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はじめに

従業員の勤怠管理は、従来は紙の台帳やタイムカードに手書きで記入したり、Excelなどの表計算ツールに手入力するなどの方法がほとんどでした。しかし、近年ではデジタルツールの進化とともに勤怠管理システムが普及し、紙の台帳やタイムカードではなくPCやIスマホを使って打刻している企業も多く見られます。

本記事では、勤怠管理システムの導入のメリット・デメリット、勤怠管理システムの各種機能などを中心に、自社に合った勤怠管理システムの選び方について解説します。従業員の勤怠管理の方法にお悩みの方はぜひチェックしてください。
※出典：労働時間の適正な把握のために｜厚生労働省

勤怠管理システムとは

勤怠管理システムとは、従業員の勤務状況をWeb上などで管理できるシステムのことです。例えば、従業員の労働日数や残業時間などを正確に把握・管理することで、残業のしすぎによる従業員の健康問題や、労働基準法で定められた勤務時間など労働法令の違反で罰則が課せられるなどの事態を未然に防ぐことができます。

特に、2019年4月からの働き方改革関連法により労働基準法をはじめとした各種労働法令が改正され、残業時間の上限規制がより厳しくなったほか、年次有給休暇の取得義務などが追加されました。

さらに、これに関連した働き方改革関連法の1つとして「労働安全衛生法」も2019年4月に改正され、従業員の労働時間を客観的に把握することが義務づけられました。労働時間の”客観的な記録”には、従業員自ら作成した出勤簿などの自己申告は認められません。厚生労働省では、タイムカードやICカード、パソコンなどを使った労働時間の記録などが客観的な記録方法として推奨※されています。

そこで、勤怠管理システムを「客観的な労働時間の記録」の方法として導入する企業が増えてきているのです。
※出典：労働時間の適正な把握のために｜厚生労働省

勤怠管理システムの導入メリット

勤怠管理システムには、以下のような導入メリットがあります。

労働時間を正確に集計できる

勤怠管理システムの導入により、従業員の出退勤時間を正確に把握することができます。特に、従来のタイムカードのように紙の台帳を使って出退勤時間を記入する方法とは異なり、スマホやパソコン、ICカード、生体認証など打刻方法も様々です。日頃持ち歩いているスマホやICカードを読み取りリーダーにかざすだけで打刻できる製品なら、打刻ミスや打刻漏れの防止に繋がるでしょう。

割増賃金を自動計算できる

勤怠管理システムでは、従業員の労働時間だけではなく残業時間や遅刻・早退・欠勤・休暇の取得日数など詳しい勤務状況をWeb上などから管理できます。残業時間や有給休暇の取得日数などはリアルタイムで更新される機能を備えたシステムも多くあり、自動的に割増賃金が計算できたり、自社の就業ルールなどにカスタマイズできる製品も少なくありません。そのため、勤怠の集計作業が大幅に簡略化されるでしょう。

法改正への対応がスムーズ

法改正への対応が不十分だった場合、法令違反と判断されて企業に何らかの罰則が課せられることも考えられます。法律が改正された場合は、就業規則や勤怠管理の方法などを見直す必要性に迫られるケースも考えられます。

しかし、近年多くの企業が導入しているクラウド型勤怠管理システムなら、労働基準法や労働安全衛生法など勤怠に関する法改正に対応した設定に自動的にアップデートしてくれるものも多くあります。これにより、労務や人事担当者の業務負担を減らしながら、速やかに法改正にも対応できます。

不正打刻の防止

タイムカードやExcelでの手入力、紙の台帳などに手書きで記入、などの方法で出退勤を管理していると、なりすましによる不正打刻や打刻を改ざんするリスクが考えられます。

勤怠管理システムを導入すれば、個人が持ち歩くスマホやICカード、静脈認証や指紋認証などの生体認証に打刻権限を付与することで、本人しか打刻できないため、不正打刻の防止に繋がります。また、一度打刻すれば修正申請を出さないと打刻時間を変更できない仕組みになっているものを選べば、打刻の改ざんも防止することができます。

コストの削減

勤怠管理システムでは、労働時間や残業時間など勤務時間を集計するほか、代休・有給休暇の申請や取得日数、休暇残数の管理などもできるので、人事や労務担当者の作業を軽減してくれます。特に、従来の給与計算を電卓などを使って手作業で計算すると、ヒューマンエラーが発生するリスクがあります。

そこで、勤怠管理システムを使って労働時間や残業時間、有休取得日数などの管理を行うとともに、他社システムと連携できるものであれば給与計算システムと連携して自動で給与計算までできるものであれば、大幅に業務工数を減らし人的コストも削減できる可能性があります。他にも、シフト管理システムと連携すれば、人事・労務担当者の業務負担をさらに減らすことも可能です。

