オフィスに最適なスマートロック選びのコツ

2022年10月17日
著者:

はじめに

自社の鍵管理の効率化を実現する上で、こんな疑問をお持ちではありませんか?

・鍵管理のシステム導入には工事が必要なのか
・導入までにはどの程度時間がかかるのか
・導入後、きちんと効果が出るのか

など、心当たりのある総務担当・情報セキュリティ担当の方もいるのではないでしょうか。

中小企業でも導入が進んでいるスマートロックを活用することで、鍵管理のデジタル化・スマート化だけでなく、入退室管理や勤怠管理を含めたビジネス全体の最適化が可能になります。 今回は、オフィス向けのスマートロックの特長や導入メリット、 現在提供されているおすすめのスマートロックについて詳しく解説します。

オフィス向けスマートロックとは

スマートロックとは、もともとある住宅や施設のドアの錠に電子通信機器を取り付け、 ICカードやアプリによるドアの施錠と解錠を可能とする機器やシステムのことです。
日本では2015年を境にスマートロックの製品・サービスが登場し急速に市場が拡大しています。

スマートロックは鍵の施錠解錠にスマートフォンのアプリやICカード、暗証番号または生体認証などを使用するため、従来使用していた物理鍵が不要になります。結果的に合鍵を用意しなくてもよいため、鍵管理自体が楽になるという利点もあります。

この中でも、オフィス向けのスマートロックには、オフィスの鍵管理のデジタル化・スマート化以外にも、クラウド上での入退室管理やリモート(遠隔)操作、入退室記録をもとにした勤怠管理など、 社内のセキュリティ対策や労務管理に役立つ機能が備わっているものもあります。

また、オフィス向けスマートロックは、工事不要で後付け設置ができるタイプも多く、 ドア1枚から設置が可能です。オフィス移転時でも原状復帰が容易で、移転先でもそのまま使えることなどから、中小企業を中心とする賃貸オフィスでの導入も進んでいます。

スマートロックと入退室管理の違い

オフィス向けスマートロックには、入退室管理機能が備わっているタイプもありますが、 スマートロックと入退室管理はもともとの目的が異なるサービスです。

スマートロックの大きな強みは鍵の施錠と解錠のデジタル化・スマート化です。
一方で、入退室管理は、従業員や来客者などの入退室をシステム上で記録しセキュリティ対策や社内の入室制限を実施することなどを指します。

現在では、入退室管理もできるスマートロックもあるので、鍵管理のデジタル化・スマート化と同時に、 入退室管理も可能な範囲で実施したいという場合は入退室管理機能が備わったスマートロックを選択しましょう。
一方、来客や従業員数が多く、高度なセキュリティや設定を必要とする入室制限や、 監視カメラの連携を前提とした入退室管理を行う場合は、専用の入退室管理システムの導入が望ましいと言えます。

スマートロックの導入メリット

実際にスマートロックを導入することで得られるメリットを5つの観点から解説します。

①鍵管理のデジタル化・スマート化

スマートロックの導入のメリットとしてまず挙げられるのが、鍵の持ち歩きや物理的な管理が不要になり、従来よりも鍵管理を簡略化できることです。
スマートフォンアプリや社員証を兼ねたICカード、交通系ICカードまたは、 指定の暗証番号などで解錠・施錠ができるものもあるので、オフィスで鍵の貸し出し表を作成したり、朝一番に出社してオフィスを開けたり最終勤務者が帰るまで待機が必要な鍵当番を決めたりする必要もありません。

また、これまでの鍵管理では、オフィスの入り口、執務室、倉庫など、それぞれの扉・ドアごとに別の鍵を作成する必要がありましたが、 スマートロックであれば登録したスマートフォンアプリやICカードなどでデジタル的に複数の鍵権限を作成できるので、 従来のような面倒な鍵管理をする必要はありません。

このほか、リモート操作機能がついているタイプであれば、遠隔で施解錠することもできますので、 わざわざ鍵を開けに入り口に出迎えにいく、解錠のためだけに出社するなどの手間も不要になります。

