オフィス環境のABWの取り組みを支えるインフラとして活用

─ 御社は、2020年の11月に、郊外型分散オフィス（サテライトオフィス）の運用を実施していくことを発表しています。きっかけはあったのでしょうか？

本社機能の移転に伴い新しいオフィスの形を模索する中で、ABWの考え方を取り入れたオフィス作りという指針ができました。

株式会社紅中は2021年で設立70周年を迎え、日本全国にグループ会社を含めて14拠点と8工場を擁する伝統ある企業です。本拠としている大阪にはもともと2拠点あり、難波にあった旧本社は老朽化によってメンテナンスのコストや手間がかかるようになっていたため、交通の便がいいもう1つの新大阪の拠点に本社機能を移転する計画を進めていました。

そして、本社機能の移転に伴って新しいオフィスの形を模索していく中で、大阪だけでなく関西エリアの拠点全体でABW（Activity Based Working）という考え方を取り入れることになりました。集中スペースやWeb会議スペースを設け、関西エリアにいる社員は、新型コロナウイルス感染症の影響でテレワークなども実施する中、出社の際はどの拠点を使ってもいいという運用をしています。また、従業員が携わる現場も近〜遠距離のものがあるのですが、これまでは都度現場から自分のデスクがある拠点に戻っていましたが、現在はどの拠点でも仕事ができる状況を整えています。

─ ABWを取り入れたオフィス作りには、コロナ禍も影響していますか？

コロナ禍は、以前から進めていたデジタル化を、大きく進める契機になりました。

紅中はもともとデジタル化を進めていましたが、新型コロナウイルス感染症の影響によってその流れが加速したと言えると思います。出勤しなくてはいけない状況がなくなれば、身体的な負担も減り、自分の時間も有効に使える。

例えばペーパーレスで紙の資料だったものをデータベース化したり、ノートパソコンで仕事ができる仕組みもどんどん取り入れています。Web会議の導入も、そういった流れの一つですし、営業にも社用車を使わずに、カーシェアリング・サービスを使ったり、オフィスにかかってきた電話についても、電話をどこでも受けられる外部のサービスを導入して、解決しました。

いまは、所有しないでも使える外部のサービスがたくさんあるので、コロナ禍の中で、そういったものを積極的に活用するようになりましたね。Akerun入退室管理システムの導入も、その中の一つです。

─ Akerun入退室管理システムをお選びいただいた理由はどこにあるのでしょうか？

導入のしやすさとセキュリティの担保、そして目新しさですね。将来的には、勤怠管理との連携も視野に入れています。

検討時には、誰が、いつ、どこのオフィスに出入りするのかわからない環境を作るにあたって、設計の担当者と鍵をどうするかという話し合いがありました。インターネットでAkerunをよく見かけていたこともあって、導入しやすい契約形態でしたし、設定が簡単ということも決め手になり導入しました。また、最新のテクノロジーであり、目新しさがあったのも大きなポイントでした。

いまは、新本社には感染症対策も兼ねて非接触で扉を自動開閉できる「タッチレスエントリー・ソリューション」をオプション搭載したAkerunコントローラーを、難波にある拠点にはAkerun Proを導入しています。難波の拠点は、女性社員の比率が高いこともあって、セキュリティ面でも導入の意義は大きかったですね。ビルそのもののセキュリティがそれほど強くなくても、フロアの入口の部分で安心・安全を担保できるのが、Akerun入退室管理システムの強みだと思います。

Akerunコントローラーのオプション機能として提供されるタッチレスエントリー・ソリューションの詳細はこちら

─ ABWの推進にあたって、Akerun入退室管理システムはどのような点で貢献できていますか？

ICカードやスマートフォンのアプリを鍵として、複数の拠点に出入りすることができるようになり、Akerunが紅中のABWのインフラになっています。

2020年4月の緊急事態宣言後に、出社をしなくてもある程度仕事ができるという感覚を掴んでいたので、BCP対策も念頭に、そのまま出社を前提にすることをやめて、まずは関西エリアからどこでも働ける環境にしようということになりました。

しかし、関西エリアのオフィスに出入りする社員全員にすべての拠点の鍵を渡すのも現実的ではありません。その点、Akerun入退室管理システムなら社員が持つICカードやスマートフォンにクラウド上から全拠点の鍵権限を付与することができます。鍵として利用できるICカードやスマホは今では誰でも持っているので、社員も物理鍵を持つよりも絶対ラクになりますよね。

いま、関西エリアの社員は、ICカードやスマートフォンのアプリを鍵として、複数の拠点に出入りすることができます。これはAkerun入退室管理システムが紅中のインフラになっているということだと思っています。

そして、自社でABWを取り入れることになって、何時に誰がオフィスに出入りしたのかを管理する必要が出てきましたが、Akerun入退室管理システムならその記録もできます。
現在のところ、Akerunと勤怠管理システムとの連携はしていませんが、将来的にはそういった連携も構想として持っています。

─ Akerun入退室管理システムをしばらく運用されてみて、どのような感想をお持ちでしょうか。

空間創造も手がける私たちの提案材料のひとつにもなると思っています。また、拠点を横断した勤怠管理にも、Akerunなら対応しやすいですよね。

私は京都に住んでいるのですが、その日の業務によって、兵庫へ行ったり、京都市内で移動したり、施工現場へ行ったりと、色々な場所で仕事をしていました。コロナ禍以前は、現場からオフィスへ戻るために、Uターンするようなルートを通るしかなかったり、いま思えば、移動のための時間や交通費を無駄に使っていたと感じますよね。

また、新本社に導入した「タッチレスエントリー・ソリューション」は、既存の扉に後付けして非接触で扉の自動開閉ができるというユニークなソリューションなので、それを見て「おっ！」と驚かれるお客様も多く、本題に入る前のアイスブレイクにもなりやすいです。

新本社自体、設備に抗ウイルスコーティングを施すなどの感染症対策を実施しているので、入口もドアノブに触れずに開けられるように自動ドア化したい、という思いから導入を決めたんです。また、新本社は当社のショールームでもあるという考えを持っているため、導入したAkerun入退室管理システムをお客様の事業所などを設計する際の提案材料の一つとしても活用しています。

私たちのオフィスは、自社ビル、オフィスビル、工場隣接の事務所など、その形は多岐に渡っています。今後、そういった拠点を横断した全社的な勤怠管理を実施することになっても、Akerun入退室管理システムなら勤怠管理システムと連携もできるので対応しやすいですよね。