厳格な情報管理が求められる士業事務所のガバナンス強化と業務時間の適正化／働き方改革を実現 

Q. ランドマーク税理士法人の事業内容を教えてください。

当法人は現在、税理士法人に加えて、ランドマーク行政書士法人、ランドマーク不動産鑑定、ランドマークエデュケーション、ランドマークコンサルティング、相続マイスター協会の、6つの組織が集まった集合体のような形で運営しています。

しかし原点は、一般的な税理士事務所としての創業です。私（清田幸弘様）は横浜の農家の長男として育ち、近隣の農家さんが相続などで苦労している状況を見ていく中で、「農家の負担になっている相続税や所得税をどうすれば減らせるのか」という課題意識を持ち、そこから税務に興味を持ちました。そして資格を取得して独立し、税理士としての道を歩み始めたのです。

税理士法人としての特徴は、相続税の申告に関する業務を数多く取り扱ってきた点です。相続税の申告は、これまでに約1万件扱っており、これほどの件数を経験している事務所は全国的にもそう多くありません。特に地主の皆様を中心とした相続分野の支援には強みを持っています。もちろん、所得税などのより幅広い税務に関する申告も手がけています。

また、会計事務所という枠にとどまらず、一般企業と同じ発想で運営していることも、当法人の特徴だと思っています。マーケティング、営業、サービスのすべてを「事業活動」として捉え、より良いサービス提供、より良い営業、より良いマーケティングを追求しています。税理士法人は、士業という特性上、一般的な企業とは異なる風土がありますが、税理士の資格に加えて、多様な知識を総合し、納税者にとって最適なサービスを提供することを第一に考えています。

Q. Akerun入退室管理システム（以下Akerun）を導入した背景について教えてください。

個人情報を膨大に扱う税理士事務所として、セキュリティ対策は最重要事項でした。パソコンへの不正アクセスはログが取れますが、「部屋に入った人のログ」は残りません。そこで、入退室そのものを記録して管理できる仕組みを探し、インターネット検索を通じてAkerun を知りました。

税理士法人は、非常に秘匿性の高い個人情報を扱う職種です。そのためセキュリティやガバナンス、コンプライアンスの要求水準も高く、金融機関並みか、あるいはそれ以上のセキュリティレベルを作る必要がありました。また、当法人が従来から利用している勤怠管理システムの「KING OF TIME」と連携できる点もあわせて決め手となり、導入を決断しました。

従来は「誰が入退室カードを持っているか」「今、誰が事務所にいるか／いないか」などをチャットツールで共有する運用をしていましたが、あまり効率的とは言えませんでした。Akerunの導入によって、従業員が入退室をすれば必ずログが残り、管理画面で確認できるようになり、運用効率が大きく改善されたと感じています。

Q. Akerunを実際に使ってみて、どのような変化がありましたか？

導入後にまず感じたのは、事業所が「一般企業のような雰囲気になった」ことです。以前はいかにも「士業事務所」らしい感じで、市役所のように公共的に開かれたような雰囲気がありました。しかし、Akerunの導入によって、入退室が確実に管理されるようになり、まさしく金融機関のような、コンプライアンスやガバナンスの基準の高い、お客様の情報などが“きちんと守られている安心感”のある環境に変わりました。

従業員からの声としては、KING OF TIMEとの連携で「打刻がとても楽になった」という意見が圧倒的です。社員証1枚で、入退室と勤怠が同時に記録される点は大きな利便性につながっています。

Q. Akerunの導入効果について、特に顕著だった点を教えてください。

導入のもっとも大きいメリットは、勤怠管理の精度が格段に上がったことです。KING OF TIMEと連携したことで、執務室などに出入りするだけでそのまま勤怠打刻として反映されるようになりました。以前は、タイムカード上では退勤の打刻がされているのに、オフィスに残っていたり、特に繁忙期などは「声をかけないと帰らない」といったケースも見られましたが、現在ではそういったことは全くなくなり、従業員の就業意識も改善しているのではないかと思います。

当法人では働き方改革にも取り組んでいますが、残業時間の削減効果も非常に大きく、以前は繁忙期などは70〜80時間の残業も見られたのに対して、現在はおおむね10時間程度にまで減りました。これはAkerunの活用だけでなく人員増の影響もありますが、双方の組み合わせによって業務時間を適正化でき、従業員の働き方の改善にもつながっていると思います。

また、拠点数が増える中で、複数事業所の入退室を一元管理できるようになった点も大きなメリットです。今回、Akerunの導入を機に社員証をICカード化し、600名以上の全従業員が必要に応じて拠点をまたいだ入退室や勤怠管理をAkerunで行なっています。ランニングコストに関しても、導入時に比較検討した警備会社のシステムなどと比べれば安価に抑えられていて、費用対効果の高い投資になったと感じています。

Q. 従業員の皆様から寄せられた声があれば教えてください。

「打刻が楽になった」「社員証だけで入退室も勤怠もできて便利」という声が多く、日々の出退勤の管理面や運用面でのストレスが大きく減ったようです。またAkerunがあることで、「ドアは必ず閉めるもの」という意識が自然と全員に根付いたと感じています。人は、どうしても忙しかったり気が緩むと扉の開け閉めなどが疎かになりがちですが、Akerunのおかげで「常に施錠する」という意識が定着し、セキュリティに対する全体の意識も向上しました。

Q. 今後、Akerun 入退室管理システムに期待することがあれば、教えてください。

現状でも非常に満足しています。コスト面も大きな負担ではなく、導入効果を考えれば充分に価値があるサービスです。1つ要望を挙げるとすれば、私たちは複数の拠点を持つ事業者なので、大手不動産会社のビルのテナントとして入っている事務所などで、最初から設置されている埋め込み型の入退室システムとも連携できれば、より便利に使えると思って期待しています。