②入退室管理の強化

オフィスの入り口・ドアにスマートロックを導入することによって入退室管理の強化が可能になります。
入退室管理により、鍵権限を細かく管理でき、あらかじめ設定した従業員以外は入退室を制限するなど、 外部からの侵入はもとより、内部での不正を防ぐセキュリティ対策が可能となります。

つまり、鍵権限の設定により、例えばサーバ室や個人情報を扱うエリアなど、 セキュリティレベルが高いエリアは権限のある従業員以外入室できないよう制限を設けることができるということです。

入退室の制限の例
  • 応接室やロビーなどのエリア:来客者、出入りの業者、自社の従業員全て
  • 執務室や会議室:一般の従業員
  • 倉庫:業務上の理由で入室を許可された従業員
  • サーバ室や個人情報を管理するエリア:一定の役職以上や、関係する業務を行う従業員

③Pマーク取得やISMSの取得に役立つ

スマートロックで入退室管理を行い、各エリアや部屋への入退室記録を残すことで、 Pマーク(プライバシーマーク)やISMS(情報セキュリティーマネジメントシステム)などのセキュリティ認証取得に役立てることができます。
セキュリティ認証を取得し、情報漏えいを防ぐ体制を確立すれば、 取引先からの信頼向上やビジネスの幅を広げられる可能性が高くなります。
但し、これらの認証取得には、必須用件として入退室管理を行う必要があるため、 スマートロックで実施可能な入退室管理機能が取得要件をクリアしているかは事前に確認しておきましょう。

④客観的な記録として勤怠管理に活用できる

スマートロックによる入退室管理をするだけでなく、 「だれが」「いつ」オフィスに入ったか/出たかをスマートロックのシステムに残された記録から把握することが可能です。
例えば、「オフィスに最初に入室した時間」「オフィスを最後に退室した時間」をそれぞれ出退勤の時刻として記録するようにすれば、 従業員の申告よりも客観的な勤怠記録を残すことができます。

企業の中には、タイムカードやパソコン画面で打刻するマニュアルによる勤怠管理システムと客観的な入退室管理システムを併用し、 従業員が退勤打刻した時刻と実際にオフィスを出た時間の差を「乖離時間」として記録している企業もあります。
この乖離時間が多いことを理由に「サービス残業があった」と従業員から残業代の請求をされるケースもあり、 あらかじめ乖離時間が発生しているかどうかを把握しておくことが労務管理上重要なためです。

厚生労働省のガイドラインでは、実際の労働時間と記録上の労働時間の乖離がある場合は社内で実態調査を行うよう定めています。
スマートロック導入によりクラウド上で入退室の時間を管理できればこの乖離時間の把握が容易になり、労務リスクの削減にもつながります。

参考:厚生労働省:労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン

⑤工事不要で設置可能

スマートロックの中には、工事不要で簡単に取り付けられるタイプもあり、 事前にビルなどのオーナーに工事許可が必要な場合が多い賃貸オフィスであっても導入が可能です。
工事不要のスマートロックには、機器を両面テープで扉に取り付けるタイプや、 錠の開け閉めを行うために使う金具である「サムターン」に被せて取り付けるタイプなどがあります。

これらは、オフィス移転の際でも扉を傷つけることなく、容易に撤去が可能なので、現場復帰のコストを気にする必要もありあません。
また、もしオフィスを移転する場合でも、現在のオフィスに設置されているスマートロックを取り外し、 移転先に改めて設置するだけで新しいオフィス環境でもそのままの設定で使い続けることもできます。

スマートロックの比較ポイント

ここでは、自社でスマートロックを導入する際に事前に考慮しておきたい比較ポイントを紹介します。
紹介した項目をもとに、自社が求めているスマートロックの条件、必要な機能を確認した上で具体的なサービスと比較検討をすると良いでしょう。

スマートロックの設置方法

スマートロックが、「後付け型」か、「交換型」のどちらであるかをまず確認し、自社で導入が可能なタイプを選びます。

後付け型は、もともとあるドアにそのまま後から機器を取り付けるタイプです。
具体的には粘着テープで機器を張り付けるタイプのスマートロックで、ドアを傷つける心配もなく、オフィス移転時の原状回復も簡単に行えます。

