安価な入退室管理システムおすすめ3選！工事不要・初期費用0円のシステムも紹介

初期費用

初期費用には、主に入退室管理システムの本体機器やカードリーダーなどの認証機器の購入・設置にかかる費用、配線などの工事費用、サーバー構築費用などがあります。

ランニングコスト（月額/年額費用）

入退室管理システムは、初期費用だけでなく、利用するためのランニングコストもかかることを考慮しなければなりません。オンプレミス型の場合は、ソフトウェアやアプリケーションのアップデート費用、サーバーの保守・交換費用、入退室管理システムの利用者を追加する場合の登録作業の費用、自社でシステムのカスタマイズするためのIT技術者の人件費など様々なランニングコストがかかります。

さらに、入退室管理システムと自社独自のシステムや外部サービスを連携する場合は、追加のシステム改修費用費も必要になることもありますクラウド型の場合は、システムの利用料（サービスを利用するための月額費用または年額費用）がかかります。

原状回復費用／修繕費用

取付工事が必要なシステムを導入する場合は、オフィスを移転する際に原状回復費用がかかるケースがあります。一方、後付け型の貼り付けるタイプなら、簡単に剥がせて、そのまま新しいオフィスに付け替えられるため、原状回復費用や修繕費用はかかりません。

初期費用・ランニングコストが抑えられる「クラウド型」を選ぶ

安価に入退室管理システムを導入するなら、初期費用・ランニングコストが抑えられる「クラウド型」がおすすめです。

オンプレミス型の場合は、本体機器や専用サーバー、ソフトウェアなどの購入にかかる初期費用が高額になり、導入後もシステムの保守のための様々な費用がかかります。また、運用中の故障やトラブル対応、メンテナンスのために、内製／外注を問わずITに詳しい技術者も確保しなければなりません。

一方で、クラウド型なら、クラウド上で入退室履歴を記録／保管されるため自社で専用サーバーやソフトウェアを購入する必要がありません。また、自社で後付けできるシステムの場合は、工事費用もかからず、さらに本体機器や認証機器をレンタルするタイプであれば機器の購入費用もかからないため、月額または年額のシステム利用料のみを支払うだけで利用できます。また、入退室管理システムで利用するWeb管理ツールは、専門知識がなくても運用しやすいように工夫されているため、外部のITに詳しい技術者を雇う必要もありません。

工事が不要で初期費用を抑えられる「後付け型の貼り付けるタイプ」を選ぶ

入退室管理システムの取り付け方法は、大きく分けて主に以下の3種類です。

「シリンダー（鍵）ごと交換するタイプ」と「ドアに穴を開けて取り付けるタイプ」は工事費用がかかる場合がありますが、「強力な両面テープで貼り付けるタイプ」は、自社で簡単に取り付けられるので、工事不要で初期費用を大幅に抑えられます。そのため、安価で入退室管理システムを導入するためには、「強力な両面テープで貼り付けるタイプ」がおすすめです。

自社のシステムと連携が可能で、労務管理や会員管理などの様々な業務効率化によるコストダウンが期待できるタイプを選ぶ

入退室管理システムは、外部サービスと連携させることで、業務の効率化によるコストの削減が期待できます。 例えば、勤怠管理システムとの連携により労務担当者の作業工数や手間を減らしたり、監視カメラと連携して警備員や受付スタッフなどの人件費を削減したりすることが可能です。

クラウド型の入退室管理システムは、あらかじめ柔軟に他システムと連携できる仕様になっているものが多いので、導入前に、入退室管理システムが自社システムや使いたいシステムと連携できるのか確認しておきましょう。連携させると便利なシステム例は主に以下になります。

自社にあった認証方法があるか

入退室管理システムでは、主に以下の4つの認証方法が多く使用されています。企業の規模や運用する場所などによって適した方法を選びましょう。

暗証番号式は、鍵の代わりとなるデバイスを持たなくても暗証番号を入力するだけでドアを解錠できます。しかし、背後から暗証番号を盗み見られるなどして番号を知られた場合、外部の人に不法侵入される危険性があります。

