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はじめに

オフィス内のセキュリティ強化や、入退室管理方法の見直しなどから、カードキーを利用できる入退室管理システムを導入する企業が増えてきています。カードキーは、すでに利用している交通系ICカードやスマホなどを活用できるものも多く、また最近では既設の扉に後付けでシステムを設置・導入できたりと、オフィスでのニーズに応えやすいなどの特徴があります。

また、カードキーを利用できるシステムを導入することで、セキュリティの強化以外に業務の効率化やPマーク取得要件の充足などに繋がることもあります。ここでは、そんなオフィスでカードキーを活用する際のメリットや注意点について考えていきます。

この記事で分かること

• オフィス向けカードキーを導入する企業が抱えている課題がわかる

• オフィス向けカードキーを導入する具体的なメリットがわかる

• オフィス向けカードキーを導入する際に準備すべきことがわかる

オフィス向けカードキーで何ができる？

カードキーとは

カードキーは、主に扉の鍵を開閉する電気錠本体とカードキーを読み取るためのカードリーダー端末で使用するカード型の鍵です。使用方法は、カードを扉近くに設置されているカードリーダー端末にかざしたり、差し込んだりすると、磁気テープやICチップ、バーコードなどに搭載されている情報を読み取って、登録されている解錠権限情報と一致すると扉が開閉します。

本体（電気錠）

本体である電気錠の設置方法には、３つのタイプがあります。それぞれの特徴と一緒にみていきましょう。

＜シリンダーごと交換するタイプ＞

• 既に設置されているシリンダー（鍵）を交換する

• シリンダーの種類によっては、専門業者に工事を依頼する必要がある

＜穴あけ工事タイプ＞

• 設置や配線工事などで専門業者に工事を依頼する必要がある

• 壁などに工事して埋め込むため、現状回復が必要になる可能性がある

＜サムターン（つまみ）に貼り付けるタイプ＞

• ドアのサムターン部分に強力なテープなどで貼り付ける

• 専門業者に工事を依頼しなくても自分で後付けで設置できる場合が多い

カードキーの利用を制御するのは、電気を使用して解錠・施錠できる電気錠本体です。最近では、電気以外に電池を動力にして解錠・施錠できる電子錠／スマートロックも増えてきました。

電気錠の設置の際は、電気の配線工事や製品によっては壁への埋め込み工事などが必要になるため、専門業者に依頼する必要があります。工事なしで導入したい場合は、貼り付けるタイプのスマートロックなどがおすすめです。コスト面やメリット・デメリットなどを比較しながら検討しましょう。

カードリーダー

カードキーをかざすカードリーダー端末には、2つのタイプがあります。

＜ドア付近の壁やドア自体に貼り付けるまたは埋め込むタイプ＞

• カードリーダーが本体とは別に独立している

• ドア付近の壁やドア自体に設置されることが多い

＜電気錠本体と一体化しているタイプ＞

• カードリーダーと電気錠本体が一体化している

またカードリーダーには、カードキーを読み取る方法も2種類あります。

＜差し込み式＞

• カードリーダーに直接カードキーを差し込む、または読み取り部にスライドさせる

＜タッチ式＞

• カードリーダーにカードキーをタッチする、またはかざす

このようにカードキーの導入方法は、今利用しているオフィスの既存ドアの種類や形状、設置したい環境に合わせて様々な設置方法があります。既存のドアに合わせて設置方法を選んでいきましょう。そもそも、企業がなぜオフィスにカードキーを導入するのか、オフィスならではの導入理由を次章からみていきます。

なぜオフィス向けカードキーを導入するのか

カードキーには、オフィスで活用しやすい機能を備えています。企業がオフィス向けカードキーを導入する理由には、どのような背景があるのでしょう。

セキュリティ対策の強化

企業では毎日多くの人が行き交い、たくさんの情報を取り扱っています。その中でも、昨今の情報セキュリティへのさらなる関心の高まりもあり、社外へ流出してはならない機密情報は厳重な管理が必要とされています。