交換型は、鍵穴部分を意味する「シリンダー」を交換するタイプのスマートロックです。
原状回復ができるタイプであれば、賃貸オフィスでも設置することが可能です。
ただし、設置が難しいタイプの交換型スマートロックは、取り付けに専門業者への依頼が必須になり、 追加の工事費などが必要になるケースもありますので、対象の扉に取付が可能か、事前に確認が必要です。

データ登録が簡単にできるか

従業員数が多く、正社員だけでなくパートやアルバイト、派遣社員などの様々な雇用形態の従業員がいる企業では、 スマートロックのシステムに従業員情報を登録する手間がかかります。
その場合、自社で活用している人事システムと連携できる機能があるか、確認する必要があります。
あらかじめシステムに登録してある従業員情報をそのままスマートロックのシステムにインポートできれば導入時の手間を大幅に削減でき、 入退室管理をスムーズに開始することが可能になります。

勤怠管理の機能が充実しているか

勤怠管理と連携できるスマートロックの中にも、さまざまな機能を備えたタイプが存在します。
例えば、自社ですでに導入している勤怠管理システムとのAPI連携機能の有無などが挙げられます。
スムーズな管理が行える機能が備わっているか、導入前に確認しましょう。

解錠の方法が複数あるか

スマートフォンアプリ、ICカード、暗証番号、または生体認証など、スマートロックのサービスによって可能な解錠の方法はさまざまですが、 いくつかの選択肢から解錠方法を設定できるタイプかどうかを確認しましょう。
例えば、スマートフォンでの解錠しかできない設定だと、スマートフォンの電池が切れていたりアプリに不具合が生じていたりした場合、 解錠ができなくなりますので、代替となる施錠方法が設定できるタイプの方が安心です。
スマホやスマートウォッチでの解錠は便利ですが、万が一端末を忘れてしまったり、電源が切れてしまったりした場合にも解錠ができるよう、 その他の選択肢もあるものを選ぶとよいでしょう。

ユーザー数の上限はあるか

スマートロックのサービスによっては、登録できるユーザー数やゲストの人数に制限がある場合や、 登録者数によって利用金額が変動するものがあるため、自社で想定しているユーザー数をまず算出した上で、サービスの内容を確認しましょう。

リモート操作機能があるか

リモート操作機能を備えているかも重要な確認事項です。 スマートフォンアプリやPCの管理画面からリモートで鍵を解錠できる機能があれば、来客対応や緊急時の施解錠もスムーズに対応できます。

おすすめのスマートロック

ここでは、オフィス向けの代表的なスマートロックである「Akerun」の特長を解説します。

①Akerun入退室管理システム(株式会社Photosynth)
株式会社Photosynthは、後付け設置可能な、クラウド管理のスマートロック型入退室管理システム「Akerun」を提供しています。
入退管理システムとしては従業員や来客の入退室をクラウドを通じてスマートフォンアプリやPCで管理・記録が可能で、 既存の勤怠管理システムや会員管理・予約システムとのAPI連携も可能です。
オフィスを中心にコワーキングスペースやシェアオフィス、工場、スポーツジムなどで広く導入されており、 工事不要で最短3日で導入できる手軽さも大きな特長です。
・鍵の開閉方法
・交通系ICカード
・スマートフォン
・社員証 など

まとめ

オフィス向けのスマートロックは住宅や各種施設で求められる機能の他にも、 入退室管理や勤怠管理、鍵管理の効率化、情報漏えいを防ぐセキュリティ対策を可能にする機能が求められます。
また、賃貸オフィスを利用する企業や、オフィスを移転を視野に入れている企業にとっては、鍵の取り付けに工事が発生するか、 後付け型で原状復帰が容易かどうかなども重要な観点です。
スマートロックを導入する際には、今回紹介したオフィス向けのスマートロックに求められる機能やサービスの比較ポイントを参照した上で、 自社に最適なスマートロックの解錠方法や、特長を検討し、サービス選定にお役立てください。


資料ダウンロード

Akerunは鍵の管理のみならず様々な業務課題を解決するあなたのビジネスパートナーとしてこれからも発展し続けます。
詳しい資料のダウンロードはこちらからお問い合わせください。