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勤怠管理とは従業員の勤務実績を記録・保管すること

勤怠管理の必要性と目的の前に、勤怠管理とは何かをご説明します。勤怠管理とは、従業員の出勤・退勤・残業などの情報を記録して管理することです。単に出退勤の記録だけでなく、その記録が給与にも反映されたりと企業での重要な役割を担っています。

紙のタイムカードや表計算ソフト、あるいは勤怠管理システムを利用するなど記録・管理の方法は様々ですが、企業にはこれらの情報を5年間保管しなければならないと法律で義務化されています。

企業の規模に関係なく、従業員を雇用している場合には全て勤怠管理が必要となります。正社員やアルバイトなど雇用形態も関係なく、またオフィスで業務を行う従業員を含めテレワークで業務を行う従業員の勤怠管理も必須です。

記録するだけでなく、その記録を5年間保管することを義務化されている勤怠管理ですが、そこまで必要とされる理由とは、一体何なのでしょうか。

（労働基準法第109条｜e-Gov法令検索より）

勤怠管理は法令遵守のために必要不可欠

勤怠管理は、働き方改革関連法を遵守した健全な企業経営を実現させるために必要となります。（法令遵守または労務コンプライアンスの観点）

常態化した長時間労働・休日出勤による過労死や給与の未払いなどが社会問題となっている昨今、法令違反を引き起こしてしまった企業は、企業名と事例を公表され、世間の信用を失ってしまいます。企業にとっては小さな違反であっても、実際のビジネスに与える影響は大きいでしょう。

取引のあった企業から以後の取引を断られる、企業イメージが毀損され消費者がその企業の商品を買わなくなる、などが積み重なり、企業存続の危機に陥るだけでなく、業界全体にまで影響を及ぼすこともあります。こういったリスクを未然に防ぐために、政府と企業が一丸となって始めたのが、働き方改革です。

• テレワークの導入（働き方や働く場所の多様化）

• 有給休暇の取得（働き過ぎの抑制）

• 長時間労働の是正（働き過ぎの抑制）

• 業務の効率化（生産性の向上）

といったことが各企業で行われており、これらの改革を進めるためには、従業員の勤務日数や時間などを正確に把握しなければならず、勤怠管理を正確に行うことは必須と言えるでしょう。

勤怠管理が持つ3つの目的

次に、勤怠管理を行う目的とは何でしょうか。勤怠管理は、従業員の労働時間や休日を記録して保管することが目的ではありません。勤怠管理の本来の目的として、主に3つありますので、解説していきます。

①従業員の健康管理のため

従業員の労働日数・出退勤・休日を正確に把握することで、例えば

• 毎日のように長時間労働をしている

• 有給休暇を消化できていない

• 休日出勤が毎週のように続いている

といった状況が可視化されます。 度重なる長時間労働や休日出勤が従業員に与える影響は、健康面・精神面の不調だけでなく、最悪の場合には過労死に至るケースもあります。

勤怠管理を行っていれば、管理者は「昨日遅かったから、今日は定時で帰って」「●●さんには日曜日出勤してもらったから、次は他の人に出てもらおう」など、従業員の健康に配慮した対策を取ることができます。そうすることで、一部の従業員にだけ負荷がかかる状況を防ぐことができます。

②従業員の給与を正確に支払うため

適切な勤怠管理を行うことで、正確な給与計算が可能になります。 残業をしているのに残業代が支払われない、休日出勤をしているのにその分の給与が支払われない、という場合、従業員の中で不満が募っていき、モチベーションが落ちて生産性が落ちることもあります。

場合によっては、労使間のトラブルや裁判にまで発展するケースもあります。給与の未払いを防ぐためにも、勤怠管理は不可欠となっています。

③業務内容や職場環境改善のため

勤怠管理の記録を基に、業務内容や職場環境の改善を行うことができます。

例えば、一部の人だけ残業が多い期間があるとします。従業員にヒアリングしてみると、前任者から引き継いだもので、やることリストに載っているからやっているという場合もあり、「実はこの作業はいらないのでは」「他に効率よくできるツールがあるのでは」というように、業務改善のきっかけになることもあります。

勤怠管理は働きやすい環境づくりのために必須

「法律が厳しくなった」「働き方改革に力を入れないといけない」といった理由で勤怠管理を見直す企業もありますが、勤務時間や有給日数を正確に管理することは従業員の健康管理やその見直し、あるいは働きやすい環境作りにも繋がります。

そのために、勤怠管理に特化した「勤怠管理システム」を導入するのは有効ですし、それだけでなく従業員のオフィスや執務室への出入りを記録として残せる「入退室管理システム」と連携させて、より正確かつ簡単に勤務時間の把握を行える方法もあり、管理スタイルは様々です。

勤怠管理と入退室管理を連携させて不正打刻や打刻漏れを防止

前述の勤怠管理システムの導入は、従業員の労働時間を把握するために有効ですが、運用やルールを徹底しないと不正打刻や打刻漏れなど記録としての正確性が乏しくなります。

退勤の打刻をした後も残業している、実際の労働時間よりも過少／過大に労働時間を申告するなどの不正打刻への対策としては、入退室システムと勤怠管理システムを連携させることも有効です。2つのシステムを連携させることでオフィスや執務室などへの入退室履歴がそのまま自動的に勤怠打刻として登録することが可能になります。

これにより、オフィスや執務室に入った／出たという従業員の実際の行動に基づいた履歴が打刻として自動記録されるため、不正打刻や打刻漏れなどを防止できるだけでなく、労務管理者による月末などの締め作業の負担軽減にもつながります。勤怠管理システムと合わせて導入する入退室管理システムとしておすすめなのはAkerun入退室管理システムです。

Akerunは、つまみ型（サムターン型）の扉から、自動ドアなどの電気錠まで幅広く対応していて、今あるオフィスや執務室の扉に工事無し、または簡易的な工事のみで手軽かつ後付けで取り付けることができます。初期費用などもかからないか、かかるとしても簡易的な工事のための費用のみで導入でき、また利用料金も月単位／年単位の定額のサブスクリプション（レンタル）モデルなので、導入後にかかる費用も透明化できます。

入退室管理システムとしての機能も充実していて、一例として管理画面から従業員やスタッフごとにどの扉を、どの時間帯（日時や曜日を指定）に開けることができるかを簡単に設定できるため、セキュリティの強化にも繋がります。

また、鍵を開けるための手段として、スマホアプリや交通系ICカードや社員証などのICカードも利用できるため、利便性が向上します。これらのメリットが評価され、規模や業種を問わず様々な企業が導入し、クラウド型入退室管理システムとしての導入社数や利用者数で業界No.1を獲得しています。*

また、AkerunはAPI連携に強みがあり、勤怠管理をはじめとした他社のサービスとスムーズに連携させることができます。現在使用している、または導入を検討している勤怠管理システムとAkerunを連携させることで、勤怠管理を大幅に効率化することができるでしょう。 ※2022年5月時点

まとめ

勤怠管理が必要とされる理由や目的を理解した上で、自社に合った勤怠管理方法はどのような方法か、勤怠管理システムを導入するとしたらどのような機能を備えたものがいいのかなどの参考にしていただき、法令遵守やコンプライアンス体制の整備だけでなく、勤怠管理業務の効率化を実現してみてください。