Akerun(アケルン) | スマートロック
導入社数No.1の法人向け入退室管理

はじめに

入退室管理システムとは、スマホアプリや、ICカード、テンキーなどの解錠方法で、特定の場所や部屋への入退室を制限・記録・管理するシステムのことで、不法／不正な侵入を防ぐなどの効果が期待できます。

鍵の管理を効率化できるだけでなく、「誰が」「いつ」「どこに」入室したかを記録することでセキュリティ面の強化に繋がり、さらに外部サービスと連携させることで労務管理や会員管理などの業務の効率化にもなります。

このようにメリットが多い入退室管理システムですが、導入にあたって気になるのが、導入〜運用にかかる費用かと思います。自社に必要な機能を備えつつ、できるだけ安価なシステムを選択したい方も多いはずです。

そのようなニーズには、スマートロックを活用したクラウド型の入退室管理システムがおすすめです。工事不要で自社で後付けできるタイプであれば、サーバーなどの自社で用意しなければいけないシステムの構築や設置のための各種工事も不要で、初期導入費用を大きく抑えられるので、安価に入退室管理システムを導入できます。

今回は、入退室管理システムの導入にかかる費用の種類や費用以外の比較ポイント、おすすめの安価な入退室管理システムについて詳しく解説していきます。

入退室管理システムの導入から運用までかかるコスト

入退室管理システムを導入・運用するためには、大きく分けて初期費用とランニングコスト（月額/年額費用）がかかります。

また、設置の際に工事を伴う入退室管理システムの場合、賃貸オフィスなどで利用するには、導入時の各種工事に加えて退去時の原状回復費用やシステムの保守・改修費用なども必要になります。 以下で、入退室管理システムの初期費用、ランニングコスト（月額/年額費用）、原状回復費用の詳しい内容について解説します。

初期費用

初期費用には、主に入退室管理システムの本体機器やカードリーダーなどの認証機器の購入・設置にかかる費用、配線などの工事費用、サーバー構築費用などがあります。

• 本体機器や認証機器の購入・設置にかかる費用
  工事が必要な入退室管理システムの場合、鍵の開閉を行う電気錠に加え、カードリーダーやテンキー入力のための読み取り機を購入する必要があります。一方で、スマートロックを活用した入退室管理システムの場合は、買い取り型の場合は、本体機器の購入費用がかかりますが、レンタル型の場合は本体機器の購入費用はかからず、利用のための月額／年額などの利用料を支払うことになります。

• 工事費用
  入退室管理システムの設置にかかる工事費用は、カードやテンキーなどの認証方法や設置するドアの種類・本体機器の設置台数などによって異なります。必要な工事としては、ドアへの電気錠の設置工事、カードリーダーなどの認証機器の壁への埋め込み工事、各機器をつなぐネットワーク工事や給電のための電気工事などがあります。スマートロックを活用したクラウド型の入退室管理システムなら、ドアのサムターン（つまみ）に強力な両面テープで貼り付けるなどして簡単に後付けするできるため、工事費用はかかりません。

• サーバー構築費用
  入退室管理システムは、大きく分けて「オンプレミス型」と「クラウド型」に分けられます。オンプレミス型の場合は、システムを管理する専用サーバーやソフトウェアを購入するなど初期費用が必要になるため、事前に購入費用を把握しておきましょう。一方、クラウド型の場合は、インターネット環境さえあれば導入できるので、自社でサーバーやソフトウェアを購入する費用はかかりません。

ランニングコスト（月額/年額費用）

入退室管理システムは、初期費用だけでなく、利用するためのランニングコストもかかることを考慮しなければなりません。オンプレミス型の場合は、ソフトウェアやアプリケーションのアップデート費用、サーバーの保守・交換費用、入退室管理システムの利用者を追加する場合の登録作業の費用、自社でシステムのカスタマイズするためのIT技術者の人件費など様々なランニングコストがかかります。

