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勤怠とは

勤怠とは、企業の人事業務における従業員の勤務状況全般を示す言葉です。毎日の出勤・欠勤の状況だけでなく、始業時刻や終業時刻、実際に働いた時間、休憩を取った時間、有給休暇や特別休暇の取得状況など、従業員の就業に関するあらゆる情報が含まれます。

企業が勤務状況を正確に把握し、適切に記録・管理する行為を勤怠管理と呼びます。勤怠管理は単なる記録作業ではなく、労働基準法で企業に課せられた重要な義務です。法律では労働時間の上限規制が定められており、企業は従業員が過度な長時間労働にならないよう管理する責任があります。

また、正確な勤怠情報に基づいて給与を適切に計算し支払うことも、企業の法的義務として求められています。勤怠管理は、法令遵守と従業員の権利保護の両面において、企業経営の基盤となる重要な業務です。

勤怠管理の目的

勤怠管理は企業にとって必須の業務であり、正確な管理が求められる背景には法令遵守から従業員の権利保護まで、さまざまな目的が存在します。

ここでは、労働基準法の遵守、正確な給与計算、従業員の健康管理、コンプライアンス遵守の観点から、勤怠管理の目的について解説します。

労働基準法の遵守

勤怠管理が企業に求められるもっとも基本的な理由は、労働基準法を遵守するためです。労働基準法は、従業員の労働時間や休日に関する明確な基準を定めています。具体的には、法定労働時間として1週間あたり40時間を超えて労働させてはならない上限規制があります。

また、従業員に対して毎週少なくとも1回の休日を付与することが必要です。法的要件を満たすためには、企業は従業員の勤怠情報を正確に把握しなければなりません。日々の労働時間はもちろん、時間外労働の発生状況、休憩時間の取得実態、休日の付与状況などを適切に記録し、継続的に管理する体制が不可欠です。

勤怠管理を怠り法律違反が発生した場合、企業は行政指導や罰則の対象となる可能性があります。労働基準法の遵守は勤怠管理における最優先事項であり、企業が社会的責任を果たすための基盤となるのです。

出典：e-Gov法令検索/労働基準法

正確な給与計算

企業が勤怠管理を実施する目的の一つに、従業員への給与を正確に算出することが挙げられます。給与は従業員にとって生活の基盤となる重要なものであり、給与計算に誤りがあってはなりません。

正確な給与計算を実現するには、日々の労働時間や時間外労働の発生状況、休日に出勤した日数、遅刻・早退・欠勤の記録、有給休暇の使用実績など、あらゆる勤務データを漏れなく記録する必要があります。勤怠情報を正確に把握することで、労働基準法に定められた賃金規定に従った適正な報酬の支払いが可能です。

一方で、勤怠データの管理が不十分だと、給与計算に誤りが生じるリスクが高まります。給与の過払いや未払いは、従業員の企業に対する信頼を損なう要因となり、労使間のトラブルに発展する可能性もあります。

従業員の健康管理

勤怠管理は従業員の健康を守る上でも重要な役割を果たします。適切な健康管理を行うことで、従業員の生産性が向上し、仕事へのモチベーション維持にもつながります。

勤怠データから労働時間を正確に把握することで、過度な長時間労働を早期に発見し、従業員が過労やストレスを蓄積する前の対処が可能です。特に長時間労働が継続している従業員に対しては、産業医による面接指導を実施するなど、具体的な健康保護措置を講じる必要があります。

さらに、定期的に実施される健康診断の結果と労働時間のデータを照らし合わせることで、両者の関連性を分析できます。どのような働き方が従業員の健康に影響を与えているかを把握し、より効果的な予防策を立てることも目的の一つです。

コンプライアンス遵守

勤怠管理は企業のコンプライアンス遵守における役割も担っています。なぜなら、労働時間の適切な管理は法律によって企業に課せられた義務であり、管理を怠ることは法令違反に直結するためです。

