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2019年の4月から働き方改革関連法案が順次施行され、残業時間の上限に対して規制が設けられることになりました。

(詳しくはこちらの記事をご覧ください)

そこで、人事・労務の担当者は、より厳格な労務管理と、残業時間の対策が必要になりました。ところが、残業時間の対策について頭を悩ませている方もいらっしゃるのではないでしょうか？

本記事では、残業時間の原因と対策、そして有効なツールを紹介します。

そもそもなぜ残業が発生するのか？

まずはじめに、そもそもなぜ残業が発生するのでしょうか？。

対策を考える以前に、あなたの会社ではどうして残業が発生してしまうのかを考える必要があります。

残業が発生する主な原因はどの企業も共通しており、以下の3つのいずれかである可能性があります。

原因①：不要な業務に時間を割きすぎている

残業時間が発生してしまう原因として最も多いのが、そもそもやらなくていい仕事に時間を割きすぎているということが考えられます。

例えば、社員が、上司やクライアントの期待水準以上の仕事にこだわりすぎるあまり、やらなくてもいい仕事に取り組んでいるケースなどがあります。

また、コア業務外の仕事に時間を割きすぎているということも考えらます。

例えば、営業担当者であれば、営業先へのアプローチやコミュニケーションがコア業務になります。

ところが、営業リスト、資料や契約書の作成、営業先と会社との移動など、直接的には成績に繋がらない、「非コア業務」の割合が多くなってしまっている場合があります。

原因②：社内の情報連携が取れていない

また、残業時間が発生する原因の2つ目に、社内の情報連携がスムーズに取れていないということも考えられます。

例えば、上司に仕事の確認をしてもらいたいが、なかなかチェックをもらえないがために仕事が先に進まないということがあります。

他にも、時間をかけて進めていた仕事が、途中で上司との間に認識の相違があることが発覚し、手戻りが発生してしまうなどということもあります。

このように、社内で情報伝達が噛み合っていないことによって業務が中断されたり、手戻りが発生するなどが、残業時間の原因であるケースもあります。

原因③：社員の労働状況を把握できていない

そもそも、社員の労働時間を把握できていないということが、残業時間が発生する原因であるともいえます。

社員数が増えてきた企業や、フレックス制度を導入している企業に発生しがちな原因です。

残業時間を削減するには、そもそも社員がどれくらいの労働時間でどんな仕事をしているのかを把握していなければ、具体的に対策を考える事ができません。

ところがフレックス制度を導入している場合、どうしても出勤時間や退勤時間の把握が難しくなってしまい、なかなか把握できていない企業が多いというのが現状です。

残業時間の削減方法と、有効なツール

ここまで、残業がなぜ発生してしまうのか、原因について解説しました。
以下では、これら原因への対策と、有効なツールを紹介します。

対策①：非コア業務をアウトソーシングする、ツールを使って効率化する

まずは、社員が本当にやるべき仕事以外の、非コア業務を削減することを考えましょう。

そのためには、他の人に任せるという手段を検討するのもひとつです。

庶務や経理を外部にアウトソーシングするというのも良いでしょう。また、秘書や営業事務を採用する企業も存在します。

一方、どうしてもアウトソーシングができなかったり、新たに採用ができない場合には、業務効率化ツールの利用を検討しましょう。

営業効率化・庶務のクラウドサービス

営業を効率化する顧客管理ツールとしては、「Saleseforse」を利用している企業が多いようです。

また、契約書をオンライン上で完結させることができる「クラウドサイン」というサービスも便利です。

オンライン上で、契約書のやり取りや締結が完結するため、今まで紙で用意していた契約書を制作する必要がなくなり、さらに締結までのコミュニケーションも大幅に削減するなどの事例があります。

対策②：社内のコミュニケーションのルールを決める

社内での情報連携が不足していることで起こる仕事の滞りに関しては、コミュニケーションを円滑にするルールを設けるようにしましょう。

仕事を進めるときには、小さくマイルストーンを設定し、それぞれを達成した段階で報告するようにするなど、報告タイミングを細分化しておくなどが有効です。

また、上司が、作業者の進捗状況を確認できるように、社内用の連絡ツールや業務管理ツールなどを利用して、いつでも作業状況を確認できるようにしておく必要があります。

対社内用の情報共有システム

残業時間の削減に有効なツールとして、社内の情報共有や、システム管理、稟議や承認をクラウド上で行なうことが出来る「desknet’s NEO」などがあります。

これにより、仕事の情報共有や、上司の承認・決済のスピードの向上に成功している企業の事例も存在します。

他にも、タスク管理を社内で共有することができる「Trello」などを活用して、タスクの進捗状況の可視化と改善につなげている企業もあります。

対策③：社員の労働管理を徹底する

フレックス制度を導入する企業であれば、労働時間の管理を徹底する必要があります。

残業時間を削減するには、社員各々だけの努力ではなかなか解決することができません。管理者が、社員の労働時間を正確に把握し、現状と理想のギャップを捉えるところから対策がスタートします。

一番簡単な方法は、出勤時間と退勤時間の報告・確認のフローを整理することです。

こちらも、労務管理ツールを利用することで客観的に管理、把握し業務の効率化を図る事が可能です。

出退勤や入退室を管理するツール

ビッグローブ株式会社は、全員が集まる朝礼で、その日の退勤時間を宣言するという仕組みによって残業時間の削減に成功しています。

ところが、フレックス制度を導入している場合などは、出退勤の時間が異なるため、このようなアナログな管理ができないでしょう。そのような場合は、クラウド上で出退勤管理ができる「ジョブカン」を利用するのも一手です。

また、オフィスの入退室の履歴を残せる「Akerun入退室管理システム」を利用するのも良いでしょう。

Akerun入退室管理システムはオフィス入退室時の鍵と連動しており、ICカードやスマートフォンをかざすことで、オフィスの解錠や施錠ができ、それと同時に入退室の情報をクラウド上で可視化することができます。

これらのツールを利用することで、社員の労働状況を適切に把握し、現状の課題を発見したり、残業時間の削減に活用する企業もあります。

残業が発生する原因を理解し、適切な制度やツールを活用しよう

残業がなぜ発生してしまうのか、多くの企業では共通した原因が存在します。

そして、それらの原因は、適切な制度とツールを活用することで改善することが可能です。

この機会に、残業時間の見直しや対策を検討してみてはいかがですか？