さらに、入退室管理システムと自社独自のシステムや外部サービスを連携する場合は、追加のシステム改修費用費も必要になることもありますクラウド型の場合は、システムの利用料（サービスを利用するための月額費用または年額費用）がかかります。

原状回復費用／修繕費用

取付工事が必要なシステムを導入する場合は、オフィスを移転する際に原状回復費用がかかるケースがあります。一方、後付け型の貼り付けるタイプなら、簡単に剥がせて、そのまま新しいオフィスに付け替えられるため、原状回復費用や修繕費用はかかりません。

安価で入退室管理システムを導入するには？

安価で入退室管理システムを導入する方法として、主に以下の3つが挙げられます。

• 初期費用・ランニングコストが抑えられる「クラウド型」を選ぶ

• 工事が不要で初期費用を抑えられる「後付け型の貼り付けるタイプ」を選ぶ

• 自社のシステムと連携が可能で、労務管理や会員管理などの様々な業務効率化によるコストダウンが期待できるタイプを選ぶ

以下で、それぞれの方法について詳しく解説していきます。

初期費用・ランニングコストが抑えられる「クラウド型」を選ぶ

安価に入退室管理システムを導入するなら、初期費用・ランニングコストが抑えられる「クラウド型」がおすすめです。

オンプレミス型の場合は、本体機器や専用サーバー、ソフトウェアなどの購入にかかる初期費用が高額になり、導入後もシステムの保守のための様々な費用がかかります。また、運用中の故障やトラブル対応、メンテナンスのために、内製／外注を問わずITに詳しい技術者も確保しなければなりません。

一方で、クラウド型なら、クラウド上で入退室履歴を記録／保管されるため自社で専用サーバーやソフトウェアを購入する必要がありません。また、自社で後付けできるシステムの場合は、工事費用もかからず、さらに本体機器や認証機器をレンタルするタイプであれば機器の購入費用もかからないため、月額または年額のシステム利用料のみを支払うだけで利用できます。また、入退室管理システムで利用するWeb管理ツールは、専門知識がなくても運用しやすいように工夫されているため、外部のITに詳しい技術者を雇う必要もありません。

工事が不要で初期費用を抑えられる「後付け型の貼り付けるタイプ」を選ぶ

入退室管理システムの取り付け方法は、大きく分けて主に以下の3種類です。

• 既存のドアのシリンダー（鍵）ごと交換するタイプ

• ドアや壁に穴を開けて取り付けるタイプ

• 強力な両面テープで貼り付けるタイプ

「シリンダー（鍵）ごと交換するタイプ」と「ドアに穴を開けて取り付けるタイプ」は工事費用がかかる場合がありますが、「強力な両面テープで貼り付けるタイプ」は、自社で簡単に取り付けられるので、工事不要で初期費用を大幅に抑えられます。そのため、安価で入退室管理システムを導入するためには、「強力な両面テープで貼り付けるタイプ」がおすすめです。

自社のシステムと連携が可能で、労務管理や会員管理などの様々な業務効率化によるコストダウンが期待できるタイプを選ぶ

入退室管理システムは、外部サービスと連携させることで、業務の効率化によるコストの削減が期待できます。 例えば、勤怠管理システムとの連携により労務担当者の作業工数や手間を減らしたり、監視カメラと連携して警備員や受付スタッフなどの人件費を削減したりすることが可能です。

クラウド型の入退室管理システムは、あらかじめ柔軟に他システムと連携できる仕様になっているものが多いので、導入前に、入退室管理システムが自社システムや使いたいシステムと連携できるのか確認しておきましょう。連携させると便利なシステム例は主に以下になります。

