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導入社数No.1の法人向け入退室管理

はじめに

「労務管理」とは、従業員の勤怠や福利厚生などの労働に関する諸事項を管理する業務です。勤怠・給与計算・安全衛生・社会保険、そしてコンプライアンスなど多岐にわたる業務を担当するため、業務の効率化や業務負担の軽減を考えている人もいるのではないでしょうか？

この記事では、労務管理の基礎知識や問題点を解説するとともに、その問題点を解消するための対策もお伝えします。労務関連の業務効率化を理解し、生産性を向上させるための対策を実施してみて下さい。

労務管理とは

労働を管理する業務

労務管理とは、組織における労働に関連する事務および労働を管理する業務のことです。具体的には労働状況の把握・管理、給与管理、社会保険の手続き、福利厚生などが挙げられます。

勤怠管理や人事管理との違いは？

• 勤怠管理
  勤怠管理は労務管理の1つで、主に従業員の労働時間や残業時間、遅刻、早退、欠勤、有給休暇の取得状況など勤怠情報に関わる状況を把握・管理します。労働基準法第108条で、企業が全従業員の勤怠情報を適切に管理する義務があると定められています。

• 人事管理
  人事管理は、従業員の採用や育成、人事評価、退職手続きなど企業内の規則や処遇を中心に人に関する管理を担います。それぞれの対象となる領域も労務管理は「会社全体で労働に関わる部分」、人事管理は「個々の従業員に関わる部分」といった違いがあります。

労務管理の目的や役割

効率性と生産性の向上

従業員の健康維持や働きやすい環境を整えることで、業務の効率化や生産性の向上などを図るのが労務管理の大きな目的・役割です。そのための労働関連の管理全般という重要な責務を担っています。

法令遵守とリスク回避

就業規則の作成や労働環境の整備、従業員の健康維持など労働に関する各法令に則って対応しながら管理します。法令を遵守した労務管理を行うことは、法令違反による罰則や企業の信頼、従業員や家族の心身などに関する様々なリスクを回避することにも繋がります。また、企業のコンプライアンスという観点からも大変重要な役割です。

労務管理の業務内容は多岐にわたる

勤怠管理と給与計算

出退勤時間や残業時間、遅刻、早退、欠勤、有給休暇などの勤怠情報を正確に把握し、そのデータをもとに給与計算を行うのが労務管理の重要な業務の1つです。

労働条件や福利厚生の管理

企業が労働者を雇用する際に労働者に対して労働条件を明示する労働条件通知書の発行、労働者が異動や昇進などで労働条件が変更された際の手続きや給与計算システムの設定変更なども担います。

また健康保険や雇用保険などの法律で義務付けられている法定福利、社宅や育児休暇などの社内で定められた法定外福利、その両方を管理したり手続きを行うのも労務管理の業務です。

就業規則の作成・改定・管理

10名以上の従業員（アルバイト含む）がいる企業は、就業規則を作成して管轄する労働基準監督署に届け出る必要があります。そのため、就業規則を作成したり、必要に応じて改定したりする仕事も労務管理の業務です。※
※出典：就業規則作成・届出に関する FAQ｜厚生労働省

法定三帳簿の管理

労働者名簿・賃金台帳・出勤簿を法定三帳簿といいます。労務管理では、労働基準法第107条・第108条で定められた法定三帳簿の整理や管理も大切な仕事です。法定三帳簿が適切に管理されていないと、労働基準法違反となり罰則を課せられるおそれがあります。※
※出典：労働基準法で規定された代表的な4帳簿｜厚生労働省

安全衛生・健康管理

従業員が安心して働けるよう、職場の安全衛生を保つことも労務管理の仕事です。例えば、従業員に健康診断の通知や実際に受診したかどうかを確認したり、常時50人以上の労働者を使用する事業者であれば健康診断の結果を記録し、労働基準監督署への報告をする必要があります。※
また心身の健康を維持するための対策として常時50人以上の労働者を使用する事業者では、1年ごとのストレスチェックの実施も義務付けられています。それらの社内通知や産業医への連絡も労務管理が担います。

※出典：定期健康診断結果報告書【様式第6号（第52条関係）】

コンプライアンスと業務改善への取り組み

企業のコンプライアンス意識を高めていくのも労務管理の仕事です。その一環として、各種ハラスメント（パワハラやモラハラ、セクハラ、マタハラなど）の相談窓口となり、内容に応じて具体的な対策を講じます。

他にも、勤怠情報を基に長時間労働を続けている従業員に改善や働き方の見直しを促すとともに労働環境の改善に取り組んだり、法律で定められている障害者雇用の促進を目指して企業の体制を整えることも含まれますます。

労務管理が抱える問題点や課題とは

働き方の多様化に伴う業務負担の増加

近年、デジタル技術の普及や生活環境の変化により在宅勤務やフレックス制など、働き方が多様化しています。また就業形態も正社員・契約社員・アルバイト・業務委託・派遣社員など様々な形態があります。

このような流れを受けて、それぞれに対応する就業規則の作成や異なる労働条件に基づく正確な勤怠管理と給与計算など、労務管理の負担が増加しています。

法令遵守や情報管理への負担の増加

さらに、時代の変化に伴って、労働基準法をはじめとする労働関連法が頻繁に改正されるなど、法改正の情報を定期的に確認し、法令違反にならないように注意しなければなりません。