特に深刻なのは、長時間労働に起因する過労死や健康被害が発生した場合です。重大なコンプライアンス違反として社会的に厳しく追及され、企業の信用失墜や法的責任の追及につながりかねません。

一方で、日頃から勤怠データを正確に記録し、労働時間の実態を把握する体制を整えておけば、問題が深刻化する前に対応できます。異常な労働状況を早期に発見し、是正措置を講じることで、労務トラブルを未然に防げるのです。

勤怠管理に必要な項目

勤怠管理を適切に行うためには、記録すべき項目を正確に把握しておく必要があります。労働基準法の遵守や給与計算の正確性を確保するには、次の情報を日々記録していかなければなりません。

• 出勤時間・退勤時間

• 労働時間・休憩時間

• 出勤日数

• 欠勤日・休日出勤日

• 残業時間・深夜労働時間

• 有給休暇

• 欠勤日数

勤怠管理に必要な項目について解説します。

出勤時間・退勤時間

出勤時間と退勤時間は、従業員が実際に業務を開始した時刻と終了した時刻を指します。従来はタイムレコーダーによる打刻が一般的な管理方法でしたが、タイムレコーダーには課題もあります。

従業員が打刻を忘れたり、記録に誤りがあったりした場合、後から修正する作業に手間がかかり、管理担当者の負担となりかねません。近年では、入退室管理システムのログデータと勤怠記録を連動させるなど、人的なミスを防ぐ仕組みを導入する企業が増えています。

勤怠管理システムを活用した対策により、出退勤時刻をより効率的に把握できることで信頼性の高い勤怠管理が実現できます。

労働時間・休憩時間

労働時間と休憩時間は、勤怠管理においてもっとも基本的かつ重要な記録項目です。労働時間は、従業員が実際に使用者の指揮命令下に置かれている時間を指し、何時から何時まで勤務したのかを1分単位で正確に記録する必要があります。労働時間は給与計算の基礎となるデータであり、わずかな誤差も許されません。

一方、休憩時間の管理も企業の法的義務として定められています。労働基準法では、労働時間が6時間を超える場合には従業員に休憩を付与することが求められており、休憩は業務から完全に解放された状態でなければなりません。

つまり、電話番や来客対応をしながらの休憩は法律上の休憩時間として認められないのです。労働時間と休憩時間を明確に区別して記録することで、法令遵守はもちろん、従業員の適切な労働環境の確保にもつながります。

出勤日数

出勤日数は、従業員が実際に職場に出勤して勤務した日数を記録する項目です。出勤日数の情報は給与計算において基礎データとなるだけでなく、年次有給休暇を付与する際の判断材料としても活用されます。

出勤日数のデータは事務処理のためだけではなく、従業員の勤務パターンや健康状態を把握する手がかりにもなり得ます。特定の従業員の出勤日数が継続的に減少している場合、体調不良やなんらかの問題を抱えている可能性が考えられます。

出勤日数の推移を定期的に分析することで、早期に異変に気づき、適切なフォローが可能です。

欠勤日・休日出勤日

欠勤日と休日出勤日の記録は、従業員が適切に休息を取れているかを確認するために必要な項目です。特に重要なのは、休日出勤が発生した際に振替休日や代休がきちんと取得されているかを把握することです。

労働基準法では、就業規則などに別段の定めがない限り、週に1回の法定休日を従業員に付与することが義務付けられています。法定休日を確保できているか、また休日出勤によって失われた休息が適切に補償されているかを管理するには、欠勤日と休日出勤日を正確に記録しなければなりません。

欠勤日と休日出勤日は、出勤日と合わせて1カ月単位で集計し、全体の勤務状況を把握することが推奨されます。月ごとに確認することで、特定の時期に休日出勤が集中していないか、適切に休日が取得されているかを判断できます。

残業時間・深夜労働時間

残業時間は、労働基準法で定められた法定労働時間である1日8時間、週40時間を超えて働いた時間を指します。法定時間外労働時間や超過勤務とも呼ばれ、企業は残業時間に対して割増賃金を支払う義務があります。