• 勤怠管理システム

• 予約管理システム

• 決済システム

• 会員管理システム

• 顔認証システム

• メール通知サービス

• 社内コミュニケーションツール（Slackなど）

価格以外で入退室管理システムを選ぶポイント5つ

価格以外で入退室管理システムを選ぶポイントは主に以下の5つです。

• 自社にあった認証方法があるか

• Web管理ツールの見やすさ・使いやすさ

• セキュリティ強化に役立つ機能が備えられているか

• 外部サービスと連携できるか

• 十分なサポート体制があるのか

それぞれのポイントについて詳しく解説します。

自社にあった認証方法があるか

入退室管理システムでは、主に以下の4つの認証方法が多く使用されています。企業の規模や運用する場所などによって適した方法を選びましょう。

• 暗証番号式
  タッチパネルやボタンに設定された暗証番号を入力する

• スマホ式
  >スマホを読み取りリーダーにスマホをかざしたり（NFC認証）、専用のスマホアプリから無線通信する

• カード式
  カードを読み取りリーダーや本体機器にかざす、または差し込む

• 生体認証式
  生体情報（顔や静脈、指紋など）をドア付近のデバイスに認証させる

暗証番号式は、鍵の代わりとなるデバイスを持たなくても暗証番号を入力するだけでドアを解錠できます。しかし、背後から暗証番号を盗み見られるなどして番号を知られた場合、外部の人に不法侵入される危険性があります。

カード式は、利用者がいつも持ち歩いている交通系ICカードや社員証に解錠権限を付与できるため、新しくカードを購入する必要がなく、導入コストを抑えられます。また、一人ひとりが固有のIDで利用者登録するので、暗証番号を盗み見られる可能性がないためセキュリティ強度が高まります。デメリットとしては、カードを紛失するリスクがあることですが、物理鍵やスマートフォンなど複数の解錠手段を持つことで解決できます。

生体認証式も鍵の代わりとなるデバイスが不要な認証方法ですが、認証精度に個人差があり誤認証が生じるリスクがあります。例えば、指紋認証の場合は指に怪我をしたりして生体情報に変化が生じると、上手く読み取れず認証がうまくいかないケースもあります。また、導入に高額な費用がかかる場合もあります。

Web管理ツール見やすさ・使いやすさ

入退室管システムを導入する前に、社内のメンバーが簡単に使えるシステムなのか確認しておきましょう。特に、Web管理ツールや専用アプリが見やすく使いやすいシステムを選べば、直感的に使えるためスムーズに導入・運用できます。もし導入後、使い方が分からない場合は、公式サイトや製品サポートサイトを見たり、サポートセンターに問い合わせてみましょう。

セキュリティ強化に役立つ機能が備えられているか

外部からの侵入防止や、内部からの情報漏えい防止などセキュリティ対策に役立つ機能を備えているか確認しましょう。もし、自社で内部・外部を問わず情報漏えいが発生すると、損害賠償などに加えて、取引先からの信頼を失ったり、顧客や取引先からの契約解除など経営的にも大きな損失になりかねません。

鍵の開閉の度に自動で「いつ」「誰が」「どこに」入室・退室したのかが記録される入退室管理システムなら、不正侵入や情報漏えいなどのトラブルが発生した際も取得した入室履歴を確認して不審者を特定しやすくなります。また、役職や業務内容に応じた入室制限、個人を特定した入退室履歴記録の管理なども、セキュリティ強化に役立ちます。

さらに、オートロック機能を備えた入退室管理システムであれば、鍵の閉め忘れなどによる不法侵入の防止になり、セキュリティを強化できます。

外部サービスと連携できるか

入退室管理システムには、勤怠管理や予約管理、決済、監視カメラなど外部サービスと連携できるシステムもあります。また、既に自社で導入しているシステムと連携することで、業務効率化に繋がり、人件費などのコスト削減も実現できます。

そのため、導入したい入退室管理システムが、既に導入しているシステムや導入予定のシステムと連携できるか確認しておきましょう。例えば、入退室管理システムと勤怠管理システムを連携すれば、入退室管理システムに記録された従業員の入退室の履歴情報を勤怠管理システムに自動で取り込み、出退勤の情報として記録することが可能です。残業などの勤務実態などを正確に把握できるため、労務管理業務の効率化に繋がります。

