コワーキングスペースのセキュリティ対策なら入退室管理システム！Akerunのメリット6つについても解説

コワーキングスペースの利用方法とは？

コワーキングスペースの利用方法には、主に

の2種類があります。

ドロップインとは、月額契約の会員制とは異なり、時間／分単位や1日単位でスペースを利用できる利用方法です。コワーキングスペースを利用したいタイミングで訪れ、初回登録などの後に利用した時間に応じて料金を支払うシステムです。利用時間も1時間単位や分単位に加え、「1日使い放題」といったパッケージが用意されていることもあります。

物品（パソコンなど）の紛失や盗難されるリスク

不特定多数の人間が出入りするコワーキングスペースでは、ノートパソコンやデジタルカメラ、重要書類、USBメモリなど利用者の私物や施設の機器など物品の紛失や盗難のリスクがあります。

また利用者の取り扱っている機密情報を狙って背後から盗み見されるリスクなども考えられます。入退室管理システムを導入して利用者の入退室情報を細かく把握しておけば、万が一紛失や盗難、盗聴などトラブルが起こっても該当時間に入室していた利用者が誰なのか特定できるとともに、そのようなトラブルの抑止力になります。

また、スペース内や出入り口に監視カメラなどを設置することで、万が一の際のエビデンスにしたり、抑止力にも活用できます。

機密情報の盗難・漏えいされるリスク

コワーキングスペースでは、誰でも利用できる無料Wi-Fiを通じて利用者の機密情報を狙うハッキングのリスクがあります。また利用者全員が同じID／PASS接続できるWi-Fi環境の場合、ハッキングされた際に誰がアクセスしたのか特定することができません。

利用者は、所属する企業などから貸与されたスマートフォンなどによるテザリングを利用するなどの対策をとることで、第三者からの不正なアクセスやハッキングのリスクを低減することができます。またあらかじめ使用するパソコンやスマートフォンなどに、ウイルス防止のソフトやシステムを導入するとセキュリティの強化にも繋がるのでおすすめです。

Wi-Fiを通じて利用者の機密情報を狙うハッキングのリスクがあります。また利用者全員が同じID／PASS接続できるWi-Fi環境の場合、ハッキングされた際に誰がアクセスしたのか特定することができません。

利用者は、所属する企業などから貸与されたスマートフォンなどによるテザリングを利用するなどの対策をとることで、第三者からの不正なアクセスやハッキングのリスクを低減することができます。またあらかじめ使用するパソコンやスマートフォンなどに、ウイルス防止のソフトやシステムを導入するとセキュリティの強化にも繋がるのでおすすめです。

利用者以外に不法侵入されるリスク

不特定多数の人が出入りするコワーキングスペースでは、入退室時に物理鍵を使っていた場合、物理鍵の盗難や複製、第三者への不正な貸し出しによる不法侵入のリスクもあります。

入退室管理システムを導入すれば、会員専用の解錠権限を付与されたICカードやスマホなどを使って入退室できるのに加えて、Web管理ツールやスマホ専用アプリから入退室を確認・管理できるため、盗難や複製など物理鍵に関するトラブルを低減できます。

利用者の入退室情報を正確に把握・管理できる

入退室管理システムを導入すれば、コワーキングスペースの利用者の入退室情報を正確に把握・管理できます。「今、誰が施設を利用しているのか」「施設内のどの部屋を誰が利用しているか」などWeb管理ツールやスマホ専用アプリからリアルタイムで確認できるため、利用者の私物や施設の機器や備品など物品の紛失や盗難などのトラブルが起こっても入退室履歴のデータを利用してその場に誰が入室していたのか特定できるとともに、部外者の侵入の抑止力にもなります。

入退室管理システムに加えて防犯カメラも設置することで、利用者の「共連れ」など不法侵入の抑止力になったり、紛失や盗難などトラブル時も入退室情報と動画データを活用して犯人を特定できるため、セキュリティ強化に繋がります。

