学内システムとのAPI連携による研究室の鍵権限管理の大幅な効率化

─ 芝浦工業大学の特色を教えてください。

建学の精神に基づき、実用的な知識と技術を併せ持つ技術者の育成に取り組んでおり、特に世界に貢献する人材育成という観点からグローバル化を推進しています。

本学は1927年に創立されました。創立者の有元史郎が、「社会に学び、社会に貢献する技術者の育成」を建学の精神に掲げ、実学中心の工業系大学として発展してきました。

キャンパスは、豊洲、大宮、芝浦の3拠点にあります。私立の理工系大学としては唯一、文部科学省の「スーパーグローバル大学創生支援事業」への採択を受け、最近のグローバリゼーションの流れのなかで世界に貢献する人材育成のためのグローバル化を推進しています。外国籍の教員を多く採用したり、学生が在学中、一度は海外に行く機会を設けるなど、海外との接点を意識しています。

また、学生の主体的・能動的な学修・研究を促す観点から、アクティブラーニングの一環として、国内外の協定校・企業・行政機関等とも連携して実施する「グローバルPBL」を積極展開しています。

─ Akerun入退室管理システム（以下Akerun）を導入していただいたきっかけを教えてください。

研究室の鍵管理に課題があり、すでに何人かの先生が研究室に様々なスマートロック製品をご自身で設置していたことが最初のきっかけです。

Akerunは、研究室や実験室を中心に設置していますが、研究室の鍵の管理は、以前から非常に悩ましい課題でした。

ICカードを使った鍵管理システムは工事が必要でコストもかかることから、大人数の管理には向いていますが、研究室は利用者が限られるため、このような従来型の入退室管理システムは向いていませんでした。

Akerunの導入前は、ICカードをかざすと必要な鍵が取り出せる「キーボックス」を使っていましたが、これがかなり老朽化し、壊れたこともきっかけで鍵の管理の見直しを検討しました。また、物理的な鍵だと、誰かが持ったまま外出をしてしまうと、部屋が開けられなくなる／閉められなくなるといった物理的な問題もありました。

そんななか、技術やITに詳しい先生がスマートロックをご自身で購入・設置して、スタンドアローンで利用しているケースがありました。その様子をみて、私たちもスマートロック導入の検討を始め、いろいろと調べていく中で、セキュリティ上の要件や本学の要望を満たしていたAkerunを導入することに決めました。

─ 実際にAkerunを導入していただいて、どのような感想をお持ちですか。

セキュリティ向上だけでなく、年度の更新期など学生が入れ替わるタイミングでの鍵権限管理も楽になりました。

大学のセキュリティ上の特徴として、施設としての解放性とセキュリティの両方を適切に確保する必要があります。企業のオフィスでは、社外の方は応接スペースなどセキュリティが厳しく分けられています。一方、大学は、学生、教員等々様々な属性を持つ人が学内を利用するという特性があります。キーボックスも、そういった観点から導入していたものですが、Akerunの導入によって、ICカードに柔軟に鍵権限を付与できる利便性と同時に、厳密な入退室管理によるセキュリティ向上を実現していますね。

さらに、研究室は毎年度、学生をはじめとしたメンバーの入れ替わりがあります。人数にすると10数人単位ですが、新たに研究室に所属するメンバーと、卒業などで研究室から離れるメンバーがいて、その管理や設定の手間が毎年度必要になり、結構な手間でした。Akerunは、本学の管理システムとAPI連携できるので、システム上での先生や学生の所属変更に合わせて自動で入退室権限を付与することで、管理が楽になりました。また、豊洲、芝浦、大宮の3つのキャンパス間を先生が移動することもありますが、管理システムは共通なので、同じ教職員証で遠隔地にある複数の施設や研究室の鍵が開けられる仕組みも取り入れています。

─ その他に大学における特徴的なセキュリティ要件などはありますか？

大学には多くの知的財産があり、そのセキュリティを確保することは今後もますます重要になってくると思います。

今回、Akerunを導入した研究室や実験室には、高価な実験機材だけではなく、研究データや先進技術などの非常に秘匿性の高い知的財産などがあり、それらに対するセキュリティを確保することがとても重要です。Akerunで入退室管理を厳格化することで、それらに対するセキュリティも強化できています。

また、最近は特に「安全保障・貿易管理」が、非常にセンシティブなテーマになってきています。本学のような先端技術を扱う大学では、セキュリティを確保することは、今後もますます重要になってくると考えています。

─ 今後、Akerun はどのような面で大学運営に貢献できそうでしょうか。

勤務管理、施設やスペースのさらなる有効活用にも役立ちそうです。

施解錠時のデータは、入退室の客観的なデータを取得することもできますので、勤務時間管理にも使えそうですよね。

また、入退室の履歴については、ヒートマップツールなどと組み合わせて、施設の有効活用に役立てられるのではないかと考えています。様々な用途の部屋や施設がどのくらい活用しているかをデータ化／見える化することで、施設やスペースのさらなる有効活用につながっていくのではないでしょうか。