またデジタル技術の普及により、サイバー攻撃や人的エラーなどの要因を問わず企業が保有する個人情報や顧客情報などの情報漏洩（漏えい）が度々起きていることから、適切な情報管理やセキュリティの強化がこれまで以上にに求められるようになりました。企業の資産を守るためにも、労務管理が法令遵守の意識を強く持ち続けること、個人情報や顧客情報などに対するセキュリティ意識を高く持つことが重要です。

労務管理における勤怠管理や給与計算、情報管理を効率化する方法

労務管理は多岐にわたる業務を担当する上に、責任が重いポジションです。従業員数が多いほど勤怠管理や給与計算、情報管理などが難しく、業務量も増えやすくなります。では、労務管理の業務負担を減らし、効率化や人的コストの削減を目指すには、どのような方法があるのでしょうか？以下で主に3つの方法を紹介します。

勤怠管理システムの導入

勤怠管理システムを導入すれば、ICカードや専用アプリ、顔認証などで打刻でき、自動で勤怠情報を記録できるため、打刻忘れや打刻の改ざんのリスクを低減できます。クラウド型勤怠管理システムを選べば、法改正にも自動で対応し、アップデートされるので法改正時にも安心して労働時間の管理を行えます。また、給与計算システムと連携すればクラウド上で記録された勤怠情報を使って、自動で給与計算もできます。

セキュリティソフトの導入や社員研修

個人情報や機密情報の流出・漏洩（漏えい）は、一瞬にして企業の社会的信用や売上の減少、場合によっては企業の存続を危うくするリスクがある重大事件です。そのため、マルウェア感染や不正アクセスなど等に備えたセキュリティソフトの導入は、必要不可欠です。

入退室管理システムの導入

セキュリティソフトや勤怠管理システムの導入で、労務管理業務の効率化が図れますが、特におすすめなのが入退室管理システムです。勤怠管理システムと連携できる製品なら、入退室と同時に勤怠を記録できるため打刻漏れや改ざんといったリスクをより一層防ぐことができる上、解錠権限を付与された人しか入退室できないため、部外者による不法侵入を防ぐなどセキュリティも強化できます。

万が一、情報漏洩（漏えい）などが発生した場合でも、入退室管理システムがあれば入退室履歴を確認し、該当時間にその場にいた従業員を特定できるため、早期解決に繋がります。セキュリティソフトなどのその他のセキュリティ対策ソリューションと一緒に導入すれば、情報管理におけるセキュリティを物理的にも強化でき、労務管理業務のさらなる効率化も図れます。

勤怠管理システムと連携できるAkerun入退室管理システム

打刻漏れは、労働関連法令の違反や給与の未払い、労務担当者の業務負担の増加などのリスクがあるため企業・従業員の双方にとってデメリットとなるものです。このような打刻漏れを防ぐには【勤怠管理システムと連携が可能な入退室管理システム】を導入するのがおすすめです。

Akerun入退室管理システムとは

Akerun入退室管理システム（以下、Akerun）は、国内導入社数No.1のクラウド型入退室管理システム※です。一般的なサムターン（つまみ）のドアだけでなく自動ドアや電気錠まで、今お使いのドアに後付けするだけで設置でき、その日から使うことができます。

サムターンに対応している製品であれば、強力な両面テープで貼り付けるためドアや壁に穴をあける工事が必要なく、ドアを傷つけずに設置できます。そのため、賃貸物件でも原状回復が必要なく、簡単に取り外して移転先でも継続して使えます。またスマートフォンや交通系ICカード、社員証など様々な手段で施錠・解錠できるのも特徴です。
※日本マーケティングリサーチ機構調べ（2021年6-7月期_指定領域・日本国内における検証調査）

勤怠管理システムなど様々な外部システムと連携できる

Akerunが提供しているAPIを利用して、今導入している、または導入予定の外部の勤怠管理システムと連携できます。また顔認証システムと連携させれば、手ぶらでも打刻できるため従業員の手間が軽減されます。Akerunの導入により、労務管理の大きな役割だった「労働環境の整備」に加え、労務管理の効率化にも繋がります。

入室制御によってセキュリティの強化ができる

Akerunでは、特定の場所への入退室を制御できます。例えば、機密情報を取り扱うエリアに入退室できる従業員を限定したり、曜日や時間帯など解錠できる日時を細かく設定して一時的に解錠権限を付与できます。解錠権限を付与されたデバイスを持っている人のみ入退室できるため、個人情報を始めとした重要な情報をこれまで以上に強固に管理できます。

またAkerunは、入退室した履歴／ログをクラウド上で記録するため入退室履歴を可視化でき、入退室管理もより効率的に行えます。入室制御できることで、機密情報や重要データが入ったパソコンなどの不正持ち出しの防止、警備員の増員による人的コストの削減なども図れます。業務負担が増え続ける労務管理業務の効率化だけでなく、個人情報や顧客情報、そのほかの機密情報など大切な会社の資産を守ることに繋がります。

労務に関する問題・課題の解決方法をお探しの方はぜひ、以下のAkerunの資料をご覧いただきお気軽にお問い合わせください。