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はじめに
近年、企業の情報漏えいや不法侵入などの事件に注目が集まっており、企業では、外部／内部の両方のセキュリティ対策が重要視されています。
このような社会情勢を受けて、オフィスや施設のセキュリティ強化を目的に、入退室管理システムの導入を検討されている方も多いのではないでしょうか？似たようなシステムがいくつもあり、選ぶ際に迷われることもあると思います。
この記事では、入退室管理システムのメリットや選ぶポイントを解説するとともに、入退室管理システムのおすすめをランキング形式で紹介していますので、ぜひ参考にしてみてください。
入退室管理システムとは
従業員や来訪者の入退室を管理・記録するシステム
入退室管理システムとは「いつ」「誰が」「どこに」入室したかを記録・管理するシステムです。オフィスで働く従業員はもちろん、打ち合わせで来訪した取引先の担当者や、施設に出入りする利用者などの入退室も管理できます。
また、入退室可能な日時や場所といった解錠権限をを細かく設定できるため、オフィスや施設のセキュリティ強化になります。
スマートフォンやICカードなどで施錠・解錠できる
物理鍵による入退室は複製、貸し借り、紛失などのリスクがあり鍵管理も大変です。
また、紙の台帳などに手書きで記入したり、Excelやスプレッドシートで手入力したりする方法は、記入漏れや記入間違いといった人的ミスが起こるため実態の正確な把握が難しい側面がありました。
その点、入退室管理システムはスマートフォンや社員証、ICカードなどで施錠・解錠できるため利便性に優れており、物理鍵の紛失のリスクを軽減できるなど、さまざまな課題の解決にも役立ちます。
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入退室管理システムを導入するメリット
入室制御による不審者・部外者の侵入防止
個人情報や機密情報、重要書類などを取り扱ったり保管・管理する場所に誰でも簡単に出入りできる環境では、外部の不審者・部外者の不法侵入のリスクがあります。
入退室管理システムは、「人物」「日時」「場所」などを指定して解錠権限を設定できるため、不審者や部外者の侵入防止につながります。
入退室記録による内部不正・情報漏えいの防止
入退室管理システムを導入すれば、クラウド上で「いつ」「誰が」「どこに」出入りしたかといった履歴／ログが記録されます。 不審者や部外者の侵入防止はもちろん、従業員などによる情報や書類の不正な持ち出し、情報漏えいに対する抑止力にもなるため、結果として企業や従業員を守ることにもつながります。
警備員などの人的コストを削減
セキュリティを強化するために、オフィスや店舗／施設など様々な場所に警備員を配置してセキュリティ対策をすることで、警備員の雇用費用がかかってきます。
入退室管理システムを導入することにより、解錠権限を付与された人しか入室できないためセキュリティ対策にな流と同時に、受付担当者や警備員といった人的コストを削減することが可能です。
入退室履歴を活用した客観的な勤怠情報の把握
入退室管理システムの中には、外部サービスの勤怠管理システムと連携できるものもあります。入退室管理システムと勤怠管理システムを連携することで、不正打刻や打刻漏れなどがなくなり、正確な勤怠情報の把握ができ、労務担当者の業務の負担を減らすことにもつながります。
入退室管理システムを選ぶポイント
どのような認証方法で運用したいか
例えば、従業員の入退室記録を取得するのが目的なら、スマートフォンや社員証などで認証される方法を選ぶことで利便性が高まります。来訪者の入退室記録も取得したい場合は、一時的に解錠権限を付与できるURLやQRコードなどのワンタイムパスをメールで送信しておけば、来訪者がそのURLリンクをクリックするだけで認証される方法が良いでしょう。
どの認証方法に対応しているかは、製品やサービスによって異なります。目的や用途に合う認証方法を利用できる入退室管理システムを選ぶことが大切です。
導入しやすいか（工事の有無など）
入退室管理システムには、シリンダー（鍵を差し込む本体部分）ごと交換する必要があるタイプと、ドアに穴を開けて取り付けるタイプ、工事が不要な貼り付けるタイプの3つがあります。 工事が不要な貼り付けるタイプであれば、賃貸オフィスの退去時にも原状回復がしやすく、移転先でも続けて利用できます。工事が必要なドアに穴を開けて取り付けるタイプと比べて原状回復費用や修繕費用が必要ないことから設置費用も抑えられるといったメリットもあります。
管理ツールの使いやすさ
入退室管理システムが記録・保存する入退室情報を確認したい場合、管理ツールの使いやすさも重要になります。その点、クラウド型の入退室管理システムなら、オフィスに出入りした入退室のログ/記録はクラウド上に保管され、専用のWeb管理ツールなどでいつでも確認できるなどシステムによって使いやすさが異なります。管理ツールの見やすさ、使いやすさといった点も導入前に確認しておくと導入してからも安心です。
導入目的とコストのバランス
入退室管理システムの導入・運用にあたっては、初期費用のほかに月額（年額）費用が必要になることがあります。また賃貸オフィスなどの場合は、退去時の原状回復費用や修繕費用も必要になるケースがあります。
初期費用や運用のためのランニングコストにいくらかかるかは、メーカーや製品によって異なりますが、どの製品を導入するにしても、初期費用だけでなく利用するためのランニングコストも見据えておくことが大切です。また、そうしたコスト面と機能面（自社の導入目的に必要な機能を備えているかなど）とのバランスも考えて選ぶことが大切です。
