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はじめに
オフィスや施設などの入退室記録は何のために必要なのか、どのように入退室の記録を取得する方法があるのかなど、お悩みの担当者もいるのではないでしょうか？
この記事では「入退室記録の必要性」をお伝えするとともに、入退室記録を取るメリットや具体的な方法、記録した入退室情報を保管する期間の目安まで詳しく解説します。また、入退室の記録を取るためのおすすめのシステムもご紹介していますので、ぜひご覧ください。
入退室記録とは？
従業員や来訪者の入退室を記録する
入退室記録とは、オフィスや施設／店舗などに入退室する際に記録を取り、さらにそれを保管することです。対象となるのは、従業員や来訪者など、記録を取りたい特定のエリアに入退室する人です。
例えば、取引先の担当者などが自社を訪ねてきた際に、出入りした時刻や入室した場所、名前や所属、来訪した目的といった情報を記録します。こうした記録を取ることで、万が一情報漏えいや不正侵入など何か問題が起きた際に誰がその場にいたかなどの状況を確認するために活用することができます。
入退室記録の必要性
情報セキュリティにおける入退室記録の必要性
- Pマークの取得：個人情報を扱うエリアの入退室管理を厳密に行う必要がある
- ISMS認証の取得：情報管理の観点から適切な入退室管理を行うことが努力義務とされている
PマークやISMS認証を取得するには、入退室管理がきちんと行われていることが重要です。例えば、Pマークを取得するためには、必須条件として挙げられているわけではありませんが、審査機関による現地審査の際に必ず「来客記録」と「入退室記録」が確認されます。適切な入退室管理は企業によるPマークの取得などの社会的な信頼度を向上させるためにも、欠かせない仕組みといえます。
もちろん、入退室記録を取得することだけが目的というわけではありません。個人情報や機密情報などの漏えい、紛失などを防ぐことにも効果的です。そして、結果として、企業を守り従業員を守ることにもつながっていきます。
労務関連における入退室記録（出退社記録）の必要性
働き方改革関連法（2019年4月施行）の「労働安全衛生法」の改正で、企業には従業員の労働時間を客観的な方法で把握することが義務化られました。
また企業では、労働時間以外に有給休暇、欠勤など勤務状況の把握をして、従業員の過重労働の防止と社員の健康維持、適正な給与を支払う義務があります。そのために、入退室記録を元に従業員の出社／退社時間などを把握することで、勤怠管理がしやすくなる上、労務担当者の業務の負担を減らすことにもつながります。
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入退室記録を取ることのメリット
従業員や来訪者が、いつどのエリアに入退室したのかが分かる
「誰が」「いつ」「どのエリアに」「何時から何時まで滞在していたのか」を記録することで、万が一重要書類の紛失や盗難などトラブルがあった際に入退室記録を確認することで速やかに関係者を特定し、解決に向けた迅速な行動が可能になります。
機密情報の漏えいを防ぎ企業の社会的信頼が守られる
従業員や来訪者、その他の関係者が特定のエリアで入退室記録を取っていることが分かれば、不正侵入による個人情報や機密情報などの盗難や、漏えいなどに対する抑止効果も期待でき、企業の社会的な信頼を守ることにつながります。
従業員の勤怠管理に活用できる
勤怠管理表への記入やタイムカードの打刻といった方法では、従業員の記入間違いや打刻漏れといった問題が発生する場合があります。
また近年、柔軟な勤務体系を取り入れている企業も増え、従業員の働き方が多様化し勤怠管理が複雑化しています。そのため、入退室記録を活用して勤怠管理をすることで、誰が出社しているのかや、労働時間などを正確に把握できるようになります。
入退室記録の取り方
来訪者記録台帳をつける
来訪者にオフィスや施設／店舗などの入り口に設置された管理台帳に手書きで、社名と氏名、訪問内容などを直接記入してもらう方法です。従業員の場合は、出勤時と退勤時にタイムカードを使用して入室情報を記録するケースもあります。
この場合、記入漏れや記入間違い、意図的な不正記入、管理台帳の紛失など、さまざまなリスクがあるため運用時に注意が必要です。
表計算ソフト（Excelやスプレッドシート）に記録する