モバイル端末で外出先やテレワークでも打刻できる

勤怠管理システムの中には、スマホやタブレットなどのモバイル端末や、個人のパソコンなどから打刻できるものもあります。近年、働き方が多様化している中で、フリーアドレスやフレックス制への対応はもちろん、オフィスの外からでも打刻できれば、テレワークにも柔軟に対応できるでしょう。また、直行直帰などの申請もオンライン上で実施できるため、タイムカードを切るために会社に帰社したり、申請書類を作成・印刷したりする手間が省けます。

集計データを経営戦略に活用できる

勤怠管理システムでは、従業員の勤怠情報を正確に集計できます。データ分析機能が搭載されているシステムであれば、グラフなどで簡単に可視化できるものもあり、勤怠情報を可視化できれば、部署ごとに残業時間を把握したり、特定の従業員が加重労働になっていないか把握したりして、人員配置や業務量を適切に見直すことができるでしょう。

勤怠管理システムの導入デメリット

一方で、勤怠管理システムには以下のようなデメリットもあります。

導入・運用に費用がかかる

勤怠管理システムの導入デメリットの最も大きなものとして、導入費用や運用費用が挙げられます。システムの導入にかかる機器の購入費用や設置費用などの初期費用はもちろん、システム利用料やメンテナンス費用など月々のランニングコストがかかってくるため、事前に導入によってかかる総費用を把握した上でシステムを選ばなくてはなりません。

特に、雇用形態や就業形態などが特殊な企業の場合は、標準設定のままでは使いにくいため自社で運用しやすいようにカスタマイズするための費用も必要になる場合があります。

導入までには工数がかかる

勤怠管理システムに限らず、新しいシステムを導入する際には導入システムの検討から導入を経て、安定的に稼働できるまでにどうしても工数がかかってしまいます。勤怠管理システムでは特に、自社の雇用形態や就業形態、勤務地、社内制度などの就業規則や勤務形態に対応できるシステムかどうか、自社に対応したカスタマイズは可能かなどを見極める必要があります。

社内に浸透させるためには時間がかかる

これも勤怠管理システムに限りませんが、新しいシステムを導入した際に、社内に浸透させるためには時間がかかります。システム導入に伴ってシステムの操作方法やルールを従業員に周知したり、マニュアルを作成したり、説明会を開いたり、個別に従業員からの問い合わせに対応したりする必要があるでしょう。

勤怠管理システムの比較

勤怠管理システムを比較するには、各種機能や種類を知っておく必要があります。

勤怠管理システムの主な機能

勤怠管理システムには、主に以下のような機能が備わっています。

打刻機能

打刻機能は、勤怠管理システムのメインといえる機能です。Web上のシステムからボタンを押して打刻するタイプや、ICカードやスマホ、生体認証などを読み取りデバイスにかざすことで簡単に打刻ができるものもあります。

モバイル端末はもちろん、前述のようにパソコンからも打刻できるようにすれば、テレワークなどの多様な働き方にも対応しやすくなります。特にICカードを利用した勤怠管理システムの場合、交通系ICカードや社員証などに打刻権限を付与できるものであれば、打刻のために鞄からわざわざ別のカードを取り出したり、持ち歩いたりする必要がないため、打刻カードの紛失や自宅に忘れるなどの防止に役立つでしょう。

休暇管理機能

従業員の有給休暇や振替休日などの取得状況を管理できる機能です。他にも夏季休暇や年末年始休暇、慶弔休暇、結婚休暇など、一般的な休暇から企業独自に設けている休暇まで、従業員ごとに一元管理できます。

申請・承認機能

残業や有給休暇などの申請と承認が行える機能です。例えば、残業の申請ができていない場合、残業後に退勤打刻しようとしてもエラーが発生して打刻できなくなる、といったように、上長が部下の残業時間を把握し、打刻制限できることで無駄な残業や過重労働の防止に役立つ設定も可能です。

特に、スマホやタブレットを使って申請や承認ができるシステムであれば、外出先からでも簡単に申請が行えるため、前述のような直行直帰や有給休暇などの申請・承認の書類を作成する手間が省けると同時に申請書の管理がしやすくなるなど利便性が高まります。

勤怠情報の集計・分析機能

人事・労務担当者にとって欠かせない従業員の勤怠情報を自動で集計してくれる機能です。勤務時間をリアルタイムに集計して管理できるため、総労働時間や残業時間、深夜労働時間、休日労働時間などを個別に計算する必要がなくなります。他にも、時間外労働時間を前年対比や部署別でグラフ化し従業員や部署の働き方を分析できる機能を備えているシステムもあります。

