物理的な鍵の管理をなくす

─ 導入の経緯について教えてください。

鍵の管理トラブルがあったことで、導入を決めました。

はじめは物理的な鍵での施錠で、出入り口は常時解錠していました。鍵は3つ。1つは責任者が持ち、残り2つは最後に退社する者と、翌日、はじめに出社する者が1つずつ持っていました。ところが、「出社時に解錠した者がそのまま鍵を持って退社してしまい、夜、鍵を閉められない」など、鍵の管理に関するトラブルがありました。Webで電子錠システムの会社を調べている際に『Akerun入退室管理システム』を発見しました。試験的に1ヶ月間社員通用口に導入し、使用感を確かめた上で会社全体に採用しました。

─ なぜ『Akerun入退室管理システム』をお選びいただけたのでしょうか。

ICカードで解錠できる点が大きな魅力です。

じつは、他社のスマートロックを使っていた時期もあります。そのスマートロックはアプリで解錠するタイプのものだったので、常にスマートフォンを持ち歩かなければならないという問題がありました。給湯室へちょっと立ち寄るだけでも、スマートフォンを持たなければならないのは不便です。『Akerun入退室管理システム』は、ICカードで解錠できる点が大きな魅力です。また、勤怠管理には現在別のシステムを使用していますが、将来的には、このサービスと勤怠管理システムを連携させたいと考えています。

─ 導入後はどのような利用をされていますか。

社員証を兼ねたICカードを鍵にしています。

オフィスのお客様専用の出入り口と、関係者専用の通用口、それぞれに設置しています。全社員、社員証を兼ねたICカードを鍵として使っています。この社員証は、社内での印刷などにも使用するもので常に首から下げているため、持ち歩きのストレスもありません。社外の方のご案内は、基本的には担当者が行ないますが、来訪者用の合鍵カードも用意しており、必要な時に貸し出しています。

─ 導入してみて、効果はありましたか。

仕事のオン・オフが明確になりました。

導入前に予想した通り使用できています。また、オフィスの出入り口が「常時解錠」から「常時施錠」に変わったことで、社員全体のセキュリティに対する意識が高まったとも感じています。想定外の効果としては、カードをかざすことによる解錠・施錠によって、出社・退社の気持ちの切り替えが明確にできるようになったことですね。

─ 社内・社外の利用者はどんな反応ですか。

常時施錠の環境にやっと慣れてきました（笑）。

はじめは慣れないのか、「カードを忘れた」という社員や、施錠されているのを忘れて扉をそのまま開けようとする社員もいましたが、事業内容がITに関わっているため、導入そのものに対して社員が大きく驚く様子はありませんでした。どちらかと言えば、以前が常に解錠されている状態だったので、「常時、鍵がかかっていること」に対して驚く社員が多かったですね。

─ 今後このサービスはどのように貢献できそうでしょうか。

移転しても使い続けると思います。

直近で移転の話はありませんが、今後移転することになっても、セキュリティに関しては現在と同じ環境を作るつもりでいます。移転先でもこのサービスの使用は続けると思います。もう少し近い話をすると、やはり勤怠管理システムとの連携を実現させたいですね。

─ 同じ課題を抱え、導入を検討している人たちへのメッセージはありますか。

まずは試験的に導入してみるといいと思います。

セキュリティの高さが求められる現代では、オフィスの施錠は必須になってきていると考えられます。電子錠の導入を考えたとき、このサービスなら工事も必要ないですし、月額制なので費用対効果が合わなければその時点でやめられますし、コストの面で取り入れやすいと思います。自分たちのオフィスと相性がいいかどうかは、ホームページを見ただけではわからない部分がありますが、まずは試験的に導入してみて、判断してみるといいと思います。