そのため、情報を保管している場所に特定の人物に入室制限をかけることで、情報漏えいの防止にもつながります。企業によっては、従業員と社外の取引先や関係者が入れるエリアを区切ったオフィスレイアウトを採用していますが、そういったエリアごとにカードキーを導入することで、セキュリティ対策をさらに強固にすることができます。

正確な入退室管理で業務を軽減

入退室管理で大切なのは、「誰が」「いつ」「どこに」「入ったか／出たか」を正確に記録することです。アナログな台帳に手書きで記入する方法だと、記入漏れなどで正確な入退室の状況を把握できない可能性があります。

カードキーを導入すると、出入りと同時に自動で入退室記録がデジタル情報として記録されるので、記入の手間や管理担当者の業務軽減に繋がります。

入退室管理のデータで労務管理の見直し

入退室の記録／ログを分析することでさまざまな業務に活用できます。例えば、休日出勤や残業、欠勤などが事前申請なく行われていても、カードキーを導入することによって従業員の入退室の状況を可視化し、すぐに把握することができます。

このような入退室管理で可視化された従業員の勤務状況などをもとに、会社のルールや制度を整備することで働き方改革の推進にもつながるでしょう。

オフィス向けのカードキーのメリット

オフィス向けカードキーは、企業が抱えるさまざまな課題を解決するツールともいえます。前述の導入の背景を踏まえ、オフィス向けカードキーがもたらすメリットについて紹介します。

部屋ごとに入室制限がかけられる

カードキーはカード、またはカードを使用する利用者ごとに設定条件を変えることができます。入室権限を特定の対象者のみに付与することで、それ以外の人の入室を防ぐことができるためセキュリティの強化につながります。

鍵の紛失によるリスクを低減し、正確な入退室記録が残る

物理的な鍵の場合は、原則一つの扉に対し鍵は一つです。そのため鍵を紛失した場合は、鍵穴ごとに交換する必要があるため、マスターキーを作った際には紛失しないように厳重に管理をしなければなりません。

また、鍵の管理者が複数人いる場合には、マスターキーから物理鍵を複製して渡すことになりますが、物理鍵の本数が増えれば増えるほど管理が複雑になると同時に、紛失のリスクや悪意ある取得者による犯罪リスクも増大します。企業によっては、物理的な鍵を管理するのに台帳を用意して貸し出しや利用状況／入退室情報などを記録しているケースもあります。

一方、カードキーでは、万が一紛失した場合でも、カードキーに付与された権限を即時剥奪することでリスクを低減でき、また、入退室の際に読み取ったカード情報や電気錠本体での認証プロセスなどを通じて自動で入退室情報（日時／所有者情報など）が記録されるので、わざわざ台帳に記入することなく正確かつ客観的な記録を残せるなど、入退室管理の業務効率化につながります。

施錠が簡単

カードキーを利用できる入退室管理システムには、オートロック機能を備えている製品も多くあるため、退室時は自動的にオートロック機能が作動し、鍵の閉め忘れによるトラブルがなくなるなど防犯対策をより強化できます。

オフィス向けカードキーを導入する際の注意点

一方オフィス向けカードキーを導入・運用する際は、注意しなければならない点もあります。運用後のトラブルを防止するためにも、事前に注意すべきポイントを押さえておきましょう。

破損に注意する

カードキーにはICチップが内蔵されていたり、磁気ストライプが貼り付けられているため、破損すると使用できなくなる恐れがあるので取扱いには十分注意する必要があります。また、磁気カードは他の磁気カードと混在することで、磁気が反発してしまい正常に認識されないことがあり、解錠できないこともあります。

破損や紛失をした場合は、新たにカードを発行するか、予備のカードを用意しておくと良いでしょう。しかし、利用するシステムによっては、カードキーの再発行に時間がかかってしまう場合があるため、事前に、破損・紛失してしまった時の対処法を検討しておきましょう。