正確な残業時間の把握は、適切な給与計算だけでなく、従業員の労働時間を法定上限内に収めるためにも欠かせません。一方、深夜労働時間とは午後10時から翌朝5時までの時間帯における労働を意味します。

深夜労働の時間帯に従業員を働かせる場合、企業は通常の賃金に加えて深夜割増賃金、いわゆる深夜手当を支払う必要があります。深夜労働は従業員の健康への影響も大きいため、発生状況を正確に記録し、管理することが重要です。

残業時間と深夜労働時間を適切に把握することで、法令遵守はもちろん、従業員の過重労働を防ぎ、健全な労働環境を維持できます。

有給休暇

有給休暇の管理は、従業員の権利を守り企業が法的義務を果たすために欠かせない重要な項目です。労働基準法第39条では、入社後6カ月が経過した従業員に対し、継続勤務期間に応じた年次有給休暇を付与することが義務付けられています。

さらに2019年4月からは、年間10日以上の有給休暇が付与される従業員について、企業が年5日の有給休暇を確実に取得させる義務が新設されました。義務を怠った場合、企業には30万円以下の罰金が科されます。

また、同時期から「年次有給休暇管理簿」の作成も義務化されました。企業は従業員ごとに有給休暇の付与日数や取得状況を記録した管理簿を作成し、付与期間中および期間終了後3年間（法律上は5年間）保存しなければなりません。

有給休暇を正確に管理することで、従業員の取得状況を把握し、取得促進の施策を講じられます。

出典：国土交通省/年5日の年次有給休暇の確実な取得 わかりやすい解説

欠勤日数

欠勤日数は、企業が業務免除を認めていない従業員都合の休暇日数を記録する項目です。欠勤は従業員の個人的な事情による休みであり、原則として給与の支払い対象外です。

特に注意が必要なのは、従業員が事前の連絡なく休んでしまった無断欠勤のケースです。無断欠勤は就業規律に反する行為とみなされ、就業規則の定めによっては懲戒処分や場合によっては解雇などの重い処分につながる可能性もあります。

ただし、懲戒処分を行う際には就業規則に明記された内容に基づき、適切な手続きを経て実施しなければなりません。継続的な欠勤が見られる場合は、なんらかの問題を抱えている可能性もあるため、適切なフォローが求められます。

勤怠管理の方法

勤怠管理を実施する方法には、企業の規模や業種、働き方に応じてさまざまな選択肢があります。従来の紙ベースの方法から、最新のデジタル技術を活用したシステムまで、それぞれに特徴とメリット・デメリットが存在します。

ここでは、タイムカード、エクセルやスプレッドシート、勤怠管理システムそれぞれの勤怠管理の方法について解説します。

タイムカード

タイムカードは、これまで広く普及してきた勤怠管理の方法です。タイムレコーダーにタイムカードを差し込むだけで出退勤時刻が記録される仕組みで、誰でも簡単に操作できます。導入に必要なものはタイムレコーダー本体とタイムカードのみで、初期投資も比較的少なく済むため、中小企業を中心に長年利用されてきました。

一方で、記録された出退勤時刻から労働時間や残業時間を計算する作業は、管理担当者が手作業で行う必要があり、計算ミスなどのヒューマンエラーが発生しがちです。また、労働基準法の改正や働き方改革関連法への対応が求められた際にも、タイムカードだけでは柔軟に対応することが難しく、別途管理方法を工夫しなければなりません。

タイムカードは手軽さの利点がある一方で、正確性や効率性の面では改善の余地がある管理方法です。

エクセルやスプレッドシート

エクセルやスプレッドシートを用いた勤怠管理方法もあります。従業員自身または管理担当者が出退勤時刻や休暇取得などのデータを入力し、あらかじめ設定した計算式によって労働時間や残業時間を集計する方法です。

