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シェアオフィスとは

シェアオフィスは、近年のワークスタイルの多様化に伴い注目を集めているワークスペースの形態です。運営を検討する上で、シェアオフィスの成り立ちや定義を正しく理解することは、利用者のニーズを把握し、適切なセキュリティ対策を講じる上でも重要です。

シェアオフィスの歴史的背景と定義、さらに混同されやすいコワーキングスペースやレンタルオフィスとの違いについて解説します。

シェアオフィスの歴史と定義

シェアオフィスとは、一つのスペースを複数の企業や個人が共同利用するワークスペースの形態です。シェアオフィスの概念は2005年頃にアメリカのベンチャー企業から生まれたとされ、当初は異業種間のコミュニケーション促進を主な目的としていました。

その後、IT環境の急速な発展によってリモートワークが可能な職種が増加したことで、働く場所の選択肢が多様化し、シェアオフィスをはじめとする新しいワークスペースが次々と誕生しています。

運営者の視点では、オフィス設備を複数の利用者で共有することにより、従来型オフィスと比較してコストを削減できる点が特徴です。近年では、セキュリティ面での対策も進化し、共用空間でありながら安全性を確保した施設運営が可能になっています。

時代のニーズに応じて発展してきたシェアオフィスは、現代の多様な働き方を支える重要なインフラとして、今後も市場拡大が期待される事業分野です。

コワーキングスペースとの違い

シェアオフィスとコワーキングスペースは、いずれも複数の企業や個人が作業スペースを共有するオフィス形態ですが、重視する点に違いがあります。

シェアオフィスは「作業空間」の共有に焦点を当て、オフィス機能としての実用性を重視した考え方です。一方、コワーキングスペースは、その空間で働く「人」が生み出すコミュニティや協業を重視する文脈で発展してきました。

具体的には、コワーキングスペースでは座席を自由に選べるフリーアドレス制が中心となっており、利用者同士のコミュニケーションが取りやすい環境が整えられています。対してシェアオフィスでは、作業場としての機能性や効率性が優先されます。

ただし、両者に明確な定義があるわけではなく、近年ではセキュリティ対策を含めた設備面で両者の境界があいまいになりつつあるのが現状です。

レンタルオフィスとの違い

シェアオフィスとレンタルオフィスの大きな違いは、専有スペースの有無にあります。レンタルオフィスは個室と必要な設備が用意されており、1室ごとの料金設定で基本的に月単位での契約です。自分専用のデスクを持てるため、書類の整理や重要資料の保管が可能であり、セキュリティ面でも優位性があります。

一方、シェアオフィスは1名ごとのプラン設定となっており、月額制や日数・利用時間による従量課金制など柔軟なプランを提供できます。ただし、一つのスペースを複数の利用者で共有する形態のため、専有スペースは提供できません。

両者とも賃貸契約ではなくプラン契約で利用できる点は共通していますが、ターゲットとする利用者層の業務特性や求めるセキュリティレベルに応じて、適切な形態を選択することが重要です。

シェアオフィスを利用するメリット

企業がシェアオフィスを選択する背景には、従来型オフィスにはない数々のメリットがあります。ここでは、低コストでの運用、オフィスサイズの変更、法人登記、好立地での設置、他社交流といったシェアオフィスならではの利用者にとってのメリットについて解説します。

低コストでワークスペースを各地に用意できる

シェアオフィスのメリットは、低コストで複数の拠点を展開できる点にあります。賃貸契約でオフィスを持つ場合、都市部やビジネス需要の高いエリア、交通利便性の高い場所に新規拠点を構えるには、敷金・礼金・内装工事費など高額な初期投資が必要です。

加えて、什器備品の購入やネットワーク環境の整備にもコストがかかります。一方、シェアオフィスであれば、初期費用を大幅に削減でき、契約料も賃貸より安く抑えられるケースが多いため、限られた予算でも各地にワークスペースの確保が可能です。

さらに、必要な設備やインフラが既に整っているため、契約後すぐに業務を開始できる即応性も魅力です。ただし、セキュリティ面では共用空間特有の配慮が必要となるため、コスト削減と安全性のバランスを考慮した選択が求められます。