例えば、高価な生体認証の入退室管理システムを導入したがうまく個人認証されないといったトラブルがおきる可能性もあります。また、入退室管理システムを導入してから勤怠管理システムと連携させたいが導入した製品が連携に対応していなかったなど自社の導入目的や運用、費用に合った最適な入退室管理システムを選んでください。
外部サービスとの連携が可能か
入退室管理システムだけでも利便性の向上やセキュリティ強化などさまざまな導入メリットがありますが、外部サービスと連携をすることによって、さらなる効率化やコストの削減などが期待できます。
例えば、入退室管理システムと勤怠管理システムが連携することで、入退室管理システムに記録された入退室の履歴情報を活用して勤怠管理システムに自動で取り込み、勤怠を記録することができます。その結果、労務担当者の負担が減るだけでなく、より正確な勤怠情報を把握できるので、労務管理の効率化に繋がります。
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入退室管理システムおすすめランキング
1位「Akerun」
累計7,000社を超える導入実績を持つ、スマートロックを活用した入退室管理システムです。オフィスはもちろん、フィットネスジムや学校施設、レンタルスペースやシェアオフィスなど、規模や業種・業態を問わず幅広く導入されています。
外部サービスの勤怠管理システムなどと連携が可能なほか、既設のドアに工事不要かつ簡単に後付けできるため、初期費用を抑えられます。賃貸オフィスの移転の際にも原状回復の必要がなく、移転先でも同じ製品を続けて利用できます。
2位「bitlock PRO」
既設のドアに貼り付けるタイプの、後付け可能な入退室管理システムです。ICカードやアプリなど、さまざまな解錠方法に対応しており、Web管理ツールにで解錠権限の付与・解除なども手軽に行えます。
3位「カギカン」
工事不要で設置できる入退室管理システムで、専用アプリやICカード、PINコードなどを使って解錠できます。設置場所として、オフィスのほかに民泊やレンタルスペースなどにもおすすめです。
4位「ALLIGATE」
クラウド型の入退室管理システムです。用途や設置場所に応じて製品モデルが選べます。また開き戸や引き戸、自動ドアやガラスドアなど、さまざまなドアに取り付けが可能です。また、外部サービスの勤怠管理システムとも連携できます。
5位「BIVALE」
専用ソフトやサーバーなどを用意せずに設置できる、クラウド型の入退室管理システムです。1拠点から複数拠点まで、規模に合わせて拡張できます。複数拠点の場合も、専用アプリを使って一元管理できます。
6位「SECURE AI Office Base」
顔認証に対応しているクラウド型の入退室管理システムです。利用プランによって異なりますが、入室の際に検温やマスク着用チェック、発熱者の入室を防ぐアラート通知といったことも製品に備え付けられています。
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後付け型スマートロックのAkerun入退室管理システムの魅力
スマートフォンやICカード、社員証、専用アプリなどに対応
Akerunは、スマートフォンはもちろん交通系ICカードや社員証、専用アプリ、モバイル系ICカードアプリ（ウォレット）、Apple Watchなどさまざまな認証方法に対応しています。日頃持ち歩くスマートフォンや社員証、交通系ICカードなどを鍵の代わりとして使用できるため、利用者に合わせた認証方法を選ぶことができます。
工事不要で既存のドアに後付けできる
Akerunは取り付け工事が不要の入退室管理システムです。ドアの鍵のサムターン（つまみ）に被せるように貼り付けるだけで設置できるので、届いたその日から使い始めることができます。
設置方法は簡単ですが、業務用の強力な両面テープを使用しているので、簡単に剥がれることはありません。また、オフィス移転で取り外す際は、ドアを傷つけることがないため原状回復も不要です。
電気錠や自動ドアでも取り付けられる
Akerunは、さまざまな形状のサムターンに対応可能です。また、既存のドアが電気錠や自動ドアの場合でも対応できるスマートロックも提供しています。
あらゆるドアを物理鍵を使用せずに入退室できるため、鍵の紛失や複製などによる不正侵入や情報漏えいなどのトラブルを防ぎ、オフィスや企業の安全を守ります。
APIにより外部サービスと連携が可能
Akerunが提供しているAPIを活用すれば、外部サービスの勤怠管理や会員管理、予約や決済などのシステムと連携し、業務の負担が軽減されるだけでなく、会員制ビジネスの運営やキャッシュレス決済などの効率化も図れます。
金融機関並みの高度なセキュリティを実現
入退室履歴は、クラウド上に保管されます。新しい機能の追加やメンテナンスなども適宜、自動でアップデートされるので、専門知識がない方でもセキュリティを維持したまま手軽に運用できます。
また大切な個人情報を保管・管理するクラウドは、セキュリティが大変重要です。Akerunは、ハッキング対策など、複数の第三者機関によるチェックをクリアした、金融機関並みの高度なセキュリティを実現する入退室管理システムなので安心して使用できます。
そのため、オフィスや店舗／施設のセキュリティ強化を図りたい、コストの削減を目指したい、使いやすいWeb管理ツールが良いなど、さまざまなご要望にお応えします。どの入退室管理システムを選ぶか迷われている方は、ぜひAkerunをご検討ください。
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