カード式は、利用者がいつも持ち歩いている交通系ICカードや社員証に解錠権限を付与できるため、新しくカードを購入する必要がなく、導入コストを抑えられます。また、一人ひとりが固有のIDで利用者登録するので、暗証番号を盗み見られる可能性がないためセキュリティ強度が高まります。デメリットとしては、カードを紛失するリスクがあることですが、物理鍵やスマートフォンなど複数の解錠手段を持つことで解決できます。

生体認証式も鍵の代わりとなるデバイスが不要な認証方法ですが、認証精度に個人差があり誤認証が生じるリスクがあります。例えば、指紋認証の場合は指に怪我をしたりして生体情報に変化が生じると、上手く読み取れず認証がうまくいかないケースもあります。また、導入に高額な費用がかかる場合もあります。

Web管理ツール見やすさ・使いやすさ

入退室管システムを導入する前に、社内のメンバーが簡単に使えるシステムなのか確認しておきましょう。特に、Web管理ツールや専用アプリが見やすく使いやすいシステムを選べば、直感的に使えるためスムーズに導入・運用できます。もし導入後、使い方が分からない場合は、公式サイトや製品サポートサイトを見たり、サポートセンターに問い合わせてみましょう。

セキュリティ強化に役立つ機能が備えられているか

外部からの侵入防止や、内部からの情報漏えい防止などセキュリティ対策に役立つ機能を備えているか確認しましょう。もし、自社で内部・外部を問わず情報漏えいが発生すると、損害賠償などに加えて、取引先からの信頼を失ったり、顧客や取引先からの契約解除など経営的にも大きな損失になりかねません。

鍵の開閉の度に自動で「いつ」「誰が」「どこに」入室・退室したのかが記録される入退室管理システムなら、不正侵入や情報漏えいなどのトラブルが発生した際も取得した入室履歴を確認して不審者を特定しやすくなります。また、役職や業務内容に応じた入室制限、個人を特定した入退室履歴記録の管理なども、セキュリティ強化に役立ちます。

さらに、オートロック機能を備えた入退室管理システムであれば、鍵の閉め忘れなどによる不法侵入の防止になり、セキュリティを強化できます。

外部サービスと連携できるか

入退室管理システムには、勤怠管理や予約管理、決済、監視カメラなど外部サービスと連携できるシステムもあります。また、既に自社で導入しているシステムと連携することで、業務効率化に繋がり、人件費などのコスト削減も実現できます。

そのため、導入したい入退室管理システムが、既に導入しているシステムや導入予定のシステムと連携できるか確認しておきましょう。例えば、入退室管理システムと勤怠管理システムを連携すれば、入退室管理システムに記録された従業員の入退室の履歴情報を勤怠管理システムに自動で取り込み、出退勤の情報として記録することが可能です。残業などの勤務実態などを正確に把握できるため、労務管理業務の効率化に繋がります。

十分なサポート体制があるのか

製品の機能性だけでなく、導入～保守までのサポートが充実している入退室管理システムを選びましょう。サポート体制が整っているシステムを選べば、万が一の故障や不具合などトラブルが起こった場合も迅速に対応してくれるので安心です。

Akerun

Akerunは、スマートロックを活用した入退室管理システムです。既に多数の大手企業やベンチャー企業などが自社の入退室管理システムにAkerunを導入しており、導入実績が累計7,000社以上の実績を持ちます。Web管理ツールや専用アプリから正確な入退室履歴を確認できたり、外部サービスの勤怠管理システムと連携すると正確な勤務状況を把握できます。

RemoteLOCK

『RemoteLOCK』は、レンタルスペースや無人店舗など様々な空間ビジネスのアクセス管理に活用されている入退室管理システムです。はじめは、本体機器の購入費用や取り付け工事費用が初期費用としてかかります。一方、レンタルプランを選べば初期費用はほとんどかかりません。また、予約・受付など様々なシステムと連携できるため、鍵の受け渡し業務から解放されます。

カギカン

カギカンは、ドアに貼り付けるだけで設置できる後付け型入退室管理システムなので、工事不要で初期費用はほとんどかかりません。月額費用は「コンソール利用費＋レンタル機器費用＋オプション」という内訳で、利用費は20人までは無料、21人目からは1人100円かかります。