オフィスサイズの変更が容易

シェアオフィスは、事業規模の変化に柔軟に対応できる点が強みです。企業活動において、事業が成長して人員が増加する場合や、逆に規模を縮小する必要が生じる場合、オフィススペースの適切な調整が求められます。

従来の賃貸オフィスでは、契約期間の制約や解約時の違約金、移転に伴う高額なコストが発生するため、事業規模に応じた機動的な対応が困難でした。一方で、シェアオフィスであれば、人員数に合わせてオフィスの広さを自在に拡大・縮小が可能です。

プラン変更も比較的容易で、短期間での調整にも対応できます。シェアオフィスの柔軟性は、スタートアップ企業や季節変動のあるビジネスにとって特に有効です。ただし、スペース変更に伴い、セキュリティ設定や入退室管理の見直しも必要となるため、運営側との綿密な調整が重要です。

法人登記ができる

シェアオフィスの利用メリットとして、法人登記が可能な点も見逃せません。シェアオフィスによっては、オフィスの住所地を法人所在地として登記できるサービスを提供しています。特に、都心のビジネス街や主要駅周辺など、ビジネス拠点として認知度が高い住所を本社所在地として登記することで、取引先や顧客に対する企業の信頼性を高める効果が期待できます。

スタートアップ企業やフリーランスから法人成りした事業者にとって、自宅住所を登記せずに済む点もプライバシー保護の観点から重要です。また、名刺やWebサイトに記載する住所としても、一等地の所在地は企業イメージの向上に貢献します。

ただし、法人登記を行う場合は、郵便物の受け取り体制や転送サービスの有無、セキュリティ面での管理体制なども十分に確認しておく必要があります。

好立地にオフィスを設置できる

シェアオフィスの重要なメリットとして、好立地での拠点確保があげられます。実際に、多くのシェアオフィスは主要駅の近くやビジネス街など、アクセスの良い場所に設けられています。

一等地に賃貸契約でオフィスを構える場合、莫大な費用が必要となりますが、シェアオフィスであれば手頃なコストで利用が可能です。従業員が毎日通うのにも便利で、通勤時間の短縮は生産性向上にも寄与します。

さらに、取引先との打ち合わせを設定する際にも、相手方にとってアクセスしやすい場所であることは商談を円滑に進める上で有利に働きます。ビジネスの信頼性や企業イメージの向上にもつながるでしょう。ただし、利便性の高い好立地であるがゆえに不特定多数の人が出入りしやすいため、セキュリティ対策の充実度を事前に確認することが重要です。

他社と交流を持てる

シェアオフィスでは、他社や他業種との交流機会が得られる点もメリットです。特にコワーキングスペース寄りのシェアオフィスでは、利用者同士のコミュニケーションを促進する環境が整えられており、交流が盛んに行われています。

オープンスペースやラウンジなどの共用エリアを通じて社外の人と自然に接点が生まれ、情報交換や知見の共有が活発に行われます。他社や他業種との日常的なやり取りから新たなビジネスチャンスが生まれる事例も少なくありません。

異なる専門性を持つ利用者との出会いは、自社にはないスキルやネットワークへのアクセスを可能にし、協業やパートナーシップの構築につながることもあります。一方で、オープンな環境であるがゆえに、会話内容が第三者に聞かれる可能性もあるため、機密情報の取り扱いには十分な注意が必要です。セキュリティと交流のバランスを意識した利用が求められます。

シェアオフィスにおけるセキュリティ対策のポイント

不特定多数が利用するシェアオフィスでは、情報漏洩や不正侵入、資産の盗難などのリスクにそなえた包括的なセキュリティ体制が不可欠です。ポイントは次の通りです。

• 常駐スタッフ

• 監視カメラ

• オートロック

• 占有スペース

• 個人用ロッカー

• カギ付キャビネット

• 会議室

• 書類の保管・処分設備

• 入退室管理

• ネットワークセキュリティ

シェアオフィスに必要なセキュリティ対策について解説します。

常駐スタッフ

シェアオフィスのセキュリティ対策において、常駐スタッフの配置は有効な手段の一つです。セキュリティに配慮したシェアオフィスでは、受付にスタッフを常駐させ、人的監視による安全管理を実施しています。

