勤怠とは？基礎知識からメリット、導入事例まで解説します

勤怠の意味

従業員の勤怠を正確に把握することは、企業や組織にとって様々な理由で重要です。例えば従業員の労働時間や出勤状況を把握することは、適正な賃金の支払いや残業代の算出に直接影響を与えます。そのため勤怠の管理は、労働者の権利を守るための必須条件でもあります。

また勤怠は、業務の進捗管理やスケジュール調整にも影響し、効率的な業務遂行やリソースの適切な配分にも役立つものだと言えるでしょう。詳しくは後述しますが、労働関連法制においても勤怠管理は義務化されており、適切な勤怠管理を行うことは、企業や組織の法令遵守の姿勢を示すことにもつながります。

勤怠を把握すべき理由

勤怠に関して把握すべき項目は、企業や組織によって異なるものの、主に以下のような項目を勤怠情報として記録しています。

勤怠の把握すべき項目

勤怠を管理する方法も、企業や組織により様々ですが、大きく分けるとアナログな手法とデジタルな手法があります。

アナログな手法としては、出勤簿や勤務表といった紙媒体による管理方法が挙げられます。メリットとしては、導入コストが低く、難しい操作などを覚える必要がないので誰でも簡単に作業できることです。

一方、手書きの記入が必要であり、入力に誤りや漏れが発生しやすかったり、集計や分析作業に手間や時間がかかるといったデメリットや、記入漏れや集計ミスといったヒューマンエラーが発生しやすい点は否めません。

担当者のミスによって、正確な勤怠情報を把握できなくなり適正な給与を支払えないリスクもあります。最悪のケースでは、従業員に対して不当な労働時間を申告させてしまい過労や適正な労働時間を定めた法令への違反につながってしまうなど、部門だけでなく企業全体にとっての大きな問題に発展しかねません。

デジタルな手法としてよく知られているのは、勤怠管理システムやオンラインのタイムレコーダーが挙げられます。メリットとしては、インターネット環境があれば場所を選ばずに出退勤などを記録できるので働き方などを問わずいつでも勤怠情報の入力が可能になることや、集計や分析に関わる作業を自動化できることが挙げられます。

利用者数や企業規模によっては導入コストが高くなる場合があることや、担当者が操作方法を覚える必要があるなどデメリットになることもありますが、比較的導入コストが低く、わかりやすい操作画面や管理画面を備えたシステムが増えてきていることもあり、事前に下調べして自社に合ったシステムを導入すれば問題ないでしょう。

勤怠管理をする方法やそれぞれのメリット/デメリット

就業管理システム「MINAGINE」を提供する株式会社ミナジンが200名の人事・総務担当者を対象に実施した調査（※）によれば、小規模な会社では、多くの割合で手書きやタイムカードによる勤怠管理を実施している実情が明らかになっています。
出典：HRzineニュース（2020/10/29）

そういった企業では、クラウド上の勤怠管理システムなどを導入すると勤怠情報の正確性を担保し、集計・分析作業を効率化することにつながるのでおすすめです。

また、デジタルならではのメリットとして、法改正や働き方の変化が起きた際に、自動でアップデートされたり柔軟に対応しやすいことも、勤怠管理システムを使用するメリットの1つと言えるでしょう。

勤怠管理していると生じる課題とその解決法

下記の記事では、スマートロックを活用したAkerun入退室管理システムと勤怠管理システムを組み合わせて、勤怠打刻を自動化した企業の事例を紹介しています。この記事と併せてご参照ください。

事例から見る勤怠管理システムを導入する効果

代表的なクラウド型の勤怠管理システムとしては、「ジョブカン」、「King of Time」、「freee勤怠管理」、「TeamSpirit」などが挙げられます。それぞれの特徴を、簡単にまとめましたので参考にしてみて下さい。

＜導入事例＞

事業拡大とオフィス移転に伴うセキュリティやガバナンスの強化を、Akerunでスピーディーかつ手軽に実現

API連携でセキュリティ向上、勤怠管理、ワークライフバランスの見直しを同時に実現

既存のセキュリティカードを鍵として活用し、入退室管理を一元化。勤怠管理連携も実現

勤怠管理を効率的に実施するために活用できるツール

フォトシンスが提供する「Akerun 入退室管理システム」は、これら勤怠管理サービスと組み合わせることで、より効率的な勤怠管理を実現できるツールです。

Akerun 入退室管理システムは、Bluetoothなどの無線通信や、インターネットを経由して解錠・施錠できるシステムです。勤怠管理システムと連携することによって、入退室の記録を自動的に勤怠管理システムに出退勤打刻として記録できるという特徴があります。

具体的には、Akerun 入退室管理システムが設置されたドアから入退室をすると、Akerunに記録されたログ／履歴を自動的に勤怠管理システムに反映させることができます。

また、クラウドを通じて勤怠管理システムの管理画面にアクセスしてリアルタイムに勤怠情報を確認することができます。

このようなシステムを導入することで、例えば今まで紙ベースだった勤怠管理を行う必要がなく、さらに勤怠打刻もオフィスに入退室するだけで実施できるので、従業員の打刻忘れや打刻漏れを低減することができ、その結果、月末月初の勤怠締めの業務効率化を図れる点は、Akerun入退室管理システムと勤怠管理システムを併せて導入する大きなメリットだと言えるでしょう。

「従業員が実際の労働時間よりも過大に申告する」といったトラブルも防止することに繋がり、分単位の正確な残業代の算出が可能になります。

また2019年に改正された労働安全衛生法で従業員の労働時間を客観的な方法で把握することが義務付けられましたが、Akerun入退室管理システムを利用することで、出入りした時間が勤怠打刻にできるので、従業員の労働時間を正確かつ客観的に把握することが可能になり、この要件を満たすことができます。

（連携するシステムによって入退室の度に自動で打刻してくれるものや1日の初めの入室時刻と最後の退室時刻の1回ずつの場合など違った打刻方法になります。詳しくはお気軽にお問合せください。）