東京地下鉄株式会社

東京メトロのコワーキングスペースに導入。入会~決済までを一元化

経営企画本部 企画価値創造部 新規事業推進担当

片山龍介さま

目的 / 効果

  • 入会手続きから鍵管理、決済までを一元化し、業務効率性を向上
  • 「セキュリティの担保」と「受付業務の効率化」を同時に実現
  • 時間利用者への請求も入退室履歴から算出
Q導入の経緯について教えてください。
A京王電鉄株式会社「KEIO BIZ PLAZA」さんから紹介していただいたことがきっかけです。

今回私たちがオープンした「room EXPLACE」は、キッズルームとコワーキングスペースを兼ねた施設です。お子様をお預かりするスペースがあることから、セキュリティを万全にしつつも、ご利用者様が受付を介さなくても “ご自身で入館・退館できる” 入退室管理システムを探していました。
実は、『Akerun入退室管理システム』のことを教えてくださったのは、京王電鉄株式会社さんなんですよ。
施設のオープンに向けた準備にそこまで長い時間を掛けられなかった私たちが安価且つスピーディーに導入できるシステムを探していたところ、その少し前にサテライトオフィスをオープンされた京王電鉄の担当者さんが、サテライトオフィスで利用している『Akerun入退室管理システム』を紹介してくださったことが導入のきっかけです。
京王電鉄株式会社「KEIO BIZ PLAZA」の導入事例は こちら≫

Q「room EXPLACE」の運営方法を教えてください。
A「会費ペイ」と『Akerun入退室管理システム』をAPI連携し、入会申込・会員管理・鍵発行・入退室管理・請求までを一元化しています。

「room EXPLACE 東陽町」「room EXPLACE 門前仲町」のエントランスに、それぞれ導入しています。もともと利用していた「会費ペイ」と『Akerun入退室管理システム』をAPI連携させた受付方法をとっていますよ。
「会費ペイ」とのAPI連携のリリース情報はこちら≫

受付の流れをご説明しますね。

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(片山さまのご説明を元に構成)
■「room EXPLACE」利用の流れ

①WEBサイトから入会申込
お客様には、「room EXPLACE」のサイトから事前に個人情報とクレジットカード情報を入力していただきます(「会費ペイ」に会員情報として登録されます)。
会員IDが発行されるので、来館当日はその会員IDとご自身の交通系ICカード等を持参していただきます。

➁初回来館~利用スタート
初回の入館はインターホンでスタッフを呼び出していただきます。
受付で簡単な利用開始手続きを行います。
受付スタッフが、提示いただいた「会員ID」と会費ペイに登録されたお客様情報を照らし合わせ、ご本人確認をします。※身分証明書での氏名・年齢の確認も有り
「会費ペイ」と『Akerun入退室管理システム』の連携によって、入会手続き情報がそのままAkerun Manager(管理画面)にも登録されます。あとは持参いただいた交通系ICカードをカードキーとしてAkerun Managerに登録するだけで鍵権限発行までが完了します。
利用開始手続き以降は、Akerunのカードリーダーにカードキーをかざして入退館するだけ。受付を介さず自由に出入りが可能です。
③お支払い
月額会員 ワークスペース利用20,000円(税抜)/月
時間会員 ワークスペース利用400円(税抜)/30分 ※3時間半以上の利用は一律3,000円(税抜)
キッズルーム利用 600円(税抜)※キャンペーン時は400円(税抜)/30分
という料金体系です。
※利用料金については変更になる可能性あり。最新情報は「room EXPLACE」ホームページをご確認ください。
時間利用の場合は、入退室履歴をもとに表計算ソフトで月の合計利用時間を算出し、キッズルーム利用料と合算し、利用月の翌月にクレジットカードに請求しています。
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Q『Akerun入退室管理システム』と「会費ペイ」が連携されたことで、どのような効果がありましたか。
A会員登録の煩わしさや、カードキー発行の手間を感じずに運営できています。

スタッフが会員管理ソフトに個人情報を手入力する手間や入力間違いが発生することも防げますし、Akerun Managerへの情報登録も自動で行われるので、あとはカードへの紐付けだけで済み、鍵発行手続きの時間も短縮できています。
手続きの際に、私たちのほうで東陽町と門前仲町の両方の解錠権限を発行するので、会員様はいつでも両方の施設を利用していただけます。多店舗管理に最適ですね。
セキュリティの面でも、Akerunの時間設定で朝8時~夜20時以外は解錠できないようにしているので安心です。
はじめは会員管理ソフト、決済ソフトを別々で導入することも考えていたのですが、ちょうどフォトシンスさんとメタップスペイメントさんがサービス連携するというお話を伺ったので、タイミングよく相談させてもらえました。
導入前も、フォトシンスとメタップスペイメントの両社の担当者さんを交えて、私たちが困らないかたちで運用できるように打ち合わせを進めてくださったんですよ。

Q同じ課題を抱え、導入を検討している人たちへのメッセージはありますか。
Aコワーキングスペース運用におけるセキュリティリスクを抑えることも、効率よくデータ管理することも、Akerunならできると思います。

「room EXPLACE」では、現金を現場に置いておくことで起きるトラブルを防ぐ意味で、構想時から「現金を取り扱わない」ことを決めていました。ですから利用料金のお支払いはクレジットカード払いのみですし、複合機の利用も、現金ではなく交通系ICカードでの支払いにしているんです。
それは、個人情報の取り扱いに関しても同じことで、ご利用者さまの大切な個人情報を紙で保管することによる情報漏えいのリスクをなくし、効率的に入会情報を管理したいと考えていました。
『Akerun入退室管理システム』と「会費ペイ」が連携したからこそ、それが実現できました。
スペース運用におけるセキュリティリスクを抑えることも、効率よくデータ管理することも、Akerunならできると思います。

東京地下鉄株式会社

「room EXPLACE(ルームエクスプレイス)」は、東京地下鉄株式会社が運営するキッズルーム併設のコワーキングスペースで、門前仲町と東陽町の2拠点で運営。
仕事や打ち合わせはもちろん、資格取得などに向けた学習スペースとして、また読書や短時間の休憩にも利用できる。キッズルームには専任スタッフが数名おり、リトミックや絵本の読み聞かせ、英語教室などのプログラムを実施することも。いずれも6ヶ月~6才までを主な対象としている。
一人で使うコワーキングスペースとしても、子どもを預けて仕事をしたり職場復帰のための勉強スペースとしても利用できることで評判となり、2019年3月のオープンから半年ほどで、2拠点合わせて300名以上の会員を集めている(2019年9月末現在)。