受付スタッフが常駐することで、不審者の侵入を未然に防ぎ、来訪者の確認や案内を適切に行えます。機械的なセキュリティシステムだけでは対応しきれない柔軟な判断や、緊急時に迅速に対応できる点も特徴です。

また、常駐スタッフは人の出入り管理だけでなく、荷物や郵便物の受け取りも管理、施設利用に関する質問対応、設備トラブルへの対応など、日常的なサポート機能も担います。一方で、近年ではスマートロックや監視カメラなどのテクノロジーを活用した無人運営のシェアオフィスも増えているのが現状です。運営コストの削減や24時間対応といったメリットから、無人化の動きも広がりつつあります。運営形態の選択は、ターゲット層や施設のコンセプト、セキュリティレベルとのバランスを考慮して判断することが重要です。

監視カメラ

シェアオフィスのセキュリティ設備として、監視カメラは欠かせない存在です。監視カメラは、万が一事件や事故が発生した際の証拠として活用されるだけでなく、監視していること自体が犯罪の抑止効果をもたらします。

共用空間であるシェアオフィスにおいて、エントランスや廊下、共用エリアに設置された監視カメラは、不審者の侵入や不正行為を未然に防ぐ役割を果たします。近年では監視カメラシステムも進化しており、専用アプリやWebブラウザを通じて録画映像やリアルタイムの映像の確認が可能です。

また、必要に応じて利用者にも映像へのアクセス権を付与することで、透明性の高い運営を実現できます。監視カメラの設置場所や録画保存期間、映像の管理体制については、利用者のプライバシーとセキュリティのバランスを考慮しながら、施設のコンセプトに応じて設計することが重要です。

オートロック

シェアオフィスのセキュリティにおいて、オートロックの導入は重要な対策の一つです。入退室管理の方式として、オートロックかシリンダー錠かの選択肢がありますが、シリンダー錠は鍵の閉め忘れのヒューマンエラーが必ず発生するため、セキュリティ上のリスクが高くなりがちです。

複数の企業や個人が利用するシェアオフィスでは、ヒューマンエラーによる無施錠状態が不正侵入や情報漏洩につながる可能性があるため、運営者側での確実な施錠管理が求められます。そのため、シェアオフィスではオートロックまたはスマートロック、機械警備の導入が必須です。

オートロックであれば、ドアが閉まると自動的に施錠されるため、人的ミスによるリスクを排除できます。また、スマートロックを採用すれば、ICカードやスマートフォンアプリでの解錠が可能で、入退室履歴も記録されるため、より高度なセキュリティ管理が実現できます。

占有スペース

シェアオフィスにおける占有スペースの形態は、サービスによって多種多様です。完全個室タイプから半個室、オープンスペースでの固定席まで、ターゲットとする利用者層に合わせたさまざまな選択肢を設計できます。

セキュリティの観点から注意が必要なのは、半個室や場所貸しタイプの占有スペースです。半個室や場所貸しのスペースでは、天井や壁の上下に隙間があることが多く、物理的なセキュリティリスクが生じます。

会話内容が隣接するスペースに漏れたり、書類やモニター画面が外部から見えたりする可能性があります。また、壁を乗り越えての侵入リスクも完全には排除できません。運営者としては、提供するスペースのタイプと想定される利用者の業務内容を考慮し、適切なセキュリティレベルを確保する必要があります。機密性の高い業務を行う利用者をターゲットとする場合は、完全に区切られた個室タイプの占有スペースを選択することが望ましいでしょう。

個人用ロッカー

シェアオフィス運営におけるセキュリティ設備として、個人用ロッカーの設置も重要な要素です。利用者にとって、自宅とシェアオフィスの移動の度に書類やPCを持ち運ぶのは大きなストレスです。

しかし、共有ロッカーでは複数の利用者がアクセスできるため、セキュリティ性に問題があり、機密情報の保管には適していません。運営者側で個人専用のロッカーを提供すれば、利用者は業務資料やノートPC、周辺機器などを安全に保管でき、毎日の持ち運びの負担を軽減できます。

さらに、情報セキュリティマネジメントシステム(ISMS)の取得条件として、私物の持ち込みを防ぐために個人用ロッカーの設置が必要項目に含まれています。そのため、セキュリティレベルの高いシェアオフィス運営において不可欠な設備といえるでしょう。