表計算ソフト（Excelやプレッドシートなど）で入退室管理表を作成し、受付で担当者または警備員が来訪者と対面した際に担当者が記録する方法です。来訪予定がある場合は、あらかじめ来訪予定の有無などを管理表に入力しておくこともあります。
担当者や警備員がいることで、社内の従業員に対しては機密情報などが保管されている場所への入室を防ぐなどの抑止力となり、また来訪者に対しては、来訪時にエントランスで担当者がくるまで待ってもらうなど無断でオフィスに立ち入ることを防ぐ効果もあります。
しかし、入力間違いや、誤った操作による情報の瑕疵、あるいは入退室を管理するエリアが多いほど人件費が膨らむ、などのデメリットもあります。
入退室管理システムを導入する
入退室管理システムは、特定のエリアへの出入りと同時に自動で「誰が」「いつ」入退室したのかを記録してくれるため、管理台帳や表計算ソフトで発生するような記入漏れ、不正記入、管理表の紛失といったリスクがありません。ほかにも、次のようなメリットがあります。
例えば、従業員が執務室に入室する際に、社用スマートフォンや社員証、ICカードなどを読み取りリーダーにかざすだけでクラウド上に入室情報が自動で記録されます。社外の来訪予定の取引先などの場合も、事前に解錠権限を付与されたデジタルな合鍵やメールで送られるURLなどで入退室がおこなえます。
入退室管理システムを利用すると対面で入室確認をする必要がないため、受付担当者／警備員などの人件費の削減につながるメリットがあるほか、入退室の記録／ログが残ることによって、社内／社外ともに不正侵入に対する抑止力になります。また入室記録はクラウド上に履歴が残っているため、保管場所などで困ることもありません。
特定のエリアにおいても、管理者側で入退室できる人物や日時を設定して入室制御することでセキュリティの強化につながります。
入退室記録の保管期間
目的に沿って保管期間を決める
- 勤怠管理：5年間の保管が義務
- Pマーク取得：2年間の保管を推奨
- ISMS認証取得：3年間の保管を推奨
入退室記録の保管期間はそれぞれの目的によって違うため、事前に確認しておきましょう。例えば、従業員の勤怠管理を目的として入退室記録を取る場合、労働基準法第109条に基づき「5年間」保管することが義務付けられています。
また、Pマークの取得／ISMS認証を目的としている場合は、ガイドブックに保存期間を記載されている訳ではありませんが、更新審査が数年おきに行われるためその間の入室記録を残しておく必要があります。
Akerun入退室管理システムをご紹介
Akerun入退室管理システムとは
Akerun入退室管理システムは累計7,000社以上の導入実績を持つ、スマートロックを活用した入退室管理システムです。
スマートフォンや社員証、交通系ICカードなどさまざまな方法で施錠・解錠が可能なほか、クラウド上で利用者の入退室履歴の確認や、入退室できる時間・場所などを細かく設定できるため、外部からの不正侵入や情報漏えいの防止につながります。
また、物理的な鍵が不要になるため、合鍵を作られたり、鍵を紛失したりするリスクがなくなり、オフィスや施設の安全性をより高めることができます。
来訪者がいる場合も、事前に解錠権限を付与したURLをメールで送信しておけば当日そのURLをクリックすることで入退室できるので、防犯対策や業務効率化になります。
外部の勤怠管理システムや顔認証システムとの連携も可能
Akerun入退室管理システムは、APIにより外部の勤怠管理システムとの連携が可能です。連携させるとオフィスに入退室するだけでその入退室情報が自動で勤怠打刻になるため、従業員の勤怠管理をより正確に行えるだけでなく、労務担当者の業務の負担が減り人的コストの削減にもなります。
また外部の顔認証システムとの連携も可能です。顔認証で入退室が可能になることで、「なりすまし」防止などにつながり、セキュリティをさらに高めることができます。
さまざまなドアに低コストで後付けが可能
Akerun入退室管理システムは、オフィスや店舗／施設の出入口などのドアだけでなく、執務室やミーティングルーム、サーバールームや倉庫、通用口などの幅広いドアに設置できることに加え、サムターン（鍵のつまみ部分）を備えたアナログ錠から自動ドアなどの電気錠まで、さまざまなドアに手軽に後付けできます。
また、ドアのサムターン（鍵のつまみ部分）に被せるように貼り付けるだけで設置できるので設置方法も簡単で工事が不要なため、低コストで導入できる点も魅力のひとつです。
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