この方法のメリットは、多くの企業がすでに表計算ソフトを業務で使用しているため、新たなツールを導入する必要がなく、すぐに始められることです。また、関数やマクロ機能を効果的に活用すれば計算作業の自動化も可能で、タイムカードに比べて集計業務の負担を軽減できます。

ただし、従業員数が増加したり、テレワークやフレックスタイム制など働き方が多様化したりすると、管理すべき項目や条件が複雑になり表の管理が煩雑化します。手入力に依存する部分が多いため、入力ミスや計算式の設定ミスといったヒューマンエラーのリスクも高まる点には注意が必要です。

勤怠管理システム

勤怠管理システムは、従業員の出退勤記録や残業申請、休暇取得の手続きなどを一元的に管理できるデジタルツールです。従業員が画面上のボタンをタップするだけで自動的に打刻が記録され、データが蓄積される仕組みです。

パソコンやスマートフォン、タブレットなど多様なデバイスから打刻できるため、オフィス勤務だけでなくテレワークや外回りの営業など、さまざまな働き方に対応可能です。特に近年普及しているクラウド型の勤怠管理システムは、自社でサーバーを用意する必要がなくインターネット環境があればすぐに導入できるため、テレワークの拡大とともに利用企業が年々増加しています。

さらに、スマートロックやICカード、専用アプリなどと連携することで、入退室と同時に自動で打刻を行う仕組みも実現できます。

勤怠管理システムを導入するメリット

勤怠管理システムの導入を検討する企業が増えています。従来の手作業による管理方法と比較して、システム化することで得られる効果は多岐にわたります。

ここでは、勤怠管理の業務効率化、労働法改正の対応、コスト削減、ミス削減の4つの観点から、勤怠管理システムを導入するメリットについて解説します。

勤怠管理の業務効率化

勤怠管理システムを導入するメリットの一つが、業務効率化の実現です。従来の手作業による勤怠管理では、タイムカードや出勤簿から一人ひとりの労働時間を集計し、残業時間や休暇取得状況を計算する作業に膨大な工数が必要でした。

月末や給与計算の時期には管理担当者が集計作業に追われることも珍しくありません。一方で、勤怠管理システムを導入すれば従業員が打刻したデータが自動的に集計され、労働時間や残業時間がリアルタイムで算出されます。

業務効率化によって浮いた時間は、人事評価や採用活動、従業員の育成などより戦略的で生産性の高い業務に充てられます。結果として、人事部門全体の生産性が向上し組織全体における従業員の労働時間削減にもつながるのです。

労働法改正の対応

勤怠管理システムの導入は、労働基準法をはじめとする労働関連法規への対応を強化できる点でもメリットがあります。働き方改革関連法の施行により、企業には時間外労働の上限規制や年次有給休暇の取得義務など、これまで以上に厳格な法令遵守が求められるようになりました。

手作業による管理では、複雑化する労働時間の計算や休暇取得状況の把握に漏れや誤りが生じやすく、意図せず法令違反を起こすリスクがあります。勤怠管理システムを活用すれば、労働時間の上限規制に抵触する前にアラートを出す機能や、法定の休憩時間が適切に付与されているかを自動チェックする機能により、法令違反を未然に防げます。

また、36協定で定めた時間外労働の限度時間を超過しそうな従業員を早期に把握し、適切な対策も可能です。法改正があった場合も、システムのアップデートにより速やかに対応できるため、常に最新の法令に準拠した勤怠管理を維持できます。

コスト削減

勤怠管理システムの導入は、長期的に見れば大幅なコスト削減効果をもたらします。システム化により、管理担当者が手作業で行っていた集計業務の時間が削減されるだけでなく、従業員が休暇申請や残業申請を行う際の手間も軽減され、承認者の確認作業も効率化されます。