カギ付キャビネット

シェアオフィス運営におけるセキュリティ設備として、カギ付キャビネットの設置も重要です。カギ付キャビネットは、利用者の会社情報や個人情報が記載されている重要書類を安全に保管するための専用の棚として機能します。

個人用ロッカーがノートPCや小物類の保管に適しているのに対し、カギ付キャビネットは大量の書類やファイル、資料などを収納できる大容量サイズのものも提供でき、より本格的な文書管理環境を利用者に提供できます。

共用空間であるシェアオフィスでは、デスク上に書類を放置することは情報漏洩のリスクにつながるため、利用者に対して使用しない書類は必ずカギ付キャビネットに保管するルールを設定することが重要です。運営形態としては、基本利用料に含める場合もあれば、オプションとして追加料金を設定する場合もあります。また、キャビネットの施錠方式や耐火性能、サイズなどもターゲット層や料金設定に応じて選択すべきポイントです。

会議室

シェアオフィスにおいて、会議室の有無と設備はセキュリティ面でも重要な要素です。会議室の設置は運営方針により異なりますが、防音設備が充実した会議室を提供できれば、利用者は重要な会議や打ち合わせの際に情報漏洩を防ぎながら安心して使用できます。

オープンスペースでの商談では、機密情報や戦略的な話題が周囲に聞こえてしまうリスクがありますが、独立した会議室を設置することでこうした心配を解消できます。特にクライアントとの打ち合わせが多い利用者にとっては、シェアオフィス内に会議室があると外部の貸会議室を探す手間が省け、移動時間も削減できるため便利です。

また、プライバシーが確保された空間で落ち着いて商談できることは、利用者のビジネスの成果にも良い影響を与えるため、施設の満足度向上にもつながります。

書類の保管・処分設備

シェアオフィスのセキュリティ対策では、紙媒体の情報管理体制の整備も非常に重要です。デジタル化が進んでいる現代でも、利用者は契約書や稟議書、顧客情報など紙の書類を扱う機会は少なくありません。そのため、運営者として機密文書の安全な保管と適切な廃棄環境を提供することが必須です。

シュレッダーに関しては、復元が困難なクロスカット式のシュレッダーを設置することで、利用者がセキュリティ面で安心して活用できます。単純な縦切りシュレッダーでは、復元される可能性があるためセキュリティ上不十分です。

また、大量の機密書類を安全に処分できる機密書類廃棄サービスを導入するか、外部業者と提携することも検討すべきポイントです。

入退室管理

シェアオフィスのセキュリティ対策として、入退室管理は最も重要です。入退室管理にはさまざまな方法があり、運営方針やターゲット層に応じて適切なシステムを選択できます。従来型の物理的な鍵から、ICカードやテンキー、指紋認証、顔認証まで、技術の進歩とともに多様化しています。

クラウド型のスマートロックシステムを導入すれば、入退室履歴がリアルタイムで記録され、誰がいつ出入りしたかを正確に把握できるため、高いセキュリティレベルを実現できます。また、入退室ログを勤怠データとして活用できるシステムもあり、利用者の利便性向上にもつながります。

運営者としてどの程度までセキュリティレベルを設定するかは、想定する利用者層が取り扱う情報の機密度や事業内容によって異なるため、利用者自身が必要だと思われる設備があるかどうかを入居の際に必ず確認することが重要です。

金融や医療など高度なセキュリティが求められる業種をターゲットとする場合、より厳格な入退室管理システムの導入が競争力につながるでしょう。一方、コストを抑えた運営を目指す場合は、基本的なICカード認証なども選択肢となります。

ネットワークセキュリティ

シェアオフィスのセキュリティ対策において、ネットワークセキュリティは物理的な対策と同様に重要です。共用のネットワーク環境では、不正アクセスや情報漏洩のリスクが高まるため、運営者として適切な対策を講じることが欠かせません。

ネットワークへの不正アクセス対策として、SSIDと暗号化キーによる認証を実装し、利用者のみがアクセスできるネットワーク環境を構築することが基本です。また、偽のアクセスポイント(Wi-Fi)を設置して情報を盗み取る攻撃を防ぐため、不審なWi-Fiの検知システムを導入するなど、監視体制を整備することが重要です。

