業種別活用方法 シェアオフィス・コワーキングスペース

シェアオフィス・コワーキングスペースのスペース運営において、業務効率化や無人運営は重要なトレンドとなりつつあります。会員管理システムとの連携により、決済作業から鍵権限の配布までを一元化し、受付業務を大幅に削減する他、無人運営も実現できる環境を提供します。

受付・管理業務の効率化

会員登録〜カードキー発行のオートメーション化(自動化)による事務作業の効率化

会員の登録やプラン変更等の事務作業は受付業務の大半を占めます。会員管理システムと連携することで、会員登録から決済作業、入退室権限の発行をオートメーション化します。受付業務の削減により省人化を実現し、経営基盤の改善を大きくサポートします。

閑散時間の無人運営化・省人化

24時間運営をしたいが、夜間や早朝等の閑散時間にスタッフを配置するには利用者が少なく、可能ならば無人化したい、セキュリティ面で不安がある、そんなお悩みもAkerunで解決可能です。会員様のプランに合わせた解錠権限の付与や、入退室履歴の取得によって、セキュリティを担保しつつ無人化・省人化を行うことで人件費の大幅な削減が可能となります。

ICカードへの柔軟な鍵権限の与奪、変更

従来は対応するカードキーの購入、登録手数料、紛失時の再発行等を事業者側が負担する必要がありました。Akerunなら会員様のお手持ちのICカードに対して、Webから即時に鍵権限の付与や剥奪、変更が可能なため、会員カード発行などに係る業務の削減や、手数料削減を行うことが可能です。

正確な利用時間の算出

利用時間に応じて課金する形態の場合、会員の利用時間算出は表計算ソフトへの入力や、紙ベースで管理されていることが多くあります。そのような事務作業もAkerunを活用すれば、手入力による計算ミス等を防ぎ、正確な利用時間の算出が可能となります。

会員費の請求業務の自動化

無人運営や省人対応での運営で欠かせないのが、会員費の請求です。会員管理システムとの連携により、ドロップイン利用時は入退室履歴に基づいた利用料を、登録されたクレジットカードに自動的に請求を行うため、支払に係る業務の自動化が可能となります。


セキュリティ対策による顧客満足度の向上

特定の部屋ごとの入室制限

セキュリティ対策を行うことは、会員情報などの機密情報の管理にはもちろん、会員のコワーキングスペース/シェアオフィス選定の基準となるため、施設運営に必要不可欠です。Akerunを設置することで、入室できる部屋の制限、「だれが」「いつ」入室したのか記録をとることができるため、安全な施設運営を実現できます。

不特定多数利用者の入退室の把握

シェアオフィスには様々な企業の方やフリーランスの方が出入りするため、利用を検討する企業ではセキュリティに対する内規がある場合があります。そのため各執務室にセキュリティ強化を施すことは、競合優位性に直結します。従来のセキュリティシステムでは設置に1扉あたり100万円ほどの費用がかかる場合もありまが、Akerunなら後付け・大規模工事が不要なため、初期コストを抑えたセキュリティ対策が可能となります。


ユーザーエクスペリエンス(顧客体験)の改善

Web予約から鍵発行までのオートメーション化(自動化)

受付をすることなく、スムーズな入退室を実現したい。コワーキングスペース/シェアオフィスを普段から活用する会員にとって、都度の受付はやや煩雑な作業と言えるでしょう。Akerunと会員管理システムを連携することによって、Web上でコワーキングスペース/シェアオフィスの予約から入退室権限の付与までシームレスに行うことが可能になり、チェックイン作業を無くしユーザーエクスペリエンスを圧倒的に向上させます。

ひとつのカードキーで複数施設の入室を可能に

複数のコワーキングスペース/シェアオフィスを利用できることは、会員にとって様々な場所で働くことを可能にする点で大きなメリットとなります。しかし、事業者側からすると、入退室の権限付与などの事務作業が煩雑になるなどの課題があります。Akerunなら、Web上から複数店舗の解錠権限を一括で登録・変更できるため、管理業務を削減でき、チェックイン時の負担を削減できます。

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