スマートオフィスとは？定義とDXの進め方・入退室管理の役割を解説

働き方の多様化やDXの流れを受けて、オフィスそのものをITで賢くする「スマートオフィス」への関心が高まっています。

入退室や照明・空調、会議室や座席の予約などがバラバラに動いていた状態から、これらをデータでつなぎ、快適性・生産性・セキュリティを同時に高めるのがスマートオフィスの狙いです。

本記事では、スマートオフィスとは何かという全体像と、その中で入退室管理・鍵管理が果たす役割、そして何から着手すべきかを解説します。

この記事で分かること：

・スマートオフィスとは何か（定義・全体像）

・スマートオフィス化で解決できる課題

・何から着手すればよいか（進め方）

※本記事では、法人向けの一例として「Akerun入退室管理システム」の公開仕様に触れます。機能や対応範囲は製品によって異なります。

1. スマートオフィスとは（定義・全体像）

スマートオフィスとは、ITやIoTを活用して、オフィスの設備や業務を連携・自動化し、働く人の快適性や生産性、セキュリティを高めたオフィスのことです。

具体的には、入退室管理（スマートロック）、照明や空調の自動制御、会議室・座席の予約、受付の自動化、センサーによる在室・混雑状況の可視化といった要素が、それぞれ単独で動くのではなく、データでつながって連携するのが特徴です。

その目的は、鍵管理や受付といった定型業務の効率化にとどまりません。

出社状況や座席の使われ方を可視化してハイブリッドワークに対応したり、空調・照明を利用状況に合わせて制御して省エネにつなげたり、アクセスを管理してセキュリティを高めたりと、オフィス全体の運営を最適化することにあります。

なお、経理や人事といったバックオフィス業務そのものの効率化は、スマートオフィスとは別の切り口のため［企業を支えるバックオフィスとは？職種や重要性、効率化のポイント → https://akerun.com/knowledge/20210224 ］で解説しています。

2. スマートオフィス化で解決できる課題

スマートオフィス化で解決できる課題は多岐にわたりますが、その中でも土台となるのが「人の出入り」に関する部分です。

入退室管理を中心に、解決できる課題を整理します。

鍵管理の効率化とセキュリティ強化：物理鍵の配布・回収をなくし、ICカードやスマホで施解錠できるようにすることで、鍵管理の手間を減らしつつ、誰がどこに入れるかを制御できます。

在室・出社状況の可視化：入退室のデータは、「今、誰がオフィスにいるか」「どの拠点が使われているか」を可視化する基礎になります。これを座席・会議室の予約や、空調・照明の制御と組み合わせれば、オフィスの使われ方に合わせた運営ができます。

勤怠・労務の自動化：入退室の記録を勤怠管理システムと連携させれば、入退室と同時に打刻するなど、労務関連の業務を効率化できます。

来客対応の効率化：受付システムや一時的な解錠権限（URL鍵）と組み合わせることで、来客対応の手間を減らせます。

このように、入退室管理は単体で完結するのではなく、「人の動きのデータ」を生み出す起点として、スマートオフィスのさまざまな仕組みとつながっていきます。

入退室管理システムの資料ダウンロード → https://akerun.com/download

3. スマートオフィス化の進め方（何から着手すべきか）

スマートオフィス化は、すべてを一度に導入する必要はありません。むしろ、効果が見えやすいところからスモールスタートし、段階的に広げていくのが現実的です。

最初の一歩として着手しやすいのが、入退室管理です。既存のドアに工事不要で後付けできるスマートロックなら、短期間で導入でき、鍵管理の効率化やセキュリティ強化といった効果をすぐに実感できます。

さらに、入退室データは他の仕組みと連携する起点になるため、ここを整えておくと、その後のスマート化がスムーズに進みます。

導入にあたっては、将来的にどの仕組みと連携させたいか（勤怠管理、会議室・座席の予約、受付、決済など）を見据えておくと、拡張しやすくなります。

たとえば「Akerun入退室管理システム」は、オープンAPIによって勤怠・予約・受付・決済といった多くのサービスと連携できるため、入退室管理を起点に、段階的にスマートオフィス化を広げられます。

実際に、ランドマーク税理士法人では、入退室管理を導入して勤怠管理システムと連携させ、入退室と同時に打刻する仕組みを整えることで、労務管理の効率化と働き方改革を実現しています

（ランドマーク税理士法人の事例 → https://akerun.com/casestudy/detail_landmark-tax ）。商談記録を見ても、オフィスのDXを、まず入退室管理から着手し、そこから勤怠や予約などの連携へ広げていくケースが多い傾向があります。

ほかの導入事例は［導入事例 → https://akerun.com/casestudy ］でも確認できます。

4. まとめ

スマートオフィスとは、入退室・照明・空調・予約などの設備や業務をITで連携させ、快適性・生産性・セキュリティを高めたオフィスのことです。

その中で入退室管理は、鍵管理の効率化やセキュリティ強化に加え、「人の動きのデータ」を生み出す起点として、さまざまな仕組みとつながる土台になります。

スマートオフィス化は、工事不要で始めやすい入退室管理からスモールスタートし、将来の連携を見据えて段階的に広げていくのがおすすめです。

入退室管理システムの資料ダウンロード → https://akerun.com/download
オフィスのスマート化・DXを相談したい方はこちら → https://akerun.com/inquiry

5. よくある質問

Q. スマートオフィス化は何から始めるとよいですか？

A. 効果が見えやすく、他の仕組みの起点にもなる入退室管理から始めるのがおすすめです。

既存のドアに工事不要で後付けできるスマートロックなら、短期間で導入でき、そこで得られる入退室データを勤怠や予約などの連携に活かせます。

まずは［Akerun入退室管理システム → https://akerun.com/ ］もあわせてご覧ください。

Q. 中小企業でもスマートオフィス化はできますか？

A. できます。すべてを一度に導入する必要はなく、入退室管理など効果の見えやすいところからスモールスタートできます。

初期費用や工事の負担が小さい方式を選べば、規模を問わず段階的に進められます。