API連携でセキュリティ向上、勤怠管理、ワークライフバランスの見直しを同時に実現

物理的な鍵の管理をなくす

導入の経緯について教えてください。

鍵を紛失する事故が起き、電子錠へ切り替えたいと思いました。

もともとは物理的な鍵を使用していましたが、盗難、複製の恐れがあったり、実際に紛失する事故が起きたりしていました。加えて、従業員が増えた際にマスターキーを複製して配布するのも手間でしたし、退職時に鍵を回収することにも管理コストが掛かる点が問題でした。電子錠に切り替えることで、そういった部分を改善できるのではないかと思い、以前から導入を検討していたんです。また、導入すれば勤怠管理の手間も省けると考えていました。

他社製品と比較した上で、『Akerun入退室管理システム』を選んだ理由を教えてください。

「KING OF TIME」と連携できるところも魅力的でした。

直接他社製品と比較したことはありませんが、インターネットでいろいろと調べた際に、このサービスがいちばん人気があり、私も以前から名前を知っていたことから導入を決めました。導入にあたっては、すでに導入している企業の評判を聞いたり、導入されたオフィスの見学に行ったりして、実績を確認しました。また「KING OF TIME」と連携できるところも魅力的でした。出社時と退社時にカードをかざせば打刻をする必要がないため、勤怠管理の運営体制を改善しコストが減らせると思ったのです。

導入後はどのような利用をされていますか。

交通系ICカードやtaspo（タスポ）を使って解錠しています。

現在は入り口の扉に設置しています。弊社の従業員は14名おりまして、そのうち1名は学生のアルバイト、1名は研修で弊社に来ていただいています。彼らの勤怠管理にも活用していますね。ちなみに、社員は通勤で使う交通系ICカードで利用していますが、私だけはtaspoを使っています。また、現時点では勤怠管理以外に何かを連携させることはありませんが、今後は、Google Homeなどを利用して、IoTまわりで何か連携できたらおもしろそうだなと思っています。

導入してみて、効果はありましたか。

入退室ログを元に、労働時間の調節にも役立てています。

「KING OF TIME」との連携によって勤怠管理ができるので、夜遅くまで社内に残っている人の情報をリアルタイムで把握しやすくなりました。ログに残った勤務時間、残業時間を参考にして、労働時間の調整も行なっています。また、弊社は経理的な業務を私と社長で分担して行なっていますが、月末締めのため月初に集計業務が集中し、以前は大きな手間が掛かっていました。『Akerun入退室管理システム』を導入してからは、ログデータをそのまま給与計算に利用できるため、経理業務の負担が平均して半日ほど減りました。おかげで本業に集中できています。

社内・社外の利用者はどんな反応ですか。

残量が無くなる前に新しい電池を送ってくれるなど、サポートが手厚くていいですね。

すでにこのサービスを知っている社員もたくさんいました。これは私の感想になりますが、電池の残量が無くなる前に替えの電池を送ってくださるので、電池管理の手間が省けることも助かっている点です。また、サポートが手厚いところもこのサービスのメリットを感じています。弊社はオフィスの錠の形がイレギュラーだったため、設置が困難なのではないかと危惧していた部分がありました。しかし、事前にドアの写真、型番などの情報を送るだけで「アタッチメントを付けることで設置が可能になります」と回答をいただきました。導入前から相談に乗ってもらえるなど、安心して利用できます。

今後このサービスはどのように貢献できそうでしょうか。

規模を拡大し、出入りする社員が増えてもこのサービスなら対応できそうです。

弊社では他社へ出向している社員も多いのですが、その社員たちが戻って来た場合のスペースがない状況ですので、現在、移転を検討しております。入退室する社員が増えると、その分鍵の管理が大変になりますが、移転先でも継続してこちらを使用できるので、管理にかかる手間やコストを減らせるのではないかと考えています。

同じ課題を抱え、導入を検討している人たちへのメッセージはありますか。

複製などのリスクを減らし、セキュリティを高められるのが大きなメリットです。

物理的な鍵はどこでも複製できますが、こちらのサービスなら複製はできませんし、万が一複製されても、誰の鍵が元になって複製されたのか把握できます。そういったセキュリティ面のメリットが非常に大きいです。鍵のストレスから解消される画期的なサービスだと思います。