さらに、プリンターなどの共有設備についてもネットワーク非共有設定を施す、フリーWi-Fiへの自動接続機能が無効化するかなど、細かな設定管理が求められます。VPN接続の推奨やファイアウォールの設置、定期的なセキュリティパッチの適用なども、セキュリティレベルの高い施設運営には不可欠です。

シェアオフィスで確認しておくべきセキュリティ対策ポイント

シェアオフィスのセキュリティレベルは、運営方針や投資規模によって大きく異なります。高いセキュリティレベルを実現するためには、適切な設備投資と運用体制の構築が重要です。開業前や運営改善の際には、他施設の設備や運用状況を視察することで、ベストプラクティスを学べます。また、見落としがちな郵便物の管理体制や、セキュリティポリシーの整備なども、利用者の信頼獲得には欠かせない要素です。

シェアオフィスの確認しておくべきセキュリティ対策について解説します。

内見で実態の確認をしてもらう

シェアオフィス運営において、利用希望者への内見機会の提供は、契約獲得と信頼構築に極めて重要です。自施設のWebサイトやパンフレットに記載されているセキュリティ対策や設備は、文字や画像だけでは実際の運用状況を十分に伝えきれない部分が多いため、利用希望者が実際に施設を訪問し、自らの目で確認できる機会を提供することが必要です。

内見を実施することで、利用希望者は受付スタッフや警備員の対応の丁寧さ、警備体制の実効性、人の出入りの様子など、実際の運営の質を直接体感できます。また、どのような企業や事業者が入居しているのかを案内することで、施設の信頼性やコミュニティの質をアピールできます。信頼できる企業が多く入居していることを示せれば、新規利用者の安心感につながり、契約率の向上が期待できる点がメリットです。

郵便物の管理体制を構築する

シェアオフィスのセキュリティを評価する際、郵便物の管理体制の構築も重要なポイントの一つです。入退室管理や監視カメラなど主要なセキュリティ設備が充実しているシェアオフィスでも、郵便受けが簡易的なもので誰でもアクセスできる状態では、重要な書類が第三者の手に渡り、情報漏洩につながる可能性があります。

利用者が受け取る契約書や請求書、顧客情報など機密性の高い書類を安全に取り扱うため、郵便物の受け取りから保管、利用者への引き渡しまでの一連の流れを適切に設計し、運用ルールを明確化することが重要です。

また、法人登記サービスを提供する場合は、郵便物の転送サービスを整備し、対応範囲や料金体系を明示することも必要です。体制を整えることで、利用者の信頼を獲得し、施設の付加価値を高められます。

セキュリティポリシーの策定と明文化

シェアオフィス運営において、セキュリティポリシーの策定と明文化は欠かせません。セキュリティポリシーとは、自施設における安全な運用規定を明文化したものであり、利用者や取引先に対して施設のセキュリティに対する姿勢や具体的な対策を示す重要なツールです。

明確なポリシーを策定・公開している施設は、情報管理に対する意識が高く、組織的にセキュリティ対策を実施していることを対外的にアピールでき、競合施設との差別化要因となります。

また、利用者の中にはどのような行為がセキュリティリスクにつながるのか十分に理解できていない場合もあるため、セキュリティポリシーを作成し、契約時や定期的に利用者への周知を行うことが重要です。

まとめ

シェアオフィスは、利用者にとって低コストで好立地にワークスペースを確保でき、事業規模に応じた柔軟な運用が可能な点で多くの企業に選ばれています。運営者にとっては、こうした利用者ニーズに応える一方で、不特定多数が利用する共用空間であるがゆえに、セキュリティ対策の実施が重要な課題です。

シェアオフィスの安全性と運営効率を高めるために、Photosynthでは包括的なソリューションを提供しています。

クラウド型入退室管理サービス「Akerun」は、本記事で解説したオートロックやスマートロック機能により、ICカードやアプリでの解錠、入退室履歴の自動記録を実現します。施設運用代行サービス「migakun」と組み合わせれば、清掃や巡回業務を専門ギグワーカーへアウトソーシングでき、省人化運営が可能です。

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