既存のセキュリティカードを鍵として活用し、入退室管理を一元化。勤怠管理連携も実現

拠点立ち上げに伴うイニシャルコストを低減

導入の経緯について教えてください。

拠点立ち上げに伴い、イニシャルコストを抑えることを念頭に検討した結果、社内認知と設計事務所からの提案で導入を決めました。

京都開発拠点を設計するときに、「イニシャルコストがとにかく低いものを」という切り口で、スマートロックのサービスを探していました。
エンジニアという職業柄、スマートロックの市場は多少知っていて、なんとなく「スマートロックという選択肢があるよね」という話はしていたんです。
その際に『Akerun入退室管理システム』の名前が出てきたのと、担当していただいた設計事務所さんから「Akerun入退室管理システムはどうですか？」と提案があったことも重なって、導入を決めました。

導入後はどのような利用をされていますか。

ビルのセキュリティカードを、オフィスエントランスの鍵にしています。

京都支社のエントランスはエレベーターホールに面しており、そちらのエントランスのドアに『Akerun入退室管理システム』を導入しています。エントランスの左サイドにはインターホンもあり、お客様がご来社された際はインターホンでスタッフを呼び出していただいています。
ビル自体のエントランスには大手セキュリティ会社のシステムが既に備わっていたので、そのセキュリティカードをそのまま『Akerun入退室管理システム』のカードキーとして使っています。ビルのセキュリティルールを守りながら、オフィスの解錠権限もビルのセキュリティカード1枚に集約したかたちですね。
ビル自体は朝解錠したら夜まで開いていますが、プロジェクト単位で京都支社を訪れる他支社の従業員もいるため、オフィスのエントランスだけを解錠できるカードキーも、その従業員のために10枚ほど用意しています。

勤怠管理システムとの連携で、労務管理はどう変わりましたか。

打刻漏れがなくなり、勤怠時間が自動反映されることで労務業務もかなりラクになりました。

将来的には自社開発の勤怠管理ソフトと『Akerun入退室管理システム』を連携させる計画がありますが、もともと勤怠は「KING OF TIME」を利用していたこともあり、『Akerun入退室管理システム』と「KING OF TIME」の連携サービスを利用させてもらっています。
『Akerun入退室管理システム』と「KING OF TIME」を連携させる前は、従業員による打刻漏れが結構あったんですよね。打刻漏れが要因で、月末や中締めまでは当人の勤怠時間・残業状況が正しいものなのかわからず、そのケアが後手に回っていたんです。
それが、入室・退室をするだけでデータが自動的に「KING OF TIME」に反映されるようになったので、打刻漏れ自体がほとんどなくなりました。おかげで、私が月末に一気におこなっていた修正業務もかなり減少し、体感的にずいぶんとラクになりましたよ。
導入した意図としては入退室管理がメインだったのですが、「結果的にメンバーの正しい勤怠状況もリアルタイムで把握できてすごく助かるね」とスタッフ間で話しています。

今後このサービスはどのように貢献できそうでしょうか。

新拠点を立ち上げる際にも導入を考えたいですね。東京オフィスで使っているセキュリティカードも『Akerun入退室管理システム』に登録したら利便性が上がると思います。

いま稼働している各地のオフィスに関しては、すでにセキュリティシステムが導入されているので、『Akerun入退室管理システム』への置き換えというのは考えていません。
ただ、京都開発拠点のように、比較的規模の小さな拠点を新たに作ることになったら、またこのサービスを導入するかもしれません。
それから、東京オフィスで働くスタッフのセキュリティカードも京都で使えるように『Akerun入退室管理システム』に登録しようかと考えているんですよ。そうすると、拠点を行き来するときに、毎回エントランスまで出迎える手間がなくなって、利便性が格段に上がるなと思っています。

同じ課題を抱え、導入を検討している人たちへのメッセージはありますか。

コストが安いのに、柔軟な運用ができるところが魅力です。

弊社の京都支社では、「なるべく低コストで」という目線で『Akerun入退室管理システム』を導入しましたが、コストが安いのに柔軟な使い方ができることがこのサービスの魅力だと思います。
APIも公開されているので、ソフトウェア開発ができる会社なら自分たちでいろいろなシステムに連携させられます。
勤怠面では社内統制に役立てられますし、対応しているICカードならなんでも鍵にできることも非常に便利ですよね。