停電対策が必要

カードキーを利用するための入退室管理システムのうち、電気を動力としているものは、停電が発生した際に電気錠本体とカードリーダー端末が作動しなくなるため、停電が発生した時に外出しているとオフィス内に入れなくなるなどのトラブルにつながる可能性があります。

電池式で稼働するスマートロックなどの電子錠であれば、停電時も安定して利用することができ、また万が一の電池切れが起こらないように電池残量を表示してくれる機能を備えた製品もあります。

締め出される恐れがある

一時的な離席の際に、カードキーを持たずにオフィス外に出てしまうと、オートロック機能で扉が施錠されて締め出される恐れがあります。オートロック機能を備えた電気錠は自動で施錠されるため、カードキーを使わなければ解錠できません。

対策として、オフィスに滞在している間は、ネックストラップなどでカードキーを身につけておいたり、社員証や交通系ICカード、スマホなどの常に持ち歩いているカードをカードキーとして利用することで閉め出しのリスクを低減できます。

オフィス向けのカードキー導入前のポイント

オフィス向けカードキーを導入する際は、円滑な運用ができるように事前準備が大切です。自社の導入目的を明確にし、適切な製品を選ぶことができるよう導入前のポイントについて解説します。

どの扉に設置するのか

まず、オフィス内の設置する場所と扉を決める必要があります。オフィス内でも、エントランス、倉庫、資料室、サーバールーム、更衣室、会議室など、取り付ける場所によってセキュリティレベルも異なるので、それぞれのエリアに求められるセキュリティレベルと入退室管理が必要な場所を洗い出すことが大切です。

自分で設置するのか、業者に依頼するのか

電気錠本体やカードリーダー端末の設置方法は前述しましたが、その内のドアのシリンダーを交換するタイプ、貼り付けタイプであれば自分で設置することができます。 一方、壁やドアに電気錠本体やカードリーダー端末を埋め込むタイプであれば配線工事や取り付け工事が必要になるため、専門の業者に依頼しなければならないので、もし工事が必要な倍はその費用も事前に把握しておくといいでしょう。

トラブル発生時の対応

カードキーの紛失や破損などが発生した時にあらかじめ管理担当者や責任者、対処法を明確に決めておくと、迅速に対応できるので導入前に体制を作っておくことをおすすめします。

システム更新などのサポート対応

カードキーを利用できる入退室管理システムは、定期的にシステムのアップデートやメンテナンス、更新が必要なものがあります。 クラウド型の入退室管理システムなどの製品では、サポートの一環として定期的にメンテナンスや更新をインターネット経由で自動で行ってくれるものもあるので、導入後どのように運用していくのか、利用予定の製品のサポート体制や定期的なメンテナンス／アップデートの要否なども把握しておきましょう。

他の業務システムと連携可能か

オフィス向けカードキーを利用できる入退室管理システムは、出入りする度に自動で正確な入退室記録を残すことができるため、他の業務システムとデータ連携し、入退室の記録をさまざまな形で活用することができます

例えば、勤怠管理システムや経理システム、給与計算システムなど、連携させることで業務効率化や業務品質の向上につなげることが期待できます。入退室管理だけでなく、今導入しているシステムや今後導入予定のシステムとの連携による労務管理、給与計算などの業務効率の改善も一緒に検討しておくといいかもしれません。

まとめ

オフィス向けカードキーの導入は、防犯やセキュリティ対策だけではありません。システムの連携による業務の効率化など、オフィスのさまざまな課題解決が期待できるでしょう。

カードキーには、既存のサムターンや電気錠に簡単に後付けで設置できる製品もあります。「新たにカードキーで施解錠できる入退室管理システムを導入したい」、「初期費用をかけずにカードキーを利用できるシステムを検討している」など、さまざまなニーズに応えることができるはずです。自社の規模や目的に沿った製品を選び、今より働きやすいオフィスを目指してみましょう。