クラウド入退室管理で業務量の可視化を実現。士業事務所の人・場所の課題を解決

電子錠からのリプレイス

導入の経緯について教えてください。

入退室履歴をクラウドで確認できるということをDMで知り、電子錠から『Akerun入退室管理システム』に切り替えました。

士業は情報管理に厳しい業界です。それもあって、もともと弊社ではカードタッチで解錠するタッチパネルテンキー式の電子錠を使用していました。ただ、室内からはボタンを押すことによる解錠なので、「誰がいつ退室したか」の記録が取れないという問題がありました。
『Akerun入退室管理システム』の存在を知ったきっかけはDMをいただいたことからでした。「入室履歴・退室履歴が両方取れて、それがクラウドでどこからでも確認できるのは画期的だ！」と思いましたね。同じ錠と言えど、今まで使用していた電子錠とは性能が全然違うんですよ。ですので入れ替えの際は一択でしたね。

導入後はどのような利用をされていますか。

交通系ICカードやApple Watchで解錠しています。

エントランスのドアに1台設置しています。基本的には普段使っている交通系ICカードを登録してもらっています。 最初は解錠速度がワンテンポ遅れるような印象がありましたが、アップデート版のNFCリーダーに交換してもらってからは、すごく早くなりました。 さらに、アップデート版はApple Watchでも解錠できるので、私はApple Watchで出入りしていますよ。 「Akerun Manager」（現在はAkerun Connect）で入退室履歴をチェックするのがもうクセになっていて、20分に一回くらい見ている気がします（笑）。

勤怠管理の面はどう変わりましたか。

入退室履歴によって業務配分の見直しや声掛けができ、夜中までの残業がなくなってきています。

士業の人ってみんな自立していて、サボっていないか監視するような勤怠管理は必要ないんですよね。どちらかというと、働き過ぎてしまう。「残業は控えて」と言っても、走り抜けちゃうことがある。
あと、うちには「休日出勤」の制度がもともとなくて「勝手に来て、やる」みたいな雰囲気があったんですが、土日に出勤している人を把握しようにも記録がないので把握できない。『Akerun入退室管理システム』を導入する前はそんな状況でした。
このサービスで入退室履歴を見れば、「●●さんの帰りが遅くなっているから、仕事が集中し過ぎているのかも」といったことが予測できます。
個々の出社時間もわかるから、毎日遅く来る人＝何か抱え込んでいるのではと捉え、「最近どうだ？」と仕事やそれ以外の面で声を掛けててみたり。
何が要因で休日出勤の必要があったのか、業務配分を変える必要があるかどうかも、このサービスの入退室履歴を元に見直せるようになりましたし、社員の人たちも履歴を取られている認識があるので、自分の時間の使い方や業務効率への意識が生まれて、業務の切り上げ方にもメリハリがつくようになりました。
実際に、夜中までの残業などもなくなってきています。
業務量を見える化して分配し、社員の不満も未然に解決できると考えたら、毎月のランニングコストも安いと思います。

そのほかに、士業ならではの導入メリットはありますか。

暖簾分けしたメンバーのオフィスへの出入りも管理できるので、セキュリティ面でも安心できますね。

この業界では“暖簾分け”みたいなことがあるんですね。「個人で抱えている仕事が増えてきたから、独立してやってみようか」と。そういった場合に、もともと担当していたクライアントをそのまま引き継ぐケースが多い。そうすると、元居たこのオフィスには頻繁に出入りするんだけど、社員ではなく外部の人間という状況になります。
最近まで社員として一緒に働いていた人だから感覚的には社員に近いんだけど、実際には社外の人が頻繁に出入りしていることになるので、セキュリティ観点では気をつけないといけない。『Akerun入退室管理システム』なら暖簾分けしたメンバーにも日時を指定した解錠権限を渡せますし、私の方では出入りの状況も管理画面ですぐにわかるので、セキュリティの面でも安心できています。

同じ課題を抱え、導入を検討している人たちへのメッセージはありますか。

士業事務所が抱える「人」「場所」の悩みをクリアできるのがこのサービスだと思います。

士業事務所の価値は「人」と「場所」です。社員一人ひとりの仕事の専門性やスキルをもっと高めていきたいのに、オーバーワークで働き方に不満を持てば、退職者が増えることになり人の入れ替わりも激しくなる。そうなれば専門職としてのノウハウがなかなか蓄積されていかないし、提供できるサービスに限りが出てきてしまう。これは、この業界全体が抱えている悩みだと思います。
一方で、「場所」というのはオフィスのセキュリティがしっかりと担保されているかという話。
『Akerun入退室管理システム』なら、どちらもクリアできるんですよ。入退室履歴を見ればオーバーワークも防げるし、オフィスとしてのセキュリティも担保できる。もしも士業事務所全体でこのサービスを導入したら、業界全体のレベルの底上げになると思いますよ。