アラート機能

従業員の打刻漏れや遅刻回数の増加、残業時間の超過、未消化の有給休暇が溜まっているなどの場合に勤怠管理システムが管理者や本人に知らせてくれる機能です。通知の方法は、メールで通知してくれるものやSNSやプッシュ通知、メッセージなど様々な方法があります。

メーカーによって通知方法が異なるので事前に確認しておきましょう。また、打刻漏れや遅刻回数の増加も改善すべき問題ですが、残業時間の超過や有給休暇の未取得は法令違反となるため、企業は残業時間の上限を守るとともに、取得しなければならない有給休暇の残日数がある従業員には上長や労務担当者から取得するよう周知する必要があります。

システムの通知機能を使えば、これらの問題に従業員自身が気づきやすくなり、人事や労務担当者が毎回全従業員の勤怠情報を確認する負担が軽減されます。

勤怠管理システムの種類

勤怠管理システムには、大きく分けてクラウド型とオンプレミス型の2種類があります。

クラウド型

クラウド型とは、インターネットを通じて勤怠管理システムの提供会社が提供するクラウドサービスを利用することを指します。クラウド型の勤怠管理システムでは、勤怠情報の保管場所やシステムの導入に必要なサーバーやハードウェアを開発会社側で準備してくれるケースが多いため、わざわざ自社で用意する必要がないのが大きなメリットです。

クラウド型であれば、法改正などがあっても自動的に法改正に対応したシステムにアップデートされます。また、オンプレミス型の勤怠管理システムと比べて初期費用などのコストを抑えやすいのも大きな特徴です。サーバーを自社で管理したり、構築したサーバーに専用のソフトウェアを入れたりといった複雑な作業が必要ないためシステムの運用にかかる工数が削減でき、誰でも簡単に運用できるものが多く、様々な企業で導入が進んでいます。

オンプレミス型

自社でサーバーを置き、勤怠管理システムのソフトウェアをインストールして運用するのがオンプレミス型です。勤怠管理システムそのものを自社向けにカスタマイズできるため、自社の運用で必要な機能をカスタマイズしやすいという特徴があります。

一方で、サーバーを自社で用意し、ネットワーク環境の構築や保守なども行わなくてはならないため、クラウド型と比べて初期費用がかかるのがデメリットです。

勤怠管理システムの選び方

では、実際に勤怠管理システムを選ぶ際、どんなことに気をつければよいのでしょうか。ここでは、以下の7つのポイントを解説します。

クラウド型かオンプレミス型か

前述のように、勤怠管理システムには大きく分けてクラウド型とオンプレミス型の2種類があります。それぞれのメリット・デメリットをまとめると、以下のようになります。

クラウド型

• サーバーやソフトウェアなどを購入・準備する必要がないため導入しやすい

• 法改正などに自動的に対応するため安心

• サーバー費用やメンテナンス費用が不要なためコストを抑えやすい

• クラウドで管理しているためインターネット接続できる場所でしか使えない

• サーバーのセキュリティ対策は提供会社に依存

システムの導入が簡単でコストを抑えやすいクラウド型にするか、カスタマイズ性が高くセキュリティ対策も自社で行いやすいオンプレミス型にするかは、自社のニーズなどに合わせて選びましょう。

オンプレミス型

• 自社でシステムを管理しているため自社に合ったカスタマイズができる

• 自社でサーバーを管理しているためセキュリティ対策を自社で講じやすい

• 導入するシステムによってはインターネット接続が必要ない

• サーバー費用やメンテナンス費用がかかるため導入後の運用コストがかかる

• 法改正などにすぐ対応できるとは限らない

他社のシステムやツールと連携できるか

勤怠管理システムは、給与計算システムやシフト管理システムと連携させると人事・労務担当者の業務の効率化に繋がります。将来的に他社のシステムやツールと連携させてさらに業務の効率化を図りたい場合は、システムを導入する前に他社のシステムと連携できるかどうか確認しておくとよいでしょう。

従業員が使いやすいか

人事・労務担当者側からみて機能面が充実している勤怠管理システムでも、従業員が使いやすいシステムでなければ社内に浸透しません。勤怠管理システムを検討する際には、打刻方法や申請方法など、実際に使う従業員が手間なく使いやすいシステムを選びましょう。

法令遵守をサポートしてくれるか

残業時間や有給休暇の取得などは、労働基準法などで定められた基準を従業員が守れなかった場合、企業の法令違反となり、企業に何らかの罰則が与えられる可能性があります。

そのため勤怠管理システムは、残業時間が一定の時間を超えたり、有給休暇の取得期限が迫ったりするとアラートが出る機能を搭載しているシステムを選べば、法令違反の防止になります。

