中小企業における勤怠管理システムの導入効果

非効率である

紙のタイムカードを使用している場合、集計時は用紙を回収し、エクセルや給与計算用ソフトに、手作業で入力する必要があります。この場合、全従業員の一か月分の労働時間を集計するとなると膨大な時間やコストがかかります。

さらに、手入力の場合は人的ミスが避けられません。ミスを避けるためには、ある担当者が入力したデータを、別の担当者が確認するなどが必要になり、チェックにかかる時間や修正などに時間がかかってしまいます。また、入力を間違えたまま集計してしまい、後日従業員から申告があった場合、記録の修正や給与の再計算などにも大きな手間が発生します。

勤怠管理は賃金にも関わる重要な業務でもあるため、ミスが頻発するようでは従業員からの信頼も揺らいでしまう可能性があります。

虚偽の申告ができてしまう可能性がある

タイムカードはアナログ式で従業員自身が手動で打刻します。そのため、本人以外の従業員が、代理で打刻することもできてしまいます。本来出勤していないのに代理の人が打刻してしまうケースや、タイムカードを打刻したのに自席に戻って引き続き労働するサービス残業のようなことも考えられます。

タイムカードは本来、従業員の労働時間を把握・管理する客観的なデータでなければならず、意図的であるかどうかを問わず、不正が容易にできてしまうという状況は、データそのものの信頼性が低い状態といえます。

支社、支店の勤怠の把握がしにくい

中小企業でも支店や事業所などがある場合、本社の管理部門が一括して勤怠管理を行っていることがあります。紙のタイムカードの場合は、締め日にタイムカードを集めて、本社へ送付するなど時間的なロスが発生してしまいます。また、郵送費なども発生し、大きくはないものの費用面の負担もあります。

さらに本社の勤怠管理担当者が確認する際に、ミスが判明した場合の支社、支店との確認ややり取りなどの手戻りによる再確認作業でさらに手間もかかってしまいます。

法改正に速やかに対応できない

近年、働き方改革による法改正によって、残業時間の上限規制や有休休暇の消化の義務化などが求められています。タイムカードの場合、前述のように正確に打刻していなければ正確に残業時間が把握できない可能性があります。

また、有給の取得についてはタイムカードでは確認することができず、残りの有給日数や有効期限の把握も難しくなります。このように、労働関連法制の改正によって、適切な勤怠管理ができないというデメリットも挙げられます。

一方で、タイムカードには、初期費用やランニングコストがそれほど掛からないことや、誰でも簡単に利用できるというメリットがあります。しかしそれ以上に、業務における非効率的な側面が多いことや、現代の働き方や法律に対する順応性が低いツールであることが問題ともいえるでしょう。