入検討がはじまって、実際に導入したのが10月ぐらいだったでしょうか。弊社は現在、ISMS(情報セキュリティマネジメントシステム)の取得に向けて動いています(※2019年10月、ISMS認証取得済)。そのような状況下、より高度なセキュリティインフラの整備が急務ということになり“入退室を厳重に管理していこう”という話になりました。

Q他社製品と比較しましたか?また、選んだ理由を教えてください。
A実は、他社製品を検討していました。しかし工事が必要なことがわかり…。

いま弊社では、社員がすごく増えていまして、現在のフロア(ビル)から移転することが決定していました。実は、当初は別の入退室管理システムを検討していました。しかし、ほとんどのシステムはドアなどに穴を開ける工事が必要となり、退去時の原状回復費用がかかってしまう仕組みでした。移転が決まっているのに工事をしたり原状回復したりするのは無駄ですし、工事の必要がない入退室管理システムを探してみました。そこで見つけたのが『Akerun入退室管理システム』でした。さっそく、社長に提案をしたところ“ログ管理と入退室管理がしたい”という社長の意向とマッチし、費用の面でも折り合いがついたので導入することになりました。

Q導入後はどのような利用をされていますか。
AFeliCaカードをカードキーとして採用し、複合機とも連動させています。

いまは、ここのビルだけでなく、ほかの事業拠点も合わせて、4拠点で導入しています。4月からスタートした大阪支店、福岡支店など、地方の拠点にも設置している状況です。ここのビルだけだと3か所に設置しています。認証に必要なカードキーには交通系ICカードではなく、FeliCaカードを採用しました。ちなみに、入退室に利用しているFeliCaカードは複合機とも連動させています。ですので、そのカード1枚で入退室と複合機の使用を管理できるカタチになっています。

Q導入してみて、効果はありましたか。
A入退室履歴のデータ活用により勤怠管理業務が効率的になり、特に管理側の社員のIT活用に対する意識が変わりました。

『Akerun入退室管理システム』を導入してから、入退室履歴のデータを活用することで、私たち管理側の業務が効率的になりました。具体的には、いままで手作業で処理していた勤怠の集計が、入退室履歴を利用することにより入力の手間が省けるなど、とてもラクになりました。身を持って効果を実感したことで、特に管理側の社員はITの活用に対する意識が変わってきていますね。
一方で執務室がオートロック環境に変わったことにより、社内全体のITリテラシーも向上しました。

Q社内・社外の利用者はどんな反応ですか。
A鍵のかかっていない状態に慣れていた社外の方が、驚いていました(笑)。

社長は「ISMS取得に向けて、大きな一歩になったね」と話していました。加えて、比較的安価なうえに、原状回復費用もかからないということで、コスト面でも納得している様子でした。ちなみに、社外の方は鍵のかかっていない状態の弊社に慣れていたので、導入当初は知らずにガチャガチャやって入れず、驚いていたということもありましたね(笑)。

Q会社の展望を教えてください。その中で『Akerun入退室管理システム』がどう貢献できそうでしょうか。
A結果として、将来の移転にも対応できるサービスでした。

今まさにISMS取得に向けて動いている状況です(※2019年10月、ISMS認証取得済)。そのひとつとして、このサービスで各フロアのセキュリティ強化を実現できているので、大変助かっています。やはり事業所の移転を見込む中で、大規模な工事もなく安価に導入できる点、そして原状回復が必要ないこと大きなメリットでした。

Q同じ課題を抱え、導入を検討している人たちへのメッセージはありますか。
A迷っている場合は、単月だけお試し導入してみるのも手かもしれません。

導入を考えられているオフィスのケースは、おそらく入退室管理がされていない企業さんだと思います。今後は、よりコンプライアンスが求められる時代になりますし、コスト面でも手が届きやすいですし、迷っているなら試す価値はあると思います。正直なところ、当社でも“一度試してダメだったらやめようね”という話をしていたんです(笑)。単月からお試しができますし、『Akerun入退室管理システム』なら検討しやすいのではないでしょうか。

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事業内容は大きく分けて2つ。ひとつが「人材紹介」で、もうひとつは「ヘッドハンティング」。事業の中心となってきているのは「ヘッドハンティング」事業で、なかなか自社募集や通常の採用では獲得しにくい技術職や専門職などの希少人材をメインに、転職希望者ではなく現職者をメインターゲットに条件に合う人材を探し出し、企業の採用ニーズにお応えし、約90%と高い採用成約率を誇っているのが特徴。