高いセキュリティ空間が実現できる

入退室管理システムを導入すれば、会員やスタッフだけに解錠権限を付与したICカードやスマホ専用アプリしか入退室できないため、不法侵入を防止し、高いセキュリティ空間が実現できます。他にも予約管理システムなどを連携させることで予約や入退室、決済と全てをデジタル管理することができ、利用者の利便性だけでなく運営者側の管理業務も効率化に繋がるでしょう。

利用者の利便性を高める

入退室管理システムの導入で、解錠権限を付与したICカードやスマホ専用アプリを使って入退室できるため、利用者利用者の利便性が高まります。他にも予約管理システムなどを連携させることで予約や入退室、決済と全てをデジタル管理することができ、利用者の利便性だけでなく運営者側の管理業務も効率化に繋がるでしょう。

人件費を削減できる

入退室管理システムを導入して、解錠権限を持つ利用者のみに入退室を限定できたり、決済システムと連携して入退室管理だけでなく決済まで自動化できるため、運営スタッフや警備員の配置を減らし人件費を削減できます。

簡単に入室制御できる

Akerunでは、Web管理ツールやスマホ専用アプリから、利用者の契約プランに合わせて「解錠できる日時（曜日や時間帯など）」「入退室できる場所」を細かく設定しICカードやスマホ専用アプリに解錠権限を付与できるため、簡単に入室制御できます。

防犯カメラも設置すれば、共連れや物品の盗難・紛失などトラブルの際にその場に誰が入室していたのか動画データを用いて関係者を特定できるため、セキュリティ向上に繋がります。

オートロック機能による自動施錠で不法侵入の防止ができる

Akerunには、ドアが閉まると自動で施錠されるオートロック機能があります。オートロック機能により利用者の閉め忘れ防止になるのはもちろん、不法侵入の防止にも繋がります。利用シーンによっては、施設の利用者が多い昼間の時間帯のみオートロック機能をオフにするなど、オートロックの除外時間も設定できるため、施設の運営方法に合わせて柔軟に対応できます。

利用者が持っている交通系ICカードやスマホなど様々なデバイスを鍵にできる

Akerunでは、利用者が持っている交通系ICカードやスマホなど様々なデバイスを鍵の代わりとして使用できます。Web管理ツールやスマホ専用アプリから、利用者が持っているICカードに解錠権限の発行・解除できるので、運営者側が新しく会員専用カードを作る必要がありません。

工事不要で賃貸物件でも手軽に導入できる

Akerunは、工事不要で今あるドアに強力な両面テープで貼り付けるだけで設置でき、移転時や退去時は取り外すだけで原状回復も必要ないため、賃貸物件でも導入できます。

運用に必要な機器（本体や読み取りリーダー、インターネット中継機／コントローラーなど）はレンタルで、全て定額の月額／年額の利用料に含まれているため、機器の購入費用などはかかりません。サムターン（つまみ）に設置するタイプのものであれば初期費用もかからないなど、設置費用や初期費用などを抑えて入退室管理システムを導入したい方におすすめです

API連携で入会から決済まで自動化できる

コワーキングスペースの運営業務は以下のように多岐に渡り、受付やスタッフ、警備員などの人件費がかかります。

Akerunなら、APIを使って予約システムや決済システムと連携し、入会や受付から決済までを自動化することができるため、上記の業務を効率化できます。例えば、予約システムと連携して予約の日時や利用プランごとに自動的に解錠権限を発行・解除できるので、受付担当者が必要ありません。

また、出入り口に防犯カメラも設置すれば、入室制御と同時に監視機能も活用できるので、警備員を配置しなくてもセキュリティ強化できます。これにより従業員を減らし人件費も削減できます。さらに、勤怠管理システムとも連携すれば、従業員の勤怠管理の業務効率化にも繋がります。

万が一の事態でもサポート体制が充実している

一般的に、スマートロックでは以下ようなトラブルがありますが、Akerunはそれぞれのトラブルに対して運用方法の提案や充実したサポートを提供しています。