工数削減によって、人件費に相当するコストが抑えられることがメリットです。また、紙の申請書や出勤簿を使用していた企業では、システム導入によってペーパーレス化が進みます。申請書を印刷する必要がなくなるため、用紙代や印刷コストが削減されるとともに、書類を保管するためのスペースも不要です。

労働基準法では勤怠記録を一定期間保存する義務がありますが、デジタルデータとして管理すれば物理的な保管場所が不要となり、オフィススペースの有効活用にもつながります。

ミスの削減

勤怠管理システムの導入により、人的ミスを削減できる点も重要なメリットです。手作業による勤怠管理では、打刻時刻の読み取り間違い、休憩時間の計算誤り、労働時間の集計ミスなどさまざまなヒューマンエラーが発生するリスクがあります。

特に従業員数が多い企業や、夜勤・シフト制など複雑な勤務形態を採用している職場では、管理担当者が扱うデータ量が膨大になるため、どれほど注意していてもミスを完全に防ぐことは困難です。

ミスは給与計算の誤りに直結し、従業員との信頼関係を損なう原因にもなりかねません。一方、勤怠管理システムを活用すれば、従業員が打刻した時刻データをもとに、システムが自動的に労働時間や残業時間、深夜労働手当などを正確に計算します。

あらかじめ設定されたルールに基づいて処理されるため、計算ミスが発生する余地がなくなります。

勤怠管理システムを導入する上での注意点

勤怠管理システムは、システム選定を誤るとかえって業務が煩雑になったり、想定外のコストが発生したりする可能性があります。

ここでは、勤怠管理システムを導入する上での注意点について解説します。

勤務スタイルに合った打刻機能があるか

勤怠管理システムを導入する際には、自社の勤務スタイルに適した打刻機能が搭載されているかを慎重に確認する必要があります。企業によって勤務形態は多様であり、日勤のみの職場もあれば夜勤や当直勤務が発生する業種もあります。

自社の勤務実態に合った機能を備えたシステムを選定しなければ、せっかく導入しても現場で使いこなせず、結局手作業での調整が必要です。特に複数の職種や雇用形態が混在する企業では、勤務パターンを自由にカスタマイズできるシステムが求められます。

正社員、パート、アルバイトなど雇用形態ごとに異なる労働時間の設定や、部署ごとに異なるシフト管理にも柔軟に対応できる機能が必要です。シフト制勤務への対応、変形労働時間制への対応、在宅勤務やサテライトオフィスからの打刻が可能なリモートワーク機能などの確認が求められます。

導入、運用のコスト

勤怠管理システムの導入を検討する際には、初期費用だけでなく運用段階で継続的に発生するコストについても把握しておく必要があります。システムの利用料金は導入後も毎月または毎年かかり続けるため、長期的な視点でコストを評価することが重要です。

一方で、コストの安さだけを重視してシステムを選ぶと必要な機能が不足していたり、使い勝手が悪かったりして、結局業務効率化につながらない可能性があります。重要なのは、システム導入によって得られる業務効率化やミス削減などのメリットと、必要なコストのバランスを総合的に判断することです。

また、勤怠管理システムの料金体系はサービスによって異なります。従業員一人あたりの利用料が発生する従量課金制のシステムもあれば、企業単位で固定の月額料金が設定されているものもあります。

まとめ

本記事では、勤怠とは何か、勤怠管理の目的や必要な項目、具体的な管理方法について解説しました。勤怠管理は労働基準法の遵守や正確な給与計算、従業員の健康管理のために不可欠な業務です。

タイムカードやエクセルによる従来の方法から、効率的な勤怠管理システムへの移行も進んでいます。システム導入により業務効率化やコスト削減、ミスの削減が実現できる一方で、自社の勤務スタイルに合った機能や導入・運用コストを慎重に検討する必要があります。

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ドアの入退室ログが勤怠データと連携して自動的にシステムに反映されるため、打刻漏れの心配がなくなり、正確な労働時間の記録が可能です。

勤怠管理の改善を検討している方は参考にしてみてください。