【2023年最新版】タイムカードとは？集計方法や課題、解決法まで解説！勤怠管理のデジタル化で効率化もできる

タイムカードとは

タイムカードとは、オフィスや店舗／施設などで従業員の労働時間の管理や把握を目的に使用されるツールです。また、給与計算をする際にタイムカードに記録した勤怠情報を基に行うため、企業と従業員にとって非常に重要な役割を担います。

タイムカードの種類

タイムカードという名称は、紙形式のカードに出退勤時間を記載していたことから名づけられましたが、2023年現在では紙のタイムカード以外にも、利便性の高いタイムカードがいくつかあります。

タイムカードの記録データを集計する方法

上記でご紹介した6つのタイムカードごとに記録データを集計する方法を見ていきましょう。

紙のタイムカードは手動での計算となるため、労働基準法に則した休日出勤や時間外労働の割増賃金を担当者自身で計算する必要があります。この場合は、タイムカードの記録データや残業申請書、日報などを照らし合わせ、労働時間を確認する必要があるため、勤怠に関連する書類の保管が必要になります。※

また集計ソフトなどで集計する場合は、どの時点の法令に基づいて作成されたソフトか確認したり、法改正に合わせてソフトも最新のバージョンに更新する必要があります。時代に合わせて法律も変わっていくため、法改正に対応していくのか検討しましょう。
※出典：改正労働基準法等に関するＱ＆Ａ｜厚生労働省（2023/07/02更新）

従業員の正確な出退勤時間を把握できない

「タイムカードをこれから導入する」「新しい種類のタイムカードに移行する」という場合は、タイムカードを使って打刻する方法と同時に企業ごとの課題を把握することでより自社に合った使いやすく、法律に則した正確な勤怠管理や給与計算が可能になります。

従来の紙のタイムカードは安価で導入できるため手軽で、これまで多くの企業で利用されてきました。但し、紙のタイムカードを使用してきた多くの企業が、主に以下のような課題を抱えてきました。

タイムカードの課題は、労務管理業務の大きな負担となるほか、法令違反により厳しい罰則が課せられるおそれもあるため、タイムカード導入の前に起こりうる課題をしっかり理解しておく必要があります。ここでは、それぞれの課題について詳しく説明し、次の章でこれらの課題への解決策もお伝えするので、ぜひ参考にしてみてください。

従業員の正確な出退勤時間を把握できない

従来の紙のタイムカードは、従業員一人ひとりが自分のタイムカードを、タイムカードレコーダーに差し込んで出退勤の打刻をするため、タイムカードの打刻漏れのおそれがあります。

労働時間の不正打刻やサービス残業の把握が難しい

紙のタイムカードを使用している企業では、タイムカードの不正打刻やサービス残業が行われていたという事例が数多く発生しています。なかにはある従業員が遅刻をごまかすために、他の従業員に連絡しタイムカードの打刻の代理を依頼するという事例もあります。また、紙のタイムカードの場合、タイムカードを打刻した後にサービス残業が行われていても雇用主が把握できず、正確な労働時間がわからないといった課題も起こっています。

集計や給与計算に手間がかかる

紙のタイムカードに記録された打刻データを使って労働時間の集計や給与計算を行う際は、労務担当が一つひとつのタイムカードを見て、従業員ごとの雇用契約や労働基準法に照らし合わせながら手作業で実施しなければなりません。

これらの作業は手間や時間がかかるのはもちろん、入力漏れや入力間違いによる人的ミスが発生するリスクがあります。このため集計や給与計算などには、二重チェック体制が必要になったり、ミスがあった場合は集計データの修正作業が必要になったりします。

紙のタイムカードの設置場所や保管場所が必要

紙のタイムカードを使用する場合、タイムカードを置いておく場所とタイムカードレコーダーを設置する場所が必要です。タイムカードの設置場所は従業員に分かりやすく、来訪者には見えにくい場所が理想です。タイムカードは壁掛けのフォルダーなどにすると場所を取りませんが、タイムカードレコーダーは打刻しやすい台を確保する必要があるでしょう。

また、労働基準法により、タイムカードの保管期間は5年間と定められている*ため、記録したタイムカードの保管場所も用意する必要があります。※1（源泉徴収簿と兼用している賃金台帳は7年の保管期間※2となるため、作成に必要な書類としてタイムカードも同じ期間保管が必要な場合もあります）
*2020年4月1日改正　労働基準法第109条
※出典：労働基準法｜e-Gov法令検索
※出典：No.2503 給与所得者の扶養控除等申告書等の保存期間｜国税庁

出張や直行直帰、テレワーク（リモートワーク）などの出退勤の際に打刻できない

紙のタイムカードは、オフィスにタイムレコーダーが設置されているため、出張や直行直帰、テレワーク（リモートワーク）などの場合、出退勤の打刻ができません。しかし、タイムカードは本人が打刻するものであり、社内のほかの従業員が打刻することはできません。このため外出中やテレワークの際は、労務に打刻申請を提出し出退勤時間を記録してもらう必要があります。勤怠管理の必要性について詳しくは以下の記事でも解説していますので、参考にしてください。

スマートロックとは

はじめにスマートロックについて簡単にご紹介します。スマートロックとは、物理的な鍵を使わずにICカードやスマホなどでオフィスに入退室できるドアセキュリティシステムのことです。オフィスをはじめ、店舗や施設など幅広い場所で導入されています。

スマートロックの仕組みは、あらかじめ解錠権限を付与されたICカードやスマホなどを読み取りリーダーにかざすことでドアを解錠し、ドアが閉まると同時にオートロック機能により自動施錠します。解錠方法には生体認証を利用するものもあります。

スマートロックと打刻システム／勤怠管理システムを連携させてタイムカードを使う仕組み

スマートロックで入退室すると「誰が」「いつ」「どこで」入退室したかという履歴／ログがクラウド上に記録されます。スマートロックと打刻システム／勤怠管理システムを連携させれば、入退室履歴のデータを活用して正確な労働時間の把握もできます。これにより、入室と退室時に鍵となるICカードやスマホを鍵の代わりに使用できるとともに、タイムカードとしての役割を果たすこともできます。

スマートロックと打刻システム／勤怠管理システムを連携させ、タイムカードとして活用するメリット

スマートロックと打刻システム／勤怠管理システムを連携させ、タイムカードとして活用する場合には、主に以下のメリットがあります。

それぞれについて詳しく見ていきましょう。

Akerunのタイムカード機能の特徴

Akerunのタイムカード機能なら、主に以下のようなことが可能です。

これらにより、不正打刻やサービス残業がなくなり、正確な勤怠状況を把握することができます。

後付け型スマートロックAkerunの利便性

後付け型スマートロックであるAkerunの入退室履歴のデータはタイムカードとしても活用できますが、スマートロック自体もオフィスや店舗／施設の利便性やセキュリティ強化に大きく役立ちます。そこで後付け型スマートロックAkerunの特徴も確認しましょう。

Akerunの利便性について詳しくは、こちらをご覧ください。