WEB制作業界の厳しいセキュリティ要件にも対応。入退室時間を把握し業務量を均一化

顧客からのセキュリティ要件に対応

導入の経緯について教えてください。

セキュリティ要件を満たす職場環境にする為に導入しました。

デザイン業界は、クライアントとコンプライアンス契約を結んでからプロジェクトをスタートさせることが大半で、情報セキュリティに関しては厳しく見られるため、もともと何かしらのシステムを導入するつもりでいたんです。
具体的には、クライアントとのあいだに代理店を挟んでプロジェクトを進めるわけですが、弊社の場合は年に1度、メインの代理店からセキュリティに関するチェックが入るんですね。そのチェック項目の中に、「オートロックで常に施錠された環境であるか」という項目があり、仕事の依頼を受けるにはそこをクリアしないといけません。
どのシステムを採用しようかと考えたときに、手ぶらで使える顔認証の仕組みもいいかなと考えましたが、大手メーカーに見積もりを出してもらったところ、大掛かりな工事も必要なうえ、数百万円ほどの導入コストがかかることがわかりました。実機まで見せてもらいましたが、納得がいかなくて。
機能とコストのバランスを考えると、クラウドで鍵の発行・剥奪ができて工事の必要がない『Akerun入退室管理システム』が一番よかったんです。デバイスの見た目やホームページ、ロゴの雰囲気もよくて、ブランディングがきちんとしているところにも制作会社としては惹かれましたね。
もちろん、代理店からのセキュリティチェックもこのサービスでクリアできていますよ。

導入前は、どのような鍵管理をされていましたか。

鍵当番制にしていましたが、不安がある運用でした。

2019年3月に長年親しんできた新宿から現在の南青山に移転したのですが、新宿時代のオフィスでは物理的な鍵で管理していて、鍵当番制にしていました。
ただ、鍵をなくす可能性もあるし、入退室履歴が残らないからいつ誰が来ているのかも把握できず、不安がある運用でした。

導入後はどのように変わりましたか。

鍵当番を待たず、好きな時間に出社できるようになりました。オートロックの安心感もあります。

執務室と休憩室に1台ずつ入れています。
打ち合わせ等で社外の方が来社されることも多いので、エントランスは日中解放しており、エントランスから直結している会議室も施錠していませんが、執務室と休憩室に関しては『Akerun入退室管理システム』でオートロックにしています。
新宿オフィスの頃と比べて、「進めておきたい仕事があるから、朝少し早めに出社しよう」といった場合でも、鍵当番を待つ必要がないし、自由に出社できるようになりました。このサービスで常時ロックしている状態は安心感がありますし、使い勝手も満足しています。
社員以外だと、無人コンビニ「600（ロッピャク）」の補充に来るスタッフの方と、月1でいらっしゃる税理士さんに対しては、お二人の交通系ICカードに鍵権限を付与させていただき、そのまま入ってきてもらえるようにしています。
従業員向けには、社員証（FeliCaカード）を鍵にしています。交通系ICカードでもいいのですが、社内で所持しているカード類は少ない方がいいかと思い、社員証と兼ねるかたちにしていますね。

このサービスは貴社の働き方の方針にどのように貢献できていますか。

制作会社でも、遅くまで残業する時代はもう終わりにしたい。リアルタイムな入退室時間の把握で、業務量の均一化など社員のケアに注力できています。

弊社は9時から18時が定時なので、同業の制作会社よりコアタイムが早めです。みんな「早いよ〜」と言いながらきちんと9時に来てくれるので、残業は控えて18時には帰ってねと話しています。
ただ、週末に出勤するはずのない人が出勤していることが管理画面上でわかって、「何かあったの？」と聞いてみると「仕事が残っているんです」と話してくれて、「ああ、そうだったんだ」という話になったこともあったかな。
僕はもともと広告代理店で働いていたのですが、その時代は徹夜が続いたり、毎日終電で帰るっていうのが当たり前だったんです。上司が残っているから、仕事は終わっているけど気をつかって帰れないとか。そんな労働環境が、いまの世代に引き継がれてしまうのはナンセンスだと思っているんです。
効率的に仕事をして、定時以降は飲みに行ったり、買い物に出かけたりしようっていうのは、会社のトップが言わないとなかなか実現しないじゃないですか。
労働環境や労働時間に関しては僕がもともと気にしているので、『Akerun入退室管理システム』の導入ではじめて社員の労働時間を把握したわけではないのですが、リアルタイムな入退室時間を可視化できるのは、社員の業務量の均一化だったり日々のケアの面でも大きく貢献してくれていると思いますね。