サポート体制はどうか

導入前の疑問や設定方法に加え、導入後に起こりうる不具合などのトラブルに柔軟に対応してくれるサポート体制が整っているメーカーを選ぶと安心して運用できます。サポート対応が無料か有料か、どの程度までサポートしてくれるのかなど、しっかりメーカーに確認しておきましょう。

費用対効果が見込めるか

勤怠管理システムの導入によって、従業員の勤怠の打刻や申請書の作成の手間が省けたり、テレワークに柔軟に対応できたり、人事・労務担当者の業務の効率化になったりと、様々な効果が期待できます。

一方で、勤怠管理システムを導入しても上手く活用できず導入・運用費用に見合った効果が見られない場合もあるため、事前にシステムの情報収集を怠らず導入によって十分な費用対効果が期待できるかどうかもよく検討する必要があります。

セキュリティ対策は万全か

セキュリティ対策はクラウド型なら開発会社に依存し、オンプレミス型なら自社で講じる必要があります。クラウド型のサービスにしようとする場合は、特に導入予定のメーカーのセキュリティ対策をよくチェックするとよいでしょう。

おすすめの勤怠管理システム4選

ここでは、おすすめの勤怠管理システムを4つご紹介します。今回は、コストが抑えやすいクラウド型で他社システムと連携できるシステムを中心にみていきます。

KING OF TIME

KING OF TIMEは豊富な打刻方法を持つクラウド型勤怠管理システムで、出勤時はICカードで始業時間を打刻し、退勤時は外出先からスマホで専用アプリから就業時間の打刻する、など複数の打刻方法を組み合わせて使うことができます。

Webツールは、シンプルでわかりやすい操作画面なため誰でも簡単に操作できるでしょう。また、専門知識を持ったサポートチームが無料でメールやチャット、電話でサポートしてくれるので安心して運用できます。

TeamSpirit

フレックスタイム制や固定労働時間制、変形労働時間制など様々な労働形態に対応しているクラウド型勤怠管理システムです。長時間労働の確認、管理をアラームやレポートで対応できて安心です。

工数管理や経費精算、電子稟議など様々な機能をひとつにまとめているため、バックオフィス業務を一気にデジタル化し業務の効率化に繋がります。

freee勤怠管理Plus

Webツールや専用アプリのわかりやすい操作画面で打刻できるクラウド型勤怠管理システムです。打刻修正や残業申請などもWebツールなどで簡単に行えるため、紙媒体での申請作業が大幅に削減できます。従業員のシフトの割り当ても手軽にできるため、従業員のシフト管理も簡単です。

ジョブカン

ICカードや生体認証のほか、GPS打刻やLINE・Slack打刻など豊富な打刻方法が使えるクラウド型勤怠管理システムです。昼間勤務や夜間勤務、1日に複数回の休憩など、複雑化しやすい勤務体制に対応しています。

特に、医療機関の方は、従業員人数も多い上に勤務体制が混在している場合はおすすめです。料金プランは、シンプルなため、自社に導入したい機能と従業員数に合わせて選ぶだけです。

おすすめの勤怠管理システムを効率的に運用するために活用できるツール

Akerun入退室管理システムは、上記のような勤怠管理システムと連携することで、入退室と打刻を同時に行えるため、打刻漏れや不正打刻の防止となり、より効率的な労務管理が可能になります。

従業員ごとの出社日数が把握できるほか、出社日数に応じた交通費計算が簡単になります。また、オフィスへの入退室と打刻情報が紐づいているため、退勤打刻をしてからサービス残業をするといった不正打刻ができないため、正確な労働時間の把握にも繋がります。Akerun入退室管理システムと勤怠管理システムとの連携で、打刻漏れがなくなり労務管理が簡単になった株式会社マネーフォワード様の事例は以下の事例記事をご参照ください。

Akerun入退室管理システムは工事不要で初期費用0円、月額または年額の利用料金だけで導入できるため気軽に入退室管理を始めることができます。また、タイムカードダウンロードオプションを使えば、Akerunだけでも正確な打刻と勤務時間の管理が可能になります。詳しい内容は、下記ページから気軽に問い合せることができます。

まとめ

勤怠管理システムは人事・労務担当者の業務を大幅に効率化してくれるデジタルツールです。特にクラウド型の勤怠管理システムは他社のシステムと連携できるものも多く、バックオフィス業務を一気にデジタル化できます。従業員の使いやすさ、法令遵守、費用対効果などをよく検討し、自社に合った勤怠管理システムを選びましょう。