十分なサポート体制があるのか

製品の機能性だけでなく、導入～保守までのサポートが充実している入退室管理システムを選びましょう。サポート体制が整っているシステムを選べば、万が一の故障や不具合などトラブルが起こった場合も迅速に対応してくれるので安心です。

安価でおすすめの入退室管理システム3選を紹介

初期費用がほとんどかからず、月額費用も抑えられる「後付け型のクラウド型入退室管理システム」のおすすめは以下の3つです。

• Akerun

• RemoteLOCK

• カギカン

それぞれのシステムの特徴や導入・運用にかかる費用について詳しく解説していきます。

Akerun

Akerunは、スマートロックを活用した入退室管理システムです。既に多数の大手企業やベンチャー企業などが自社の入退室管理システムにAkerunを導入しており、導入実績が累計7,000社以上の実績を持ちます。Web管理ツールや専用アプリから正確な入退室履歴を確認できたり、外部サービスの勤怠管理システムと連携すると正確な勤務状況を把握できます。

・初期費用、原状回復費用は0円

Akerunは、強力な両面テープで貼り付けるだけで設置できるため、工事費用などの初期費用はかかりません。「両面テープだけでは耐久性が心配」という方もいるかと思いますが、Akerunで使用しているのは産業用の強力なテープなので簡単に剥がれることがありません。また、100万回もの動作検証に耐えた業界でも高水準の耐久性を実現しているので、安心して使い続けることができます。オフィス移転の際には、原状回復が必要ないため製品を取り外し、移転先に付け替えて引き続き利用することも可能です。

・年単位のサブスクリプション（レンタル）なので、本体機器を購入する必要がない

Akerunは、年単位の定額型サブスクリプション（レンタル）の入退室管理システムです。本体機器を購入する必要がないため、初期費用を安価に抑えられます。万が一の故障にもプランによっては無料で交換してもらえたり、充実のサポート体制が整っているなど、本体機器の故障や不具合などが起こった際には問い合わせることができるので安心です。

・外部サービスとの連携で、業務効率化に繋がる

Akerunで取得した入退室履歴の情報は、APIを使って勤怠管理や予約管理、決済など様々なシステムと連携することで、業務の効率化に繋がります。

RemoteLOCK

『RemoteLOCK』は、レンタルスペースや無人店舗など様々な空間ビジネスのアクセス管理に活用されている入退室管理システムです。はじめは、本体機器の購入費用や取り付け工事費用が初期費用としてかかります。一方、レンタルプランを選べば初期費用はほとんどかかりません。また、予約・受付など様々なシステムと連携できるため、鍵の受け渡し業務から解放されます。

カギカン

カギカンは、ドアに貼り付けるだけで設置できる後付け型入退室管理システムなので、工事不要で初期費用はほとんどかかりません。月額費用は「コンソール利用費＋レンタル機器費用＋オプション」という内訳で、利用費は20人までは無料、21人目からは1人100円かかります。

まとめ

入退室管理システムの導入には、初期費用、ランニングコスト（月額/年額費用や設備の保守運用費用）、現状回復費用の3つの費用がかかります。安価で入退室管理システムを導入するためには、工事不要で初期費用0円、月々のランニングコスト（月額/年額費用）も安価なクラウド型の入退室管理システムがおすすめです。

しかし、安価だからといって入退室管理システムを選ぶと、自社に必要な機能が備わっておらず後悔することになるかもしれません。まず、自社の導入目的や最低限必要な機能を明確にして、自社に合った機能を備えたシステムを安価で取り入れられる入退室管理システムを選びましょう。

安価なクラウド型の入退室管理システムの中でも、特におすすめなのがAkerunです。後付け型で初期費用がほとんどかかりません。また、APIを使って様々なサービスと連携できるので、業務効率化によるコストの削減も期待できます。充実のサポート体制が整っているので、万が一の故障や不具合などのトラブルの際も安心です。ぜひこの機会にAkerunの導入を検討してみてはいかがでしょうか？