Akerun(アケルン) | スマートロック
導入社数No.1の法人向け入退室管理

はじめに

従業員や来訪者の入退室管理は、低コストで導入・運用できる入退室管理アプリがおすすめです。しかし「どのアプリが使いやすいのか？」
「初めての導入でどの入退室管理アプリを選べばよいかわからない」といった企業担当者もいらっしゃるのではないでしょうか？
この記事では、入退室管理アプリでできることやメリット・デメリット、選び方などを解説するとともに、おすすめ5選も紹介します。

入退室管理アプリとは？

従業員や来訪者の入退室を管理・記録するアプリ

入退室管理アプリとは、オフィスや店舗／施設などの従業員や来訪者または利用者の入退室を記録／ログして管理できるアプリです。
入退室管理アプリには大きく分けて、受付に据え置き型端末を設置して入退室を記録する入退室管理アプリと、スマートロックと連動してICカードやスマートフォンなどによるドアの施錠・解錠に伴って入退室を記録する入退室管理アプリの2つのタイプがあります。

• 据え置き型端末で利用できる入退室管理アプリ
  据え置き型端末にアプリをインストールして、オフィスの来訪者や店舗／施設の利用者などがそのアプリ上で名前などの情報を入力することで入退室の履歴を記録・把握するのに使用される入退室管理アプリです。これまで、オフィスに取引先が来訪した際に、受付担当者が営業担当者を電話で呼び出したり、紙に記帳して入退室管理を行っていましたが、アプリを使用することで担当者に自動で来訪者情報をメールで通知し、入退室を記録することから受付業務の効率化を図れます。また、塾や教室など施設では、入口で端末のカメラに向かってアプリ内にあるQRコード、またはアプリと連動している読み取りリーダーにカードをかざして入退室を記録することも可能です。
  

• スマートフォンで利用できる入退室管理アプリ
  スマートフォンを使って、オフィスや店舗／施設のドアなどに設置されたスマートロックなどと連動して入退室情報を管理できる入退室管理アプリです。このアプリはスマートロックなどを連動してドアを施錠・解錠するとそのアプリの所有者の情報などを元に入退室情報がクラウド上で記録／ログの確認ができたり、利用者の解錠権限の設定ができるものです。他にもスマートフォンのNFCや社員証、交通系ICカードなどを使って鍵を施錠・解錠できるので利便性に優れていたり、解錠権限の設定を細かく行えるので指定エリアへの不正侵入を防ぐことができることからセキュリティ強化につながります。

上記は、スマホアプリ（モバイルアプリ）に関するものですが、アプリの中にはWebブラウザを経由して利用するWebアプリがあります。このWebアプリは、普段Webサイトなどを見るために使っているChromeやSafariなどのWebブラウザから利用するものになります。

• パソコンで利用できる入退室管理アプリ
  スマートフォンで利用できる入退室管理アプリ（スマホアプリ）と同様でスマートロックと連動して入退室管理ができるWebアプリです。スマホアプリとWebアプリの機能の違いは、製品によって異なりますが、多くの場合はスマホアプリよりWebアプリの方が、より細やかな機器の設定や履歴の情報閲覧、また鍵などの権限管理などができます。メーカーによっては、スマホアプリとWebアプリのどちらも提供しています。その場合、事前に両者の機能性の違いを確認しておくとよいでしょう。

入退室管理アプリを導入するメリットと想定されるデメリット

メリット

• オフィスや施設の入室制御によりセキュリティ強化が図れる

• 物理鍵の管理（複製・貸出し等）が不要になり紛失などのリスクがなくなる

• 従業員や利用者の入退室情報をアプリ上で管理できる

• 低コストで入退室管理アプリを導入できる

• 人的コストの削減につながる

• 外部システムとの連携で業務効率化に繋がる

入退室管理アプリにより、従業員や来訪者の入退室情報の把握・管理に加え、従来は人が行なっていた記録や管理などの業務をアプリに代替させることもできるため、人的リソースや人件費などの削減にもつながります。

また、スマートロックなどと連動している入退室管理アプリの場合、入退室情報を専用アプリで管理することで、オフィスや店舗／施設のドアの解錠権限を利用者のみに付与することで部外者が侵入できなくなるためセキュリティ強化につながったり、従業員による個人情報や機密情報、重要書類などの無断持ち出し、紛失、漏えいといったトラブルの防止になります。万が一、トラブルが発生した際も、関係者を特定しやすいというメリットがあります。

入退室管理アプリには、システムによって勤怠管理システムや顔認証システムといった、外部サービスと連携できるものもあります。例えば、スマートロックと連動する入退室管理アプリの場合、スマートロックを通じて取得した入退室履歴のデータを勤怠管理システムに自動で取り込み勤務時間として記録することができます。

また、入退室と同時に打刻できることから利便性が向上するだけでなく、労務・人事担当者の業務の負担を軽減させて人的コストの削減につながる可能性もあります。

デメリット

タブレットやスマートフォンなどデバイスの電池切れによって、入退室情報の入力・記録ができなくなるまた、入退室を記録するために、読み取りリーダーやスマートロックとアプリを連動させる場合は、以下のデメリットがあります。

• スマートロックや読み取りリーダーの電池切れによって、ドアの施錠・解錠ができなくなる

• 災害やそれに伴う停電によってWi-Fiなどの通信環境の悪化によって本体機器または、読み取りリーダーなどが使えない可能性がある

• 取り付け工事が必要になるものもある

入退室管理アプリを導入する際の初期費用は低いため、それほど負担にはなりません。しかし、アプリを利用する端末やスマートフォンなどの電池切れで使えなくなったり、通信環境が悪化して使えない場合があります。

また、入退室アプリと連動する読み取りリーダーやスマートロックを取り付ける場合は、配線工事などが必要になることもあり、さらに、工事が必要なケースでは賃貸住宅や賃貸オフィスなどでは、退去の際に元通りに戻すための原状回復費用や修繕費用が必要になることもあるので注意が必要です。

失敗しない入退室管理アプリの選び方

例えば、学習塾や教室など、入退室した人や時間だけを記録できればよいというケースであれば、据え置き型端末で利用できる入退室管理アプリがおすすめです。

一方、入退室記録に加えて、オフィスや店舗／施設などのセキュリティ強化や従業員の勤怠管理を入退室管理と同時に行いたいといった場合は、スマートロックと連動してスマートフォンでドアの施錠・解錠が可能な入退室管理アプリの方が適しています。自社の入退室管理をする目的に合わせて選びましょう。

入退室管理アプリのおすすめ5選

累計7,000社を超える圧倒的な導入実績を持つ「Akerun」

累計7,000社以上の導入実績を持つ、スマートロックを活用した入退室管理システムです。専用アプリを使ってオフィスの鍵を解錠できると同時に自動で「誰が」「いつ」「どこで」入退室したのかを記録されるため、入退室管理だけでなくセキュリティ強化にもつながります。

また、工事不要でドアのサムターン（つまみ）に被せるように貼り付けるタイプの後付け型スマートロックなので、移転や引越しの際に原状回復の費用がかからず、移転や引越し先でも引き続き使うことができます。

さらに、勤怠管理システムや顔認証システムといった外部サービスとの連携も可能なので、生体認証によるさらなるセキュリティ強化だけでなく、労務管理への活用を通じた人事・労務担当者の業務負荷を軽減できるなど、より幅広く活用することができます。

塾などの入退室管理に便利な「スクパス」

塾やスクールなどのタイムカードからの置換・入退室管理におすすめのアプリです。生徒の入退室を記録するだけでなく、入室情報を保護者に自動通知できます。

また、授業の時間割の共有や欠席の連絡、成績の管理、決済などさまざまな機能を1台で行うことができます。

オフィスや店舗の受付を簡素化「ReClip」

打ち合わせ予定の取引先や宅配便業者などが自分の氏名や会社名、用件などをタブレットに入力すると、社内の担当者に直接通知が送られます。

受付業務が不要になるため、受付担当者の業務の負担を軽減できたり、人的コスト削減につながります。

賃貸物件やホテルの入退室管理に便利な「KEYVOX」

賃貸物件やホテル、レンタルオフィスやレンタルスペース向けのスマートロックを活用した入退室管理アプリです。予約受付やチェックインサービス、部屋の割当管理、決済などを行うことができます。

スマートロックの設置には、配線工事が不要なので手軽に導入できるほか、Googleカレンダーや自社システムとの連携も可能です。

低コスト＆工事不要で導入できる「カギカン」

事前に解錠権限を登録したスマートフォンやタブレットを身につけておけば、ドアに近づくだけで自動解錠される、後付け可能な入退室管理システムです。

専用アプリやICカード、暗証番号、PINコードなど導入後の利用シーンに合わせて解錠方法が選べます。

入退室管理システム「Akerun」はその他にもさまざまな魅力があるのでおすすめ

サムターン錠や自動ドアなどに後付けできる

Akerunは、既存のドアのサムターン（つまみ）に被せるように取り付けるだけなので工事も不要で自分で簡単に後付けできます。
また、既存のドアがサムターン（つまみ）以外の電気錠、電磁錠などの場合でも、簡易工事だけで後付けできる製品もあるので、自社のドア環境に合わせて柔軟に対応できます。

スマートフォンやICカードなどで施錠・解錠できる

• スマートフォン、Apple Watch

• ICカード（社員証、入館証、交通機関）

• 専用アプリ

このように、さまざまな端末やカード、アプリなどで施錠・解錠できるのもAkerunの特徴です。
例えば、来訪者は、事前に鍵の解錠権限を付与したURLをメールで送信しておけば、来訪時にそのURLリンクをクリックするだけでドアを解錠できるなど、用途や利用者の特性などによって使い分けることができます。

外部の勤怠管理システムなどと連携できる

Akerunは外部サービスの勤怠管理システム、顔認証システム、会員管理・決済システムなどとAPI連携が可能です。
例えば、勤怠管理システムと連携すると、入退室記録を活用して勤怠管理をすることで、従業員の勤怠をより正確に記録・把握できるといった労務担当者の業務の負担が減り、人的リソースやコストを削減できます。

入退室管理アプリの導入を検討されている担当者はぜひ、オフィスや店舗／施設における様々な課題を解決し、入退室管理を通じた業務効率化が可能な後付け型スマートロックAkerunを検討してみてはいかがでしょうか。