入退館管理システムのメリット・デメリットは？選ぶポイントやおすすめの製品についても解説

暗証番号

暗証番号式は、事前にタッチパネルやボタンに登録した暗証番号を入力して、解錠する方法です。比較的安価で導入できますが、入力の際に背後から番号を盗み見られてしまい不法侵入されるリスクがあります。また、暗証番号の場合は番号を知っていれば誰でも入退館できるため、「誰が」入退館したかの履歴／ログを取得することはできない点に注意が必要です。

ICカード

ICカードでは、ICカードを専用のカードリーダーに差し込んだりかざしたりして解錠できます。従業員が日常的に持ち歩いている社員証や交通系ICカードなどがそのまま解錠方法として使えるので、利便性が高まります。新たに解錠専用のICカードを作る必要がないため、初期費用を抑えて導入できる点もメリットです。 しかし、解錠手段であるICカードを家に置き忘れてしまったり紛失したりするリスクがあるため、念のために物理的な金属の鍵やスマホなど複数の解錠手段を持ち歩くのをおすすめします。

スマホ

スマホを使った解錠方法には、スマホ専用アプリで施錠・解錠する方法とモバイル系ICカードアプリ（NFCを利用したウォレット機能）を搭載しているスマホで解錠する方法の2種類があります。 万が一、スマホを紛失してもGPS機能で位置情報を取得できたり、スマホにセキュリティロック機能の設定をしておけば第三者に不法侵入されるリスクは低減できます。スマホの充電切れのリスクもありますが、ICカードの場合と同様に物理的な金属の鍵など複数の解錠権限を持ち歩くことでリスクを低減できます。

生体認証（バイオメトリクス認証）

生体認証（バイオメトリクス認証）は、指紋や静脈、顔などを認証して解錠するシステムです。 手ぶらで施錠・解錠でき、生体情報を使用することでなりすましを排除して防犯性も強化できる、などのメリットがある一方で、導入に高額な費用がかかる場合があります。また、マスクをしている、指に怪我をしたなど、生体情報に変化が生じた場合、上手く読み取れず解錠できないなどのトラブルが起こるリスクもあります。

不法侵入を防止できる

オフィスには毎日不特定多数の人が出入りします。従業員だけでなく、清掃業者、宅配業者など入館する関係者の入退館を一人ひとり管理するのは難しいでしょう。 入退館管理システムを導入すれば、オフィスビルなどに出入りする従業員が持っているICカードやスマホなどに解錠権限を付与し、来訪者には一時的な解錠権限（ワンタイムパス）を使うなどの運用を行うことで入館制御できるため、解錠権限のない部外者の不法侵入を防止できます。

内部不正・情報漏えい（漏洩）を防止できる

企業の情報漏えいや情報流出は、外部からの侵入により起こるケースだけでなく、内部の関係者による機密情報などの不正な入手や流出、持ち出しで起こるケースもあります。 入退館管理システムは、部外者だけでなく従業員の入退館も制御できるため、例えば、機密性の高い情報が保管されているエリアや施設への入退館を関係者のみに制御すれば、不法侵入を防止し、情報漏えいや機密情報の持ち出しなどのリスクを低減できます。

万が一、不法侵入をされた際は、スマホ専用アプリやWeb管理ツールから入退館のログ／記録を確認し、速やかに該当者を絞り込むこともできます。

セキュリティにかかる人件費などを削減できる

受付や警備員など人による入退館管理は人件費がかかる上に、目視などによる確認となるため見落としなど人的ミスのリスクがあります。 入退館システムを導入すれば、個人の特定と同時に正確な入退館のログ／記録も取得できるため、受付や警備員などセキュリティにかかる人件費を削減できるでしょう。

勤怠管理など外部システムとの連携で様々な業務を効率化できる

入退館管理システムの中には、勤怠管理システムなど外部システムとの連携で様々な業務をさらに効率化できるものもあります。 例えば、従来のタイムカードによる打刻では、打刻漏れや打刻間違い、第三者による不正打刻やなりすまし、打刻後のサービス残業などが起こるリスクがあり、労働時間の客観的な把握が難しいことが課題でした。

入退館管理システムを勤怠管理システムと連携させれば、入退館履歴をそのまま勤怠打刻として活用できます。従業員のオフィスビルや施設での滞在時間をより正確に把握・管理できるため、労務管理業務を効率化できます。

また、入退館管理システムと受付システムや予約システム、決済システムなどと連携させれば、施設などの利用者はWebサイトやスマホ専用アプリからオンライン上で予約から決済までワンストップで行えます。受付やスタッフの施設管理や受付などの業務を効率化できるため、コワーキングスペースなど会員制ビジネスの運営にも活用されています。

本体の故障や鍵となるICカード、スマホなどの紛失で閉め出しのリスクがある

入退館管理システムは、本体の故障や解錠手段であるICカード、スマホなどの紛失で閉め出しにあうリスクがあります。

また、スマホの充電切れや故障で施錠・解錠できないリスクもあるので、導入前に対応策を考える必要があります。 ICカードやスマホなどの紛失や故障への対応策としては、念のために物理的な金属の鍵など複数の解錠手段を用意しておくことで解決できます。また、入退館管理システムの本体が電池駆動の場合の充電切れのリスクに対しては、電池残量がなくなる前に新しい電池を送付してくれたり、電池残量のアラート／表示などの機能が搭載されている製品を選べば安心して運用できます。

導入費用・運用費用が高い場合もある

入退館管理システムには、導入費用（本体代金、工事費用など）だけでなく運用費用（定額／月額の利用料金、補修費用、メンテナンス費用など）もかかるため、導入後の費用も把握・確認した上で導入しましょう。 例えば、生体認証（バイオメトリクス認証）を解錠方法に選んだ場合は、本体代金や工事費用、場合によっては導入のために必要な設備準備・環境構築費用などがかかり、導入費用が高くなるケースもあるため、注意しましよう。

来訪者が多い場合などは逆に管理が大変になる

来訪者が多いビルや施設で生体認証を導入した場合、事前または来訪時に生体情報を登録する手間や時間がかかるため、対応策を考えておきましょう。。 導入前に、来客者対応のマニュアルを作るなど、様々な状況でスムーズに対処できる方法を考えておくことをおすすめします。

導入の目的は明確か

まず、自社の導入の目的を明確にしましょう。

導入の目的が決まったら、初期費用や運用費用、原状回復費用も確認して、費用対効果に優れたシステムを選びましょう。

自社に合った設置方法があるか

導入の目的が決まったら、自社に合った設置方法があるかも確認しましょう。オフィスのドアや壁に設置工事できるなら「埋め込み式」でも問題ありませんが、既存のドアに傷つけずに設置したいなら「後付け型」がおすすめです。 「後付け型」には、「ドアに穴を開けて取り付けるタイプ」、「シリンダーごと交換するタイプ」もありますが、おすすめは「両面テープで貼り付けるタイプ」です。工事不要で、既存のドアを傷つけずに設置できる上に、原状回復も必要ないため賃貸物件でも安心して導入できます。

外部システムと連携できるか

入退館管理システムの中には、外部システムとの連携で様々な業務を効率化できるものもあります。 たとえば勤怠管理システムと連携すれば、入退館の履歴をそのまま勤怠打刻に自動反映できるため、打刻漏れや打刻間違いなどがなくなり客観的な勤怠記録の取得が可能です。 さらに給与計算システムと連携すれば、正確に自動で給与計算もできるため、工数や業務時間を削減できます。

サポート体制が充実しているか

サポート体制が充実した入退館管理システムを選べば、本体の故障など万が一のトラブル時も安心です。 導入前に、サポートセンターの営業時間や対応手段（電話対応、メール対応）などについても確認しましょう。

後付け型でドアに貼り付けるだけなので工事不要・初期費用0円

Akerunは、「両面テープで既存のドアに貼り付ける後付け型スマートロック」なので、工事不要で（※）初期費用はほとんどかかりません。 一般的な開き戸のドア（サムターン）から電気錠、自動ドアまで、様々なドアに対応できます。導入予定ののドアに設置可能かどうかの無料診断も行っているので、安心して導入できます。

また、月額／年額で利用するサブスクリプションタイプ（レンタル型）なので新機能の追加や定期的なメンテナンスも自動的にアップデートされるため、システムの補修費用などは不要で安心して運用することが可能です。
※一部のドアでは簡易的な工事が必要な場合もあります。

様々な解錠方法がある

Akerunには、以下の様々な施錠・解錠方法があります。

来訪者には、ワンタイムパスワードのように日時を細かく指定した一時的な鍵権限の付与・解除ができます。 Web管理ツールやスマホ専用アプリから施錠・解錠の履歴を確認・管理できたり、遠隔操作での施錠・解錠もできたりするため、万が一、使用している解錠権限を持ったデバイスが紛失・故障しても安心です。

業界でも最高水準の耐久性で安心できる

オフィスで使う入退館管理システムは、従業員だけでなく外部の取引先や清掃員、警備員など多数の人が1日に何度も出入りするため、耐久性に優れていなければなりません。 Akerunは製品の開発過程で100万回以上の動作検証に耐えた、業界でも最高水準の耐久性を実現しているため、長期間安心して使えます。

APIを使って外部システムと連携できる

AkerunはAPIを使って外部システムと連携できるため、入退館管理による利便性やセキュリティの向上だけでなく、ビジネスの様々な課題を解決できます。 例えば、勤怠管理システムとの連携で、入退館の記録を活用して勤怠打刻もできるため、労務関連業務の効率化につながります。 また、受付システムや予約システム、決済システムとの連携で、コワーキングスペースやスポーツジムなど会員制ビジネスの業務効率化や人件費の削減にも役立ちます。

充実のサポート体制

Akerunは、導入前に無料の「Akerun取付診断」や運用方法の提案などサポート体制が充実しています。 また、本体の電池が少なくなったタイミングで自動で新しい電池が送られてくるため、電池切れによる